Questions Fréquentes - Système de Permissions

🔑 Questions Générales sur les Rôles

Qu’est-ce qu’un rôle dans le système ?

Un rôle est un ensemble prédéfini de permissions qui détermine ce qu’un utilisateur peut faire dans Sistrack. C’est comme un « pack de permissions » attribué aux utilisateurs selon leurs responsabilités.

Puis-je avoir plusieurs rôles ?

Oui, c’est techniquement possible, mais non recommandé. Il est préférable d’attribuer un seul rôle qui couvre tous les besoins de l’utilisateur pour éviter les conflits de permissions.

Qui peut changer mon rôle ?

Seul le Super Admin peut attribuer ou modifier des rôles. Si vous avez besoin d’un changement, vous devez le demander via votre superviseur.

Combien de temps prend un changement de rôle pour s’appliquer ?

Les changements sont immédiats. Dès que le Super Admin attribue le nouveau rôle, vous pouvez vous déconnecter puis vous reconnecter pour voir les changements.

Puis-je demander des permissions supplémentaires sans changer de rôle ?

Dans des cas particuliers, le Super Admin peut attribuer des permissions individuelles, mais il est préférable d’utiliser les rôles prédéfinis pour maintenir la cohérence.

👥 Questions par Rôle Spécifique

SUPER ADMIN

Q : Combien de Super Admins devrait-il y avoir ? R : Nous recommandons un maximum de 1-2 pour la sécurité. Généralement le propriétaire de l’entreprise et une personne technique de secours.

Q : Un Super Admin peut-il supprimer un autre Super Admin ? R : Oui, c’est pourquoi il est essentiel de limiter et de protéger cet accès.

Q : Que faire si j’oublie mon mot de passe Super Admin ? R : Vous devez utiliser le processus de récupération par e-mail ou contacter le support technique avec vérification d’identité.

ADMIN

Q : Pourquoi ne puis-je pas supprimer des utilisateurs en tant qu’Admin ? R : Pour des raisons de sécurité, seul le Super Admin peut supprimer définitivement des utilisateurs. Les Admins peuvent les désactiver.

Q : Puis-je approuver des changements de prix en tant qu’Admin ? R : Non, les changements de prix critiques nécessitent l’approbation du Super Admin.

Q : Quelle est la principale différence avec le Super Admin ? R : L’Admin ne peut pas : modifier les rôles, supprimer des utilisateurs, accéder à la configuration du système, ni approuver des changements critiques.

MANAGER

Q : Pourquoi ne puis-je que consulter et non modifier ? R : Le rôle Manager est conçu pour la supervision et l’analyse. Si vous devez modifier, demandez le rôle Admin.

Q : Puis-je exporter tous les rapports ? R : Oui, vous pouvez exporter n’importe quel rapport auquel vous avez un accès visuel.

Q : Puis-je voir les informations de tous les employés ? R : Vous pouvez voir les indicateurs de performance mais pas les informations personnelles sensibles.

VENDEUR

Q : Puis-je voir les ventes de mes collègues ? R : Non, vous ne pouvez voir que vos propres ventes et indicateurs personnels.

Q : Puis-je accorder des remises spéciales ? R : Non, vous ne pouvez appliquer que des remises prédéfinies. Pour des remises spéciales, consultez votre superviseur.

Q : Pourquoi ne puis-je pas supprimer une commande que j’ai créée par erreur ? R : Pour des raisons de contrôle et d’audit. Vous devez demander la suppression à un Admin ou Manager.

COURSIER

Q : Puis-je voir les livraisons des autres coursiers ? R : Non, vous ne pouvez voir que les commandes qui vous sont assignées.

Q : Puis-je changer l’itinéraire de livraison ? R : Vous pouvez réorganiser votre itinéraire personnel, mais vous ne pouvez pas réassigner des commandes à d’autres.

Q : Que faire si on m’assigne une zone que je ne connais pas ? R : Contactez votre superviseur pour vérifier ou demander de l’aide.

CLIENT

Q : Puis-je voir le prix payé par d’autres clients ? R : Non, vous ne voyez que les tarifs publics ou ceux attribués à votre compte.

Q : Puis-je annuler une commande après l’avoir confirmée ? R : Vous devez contacter immédiatement le service client. Vous ne pouvez pas l’annuler directement.

Q : Pourquoi ne puis-je pas modifier une commande en transit ? R : Pour des raisons de sécurité et de logistique. Les changements doivent être coordonnés avec le service client.

🔧 Problèmes Courants et Solutions

« Je n’ai pas accès à une fonctionnalité dont j’ai besoin »

Diagnostic :

1. Vérifiez votre rôle actuel dans Mon Profil
2. Consultez la documentation de votre rôle
3. Confirmez si cette fonctionnalité correspond à votre rôle

Solution :

• Si vous devriez l’avoir : déconnectez-vous puis reconnectez-vous
• Si cela ne correspond pas à votre rôle : demandez un changement de rôle à votre superviseur

« J’obtiens une erreur 403 - Interdit »

Cause : vous n’avez pas la permission pour cette action Solution : cette fonctionnalité nécessite un rôle avec plus de permissions

« Je vois un bouton mais il ne fonctionne pas »

Causes possibles :

• Cache du navigateur obsolète
• Permissions récemment modifiées

Solution :

1. Videz le cache de votre navigateur
2. Déconnectez-vous puis reconnectez-vous
3. Si le problème persiste, signalez-le au support

« Mon rôle a changé mais je vois toujours la même chose »

Solution immédiate :

1. Déconnectez-vous complètement
2. Videz les cookies et le cache
3. Reconnectez-vous
4. Si cela ne fonctionne pas, attendez 5 minutes (propagation du cache)

🔄 Changements et Transitions

Que devient mon rôle si mes données changent ?

Vos données personnelles et votre travail précédent sont conservés. Seules vos permissions d’accès changent à partir de ce moment.

Est-ce que je perds l’accès aux commandes créées avec mon rôle précédent ?

Cela dépend du nouveau rôle. Si votre nouveau rôle n’inclut pas la visualisation des commandes, vous perdrez l’accès visuel, mais les commandes continuent d’exister.

Comment savoir ce que mon nouveau rôle peut faire ?

Consultez la documentation spécifique de votre rôle ou demandez une formation à votre superviseur.

Puis-je revenir à mon rôle précédent ?

Oui, si votre superviseur l’autorise. Les changements de rôle sont réversibles.

💼 Cas d’Usage Métier

Employé temporaire ou à temps partiel

Question : Quel rôle dois-je attribuer ? Réponse : Attribuez le rôle minimum nécessaire pour ses tâches. Généralement Vendeur ou Coursier.

Superviseur couvrant plusieurs domaines

Question : A-t-il besoin de plusieurs rôles ? Réponse : Non, attribuez le rôle Manager ou Admin selon qu’il doit modifier ou simplement superviser.

Client qui est aussi fournisseur

Question : Comment gérer un accès double ? Réponse : Créez deux utilisateurs distincts, l’un avec le rôle Client et l’autre avec le rôle interne nécessaire.

Auditeur externe

Question : Quel rôle donner pour un audit ? Réponse : Créez un rôle personnalisé « Auditeur » avec permissions en lecture seule, ou utilisez Manager.

🔒 Sécurité et Bonnes Pratiques

Chaque employé a-t-il besoin de son propre compte utilisateur ?

OUI, absolument. Ne partagez jamais de comptes utilisateur. Chaque personne doit avoir son propre compte pour :

• L’audit et le suivi
• La responsabilité individuelle
• La sécurité
• Les indicateurs personnels

Que faire si un employé quitte l’entreprise ?

1. Immédiatement : désactivez son compte
2. Transfert : réassignez ses commandes actives
3. Audit : examinez ses actions les plus récentes
4. Documentez : conservez un enregistrement du changement

Comment protéger les rôles critiques ?

Pour Super Admin et Admin :

• Utilisez des mots de passe forts (12+ caractères)
• Activez l’authentification à deux facteurs
• Changez les mots de passe tous les 3 mois
• Limitez l’accès physique
• Auditez régulièrement les actions

Peut-on créer un rôle temporaire ?

Oui, le Super Admin peut créer des rôles personnalisés temporaires, mais ils doivent être supprimés une fois qu’ils ne sont plus nécessaires.

📊 Rapports et Visibilité

Quels rapports chaque rôle peut-il voir ?

• Super Admin/Admin : tous les rapports
• Manager : rapports opérationnels et analyses
• Comptable : rapports financiers
• Vendeur : uniquement ses indicateurs personnels
• Coursier : sa performance de livraison
• Client : ses expéditions et dépenses

Puis-je planifier des rapports automatiques ?

Cela dépend du rôle :

• Peuvent : Super Admin, Admin, Manager
• Ne peuvent pas : Vendeur, Coursier, Client

Les rapports affichent-ils des informations en temps réel ?

La plupart, oui, mais certains rapports complexes peuvent avoir un délai de 5-15 minutes.

🆘 Support et Escalade

Qui contacter pour des problèmes de permissions ?

1. Premier niveau : votre superviseur direct
2. Deuxième niveau : administrateur système
3. Troisième niveau : Super Admin
4. Support technique : pour les problèmes techniques

Quelles informations dois-je fournir ?

• Votre nom d’utilisateur
• Votre rôle actuel
• La fonction que vous essayez d’utiliser
• Le message d’erreur exact
• Une capture d’écran si possible

Existe-t-il un manuel détaillé pour mon rôle ?

Oui, chaque rôle dispose d’une documentation complète dans la base de connaissances. Demandez-la à votre superviseur.

⚡ Accès Rapide

Existe-t-il des raccourcis pour les fonctions courantes ?

Oui, chaque rôle dispose d’accès rapides optimisés :

• Vendeur : créer une commande, rechercher un client
• Coursier : voir l’itinéraire du jour
• Client : suivre une expédition
• Manager : voir le tableau de bord

Puis-je personnaliser mon interface ?

Certains rôles peuvent la personnaliser :

• Peuvent : Admin, Manager, Vendeur
• Limité : Coursier, Client
• Ne peuvent pas : rôles de base

Le système fonctionne-t-il sur mobile ?

Oui, mais certaines fonctionnalités sont optimisées par rôle :

• Coursier : application mobile complète
• Client : web mobile optimisé
• Admin/Manager : meilleure expérience sur ordinateur

📞 Vous avez encore des questions ?

Si votre question n’est pas ici :

1. Consultez la documentation de votre rôle spécifique
2. Demandez à votre superviseur
3. Contactez le support technique
4. Proposez d’ajouter votre question à cette FAQ

Dernière mise à jour : janvier 2025