Guide Utilisateur - Module de Collectes

Que sont les Collectes ?

Les Collectes (aussi appelées Pickups) sont des demandes pour qu’un coursier récupère des commandes à un endroit précis avant de les distribuer. C’est utile quand vous avez plusieurs colis prêts à expédier depuis un même lieu.

Accéder au Module

1. Connectez-vous au système
2. Dans le menu latéral, cherchez « Collectes »
3. Cliquez pour accéder au panneau des collectes

Panneau Principal

En entrant, vous verrez :

Cartes de Statistiques

Filtres

• Barre de recherche : recherchez par numéro de collecte ou adresse
• Statut : filtrez par statut précis (En attente, Assignées, etc.)

Tableau des Collectes

Affiche toutes les collectes avec :

• Numéro de collecte (ex. : REC-20241219-0001)
• Adresse de collecte
• Contact
• Nombre de commandes
• Demandeur (qui a créé la collecte)
• Coursier assigné
• Statut actuel
• Temps d’attente

Créer une Nouvelle Collecte

Étape 1 : Ouvrir le formulaire

Cliquez sur le bouton « + Nouvelle Collecte » en haut à droite.

Étape 2 : Sélectionner les commandes

Une fenêtre s’ouvrira avec les commandes disponibles à collecter.

Filtres disponibles :

• Barre de recherche : tapez pour rechercher par numéro de suivi, expéditeur ou destinataire
• Période : sélectionnez la plage de dates (7, 15, 30, 60, 90 derniers jours, ou tout)

Pour sélectionner des commandes :

• Cliquez sur la case de chaque commande à inclure
• Ou cliquez n’importe où sur la ligne
• Utilisez « Tout sélectionner » pour cocher toutes les commandes visibles

Remarque : seules apparaissent les commandes qui :

• Ne sont pas déjà assignées à une autre collecte
• N’ont pas encore été livrées
• Ne sont pas supprimées

Étape 3 : Compléter les informations

Astuce : en sélectionnant la première commande, le système complète automatiquement l’adresse et le contact de l’expéditeur.

Étape 4 : Créer

Cliquez sur « Créer la Collecte ». Un numéro unique sera généré automatiquement.

Collectes Automatiques

Certains tarifs incluent la récupération du colis. Lorsque vous créez une commande et choisissez un de ces tarifs, vous n’avez pas besoin de créer la collecte manuellement : le système la génère automatiquement à l’adresse de l’expéditeur.

Comment ça fonctionne

1. En choisissant le tarif lors de la création de la commande, vous verrez le libellé « Collecte incluse » sur l’option.
2. Une fois la commande finalisée, l’écran de confirmation affiche la carte « Collecte programmée » avec l’adresse de collecte, la date et le numéro de référence.
3. La collecte apparaît sur ce panneau avec le statut En attente, prête à assigner un coursier, comme une collecte créée manuellement.

Regroupement par expéditeur et par jour

Si vous créez plusieurs commandes du même expéditeur le même jour avec un tarif incluant la collecte, elles sont toutes regroupées en une seule collecte. Ainsi, le coursier fait un seul trajet vers cette adresse au lieu d’un par commande.

Remarque : l’option « Inclut la collecte » s’active lors de la configuration de chaque tarif. Consultez le guide des tarifs pour plus de détails.

Statuts d’une Collecte

1. En attente

• Signification : la collecte a été créée mais n’a pas de coursier assigné
• Actions disponibles : assigner un coursier, modifier, annuler

2. Assignée

• Signification : un coursier a été assigné et est sur le point de commencer
• Actions disponibles : réassigner le coursier, modifier, annuler

3. En cours

• Signification : le coursier récupère les commandes
• Actions disponibles : terminer (coursier uniquement)

4. Terminée

• Signification : toutes les commandes ont été récupérées avec succès
• Actions disponibles : consultation uniquement

5. Annulée

• Signification : la collecte a été annulée
• Actions disponibles : consultation uniquement

Assigner un Coursier

Depuis la liste :

1. Recherchez la collecte au statut « En attente »
2. Cliquez sur le bouton « Assigner »
3. Sélectionnez un coursier dans la liste
4. Confirmez l’assignation

Depuis le détail :

1. Ouvrez la collecte en cliquant sur son numéro
2. Dans la section des actions, cliquez sur « Assigner un Coursier »
3. Sélectionnez le coursier et confirmez

Réassigner :

Si vous devez changer le coursier d’une collecte déjà assignée :

1. Cliquez sur « Réassigner »
2. Sélectionnez le nouveau coursier
3. L’ancien coursier sera notifié du changement

Voir le Détail d’une Collecte

Cliquez sur le numéro de la collecte (ex. : REC-20241219-0001) pour voir :

Informations Générales

• Numéro de collecte
• Statut actuel
• Priorité
• Date de création
• Demandeur

Informations de Collecte

• Adresse complète
• Nom du contact
• Téléphone du contact
• Notes/instructions

Coursier Assigné

• Nom du coursier
• Téléphone de contact
• Date d’assignation

Commandes Incluses

Tableau avec toutes les commandes :

• ID de la commande
• Numéro de suivi
• Expéditeur
• Destinataire
• Description du contenu

Modifier une Collecte

Vous ne pouvez modifier que les collectes au statut En attente ou Assignée.

Champs modifiables :

• Adresse de collecte
• Contact (nom et téléphone)
• Priorité
• Type de destination
• Notes

Champs non modifiables :

• Commandes associées (affichées pour référence)
• Numéro de collecte
• Statut

Pour modifier :

1. Ouvrez le détail de la collecte
2. Cliquez sur le bouton « Modifier » (icône crayon)
3. Modifiez les champs nécessaires
4. Cliquez sur « Enregistrer les Modifications »

Annuler une Collecte

Vous ne pouvez annuler que les collectes au statut En attente ou Assignée.

1. Depuis la liste, cliquez sur le bouton d’annulation (X rouge)
2. Ou depuis le détail, cliquez sur « Annuler la Collecte »
3. Confirmez l’action

Important : en annulant une collecte, les commandes redeviennent disponibles pour être incluses dans une autre collecte.

Flux Complet d’une Collecte

1. CRÉER          2. ASSIGNER       3. DÉMARRER        4. TERMINER
   ────►             ────►             ────►              ────►

Opérateur        Opérateur         Coursier           Coursier
crée la          assigne un        démarre la         termine la
collecte         coursier          collecte           collecte

Questions Fréquentes

Puis-je ajouter des commandes à une collecte existante ?

Pas manuellement : pour des commandes isolées, vous devez créer une nouvelle collecte. Cependant, avec les tarifs qui incluent la collecte, le système regroupe automatiquement plusieurs commandes du même expéditeur et du même jour en une seule collecte (voir « Collectes Automatiques »).

Que se passe-t-il si j’annule une collecte contenant des commandes ?

Les commandes sont libérées et peuvent être incluses dans une autre collecte.

Pourquoi une commande n’apparaît-elle pas dans la liste disponible ?

La commande peut :

• Déjà être dans une autre collecte
• Être marquée comme livrée
• Être supprimée
• Dater de plus de 30 jours (ajustez le filtre de période)

Puis-je assigner la même commande à plusieurs collectes ?

Non. Une commande ne peut être que dans une seule collecte à la fois.

Comment savoir depuis combien de temps une collecte attend ?

La colonne « Attente » du tableau affiche le temps écoulé depuis la création.

Qui peut créer des collectes ?

Les utilisateurs dont le rôle inclut la création de collectes. Généralement les opérateurs et administrateurs.

Qui peut assigner des coursiers ?

Les utilisateurs dont le rôle inclut l’assignation de coursiers. Généralement les opérateurs et administrateurs.

Pourquoi ne vois-je que certaines collectes ?

Le système filtre les collectes selon votre rôle :

• Administrateurs/Managers : voient toutes les collectes
• Vendeurs : voient seulement les collectes qu’ils ont créées
• Coursiers : voient seulement les collectes qui leur sont assignées

Pourquoi ne puis-je pas modifier une collecte ?

Vous ne pouvez modifier une collecte que si :

1. Votre rôle inclut la modification des collectes
2. Vous êtes le créateur de la collecte, ou votre rôle vous permet de les voir toutes
3. La collecte n’est ni terminée ni annulée

Accès par Rôle

Astuces et Bonnes Pratiques

1. Regroupez les commandes du même expéditeur pour optimiser les itinéraires du coursier. Avec les tarifs qui incluent la collecte, ce regroupement se fait automatiquement par expéditeur et par jour.

2. Utilisez la priorité Haute uniquement lorsque c’est vraiment urgent, pour ne pas surcharger les coursiers.

3. Renseignez toujours les informations de contact pour faciliter la communication du coursier.

4. Vérifiez les notes avant d’assigner pour vous assurer que le coursier dispose de toutes les informations nécessaires.

5. Surveillez régulièrement les collectes en attente pour éviter les retards.

Configuration du Statut de Collecte

Pour que le système de collectes fonctionne correctement, il est nécessaire de configurer quelle étape personnalisée représente le statut « Collecté ». Cela permet au système d’assigner automatiquement le bon statut lorsque le coursier scanne une commande.

Qu’est-ce que le Statut de Collecte ?

C’est l’étape assignée automatiquement aux commandes lorsqu’elles sont scannées pendant une collecte. Par exemple : « Collecté », « Récupéré », « En transit », etc.

Configurer le Statut de Collecte

Option 1 : Lors de la création d’une nouvelle étape

1. Allez dans Paramètres > Étapes Personnalisées
2. Cliquez sur « Nouvelle Étape »
3. Complétez les informations de l’étape (ex. : nom « Collecté »)
4. Dans la section de configuration, activez l’option « Marquer comme Statut de Collecte » (icône de camion 🚚)
5. Enregistrez l’étape

Option 2 : Modifier une étape existante

1. Allez dans Paramètres > Étapes Personnalisées
2. Recherchez l’étape que vous souhaitez utiliser comme statut de collecte
3. Cliquez sur Modifier
4. Activez l’option « Marquer comme Statut de Collecte »
5. Enregistrez les modifications

Voir le Statut Configuré

Dans la liste des étapes personnalisées, vous pouvez facilement identifier quelle étape est configurée comme statut de collecte :

• Colonne « Statut de Collecte » : affiche ✓ (vert) si l’étape est le statut de collecte
• Colonne « Statut de Livraison » : affiche ✓ (vert) si l’étape est le statut de livraison finale

Règles Importantes

1. Une seule étape peut être le statut de collecte à la fois
2. En marquant une étape comme statut de collecte, toute autre étape qui l’était sera automatiquement démarquée
3. Si aucune étape n’est configurée comme statut de collecte, le scan des commandes pendant les collectes échouera

Que se Passe-t-il Quand le Coursier Scanne ?

1. Le coursier scanne le code de la commande dans l’application mobile
2. Le système recherche l’étape marquée comme « Statut de Collecte »
3. La commande passe automatiquement à ce statut
4. Le destinataire reçoit une notification (si configuré sur cette étape)

Support

Si vous avez des problèmes ou des questions :

• Contactez l’administrateur du système
• Vérifiez les permissions de votre utilisateur
• Vérifiez que les commandes remplissent les critères pour être collectées
• Assurez-vous d’avoir une étape configurée comme « Statut de Collecte » dans les Étapes Personnalisées

Dernière mise à jour : janvier 2025 (v1.1 - Statut de collecte configurable)