Modèles d'Étapes d'Expédition par Secteur

Introduction

Quand vous créez votre compte, Sistrack est fourni avec le modèle Standard : 7 étapes d’expédition couvrant le cycle complet d’une messagerie locale (récupération, livraison, livrée, nouvelle tentative, retour et annulation). Pour la plupart des entreprises, cette configuration fonctionne dès le premier jour sans rien toucher.

Mais chaque secteur a des flux différents : un e-commerce avec centre de distribution ne fonctionne pas comme une entreprise d’expéditions internationales passant par la douane. Pour ces cas, il existe des modèles prêts par secteur que vous pouvez appliquer en un clic.

💡 Ce guide porte sur les modèles. Si vous avez déjà vos statuts en place et voulez en créer un nouveau, les réordonner ou comprendre les avis de santé du flux, voir le guide complet des Statuts d’Expédition.

Avant de configurer vos étapes

Chaque étape d’expédition a 4 propriétés clés :

1. Nom et sous-titre : ce que voient vos clients dans le suivi.
2. Type canonique : la catégorie universelle de l’étape (Livrée, En transit, Récupérée, etc.). Cela permet au système de savoir ce que signifie chaque étape pour les rapports, les notifications automatiques et les intégrations.
3. Étape suivante : vers quelle étape avance la commande quand le coursier confirme l’action suivante depuis l’application. Les modèles ont déjà ce flux configuré, y compris la nouvelle tentative de livraison.
4. Notifications : si vous voulez envoyer un e-mail ou WhatsApp à l’expéditeur ou au destinataire quand la commande atteint cette étape.

💡 Le Type canonique est important. Même si vous appelez une étape « Sortie du centre de distribution », choisir le type canonique En transit fait que le système la comprend comme telle pour les rapports et les comparaisons entre expéditions.

⚠️ Une seule étape par type canonique. Chaque modèle utilise chaque type canonique une seule fois. Si deux étapes partageaient le même type, le système ne pourrait pas distinguer laquelle utiliser pour déplacer la commande quand un événement est enregistré.

Comment appliquer un modèle

1. Allez dans Système → Statuts d’Expédition depuis le menu principal.
2. Cliquez sur Explorer les modèles (visible pour les administrateurs).
3. Choisissez le modèle qui ressemble le plus à votre activité. Vous pouvez prévisualiser le flux complet dans le diagramme avant d’appliquer.
4. Confirmez. Les étapes du modèle remplacent vos étapes actuelles, avec le flux et les notifications déjà configurés.

⚠️ Appliquer un modèle remplace toutes vos étapes actuelles. C’est pourquoi cela n’est disponible que si votre compte n’a aucune commande enregistrée. Si vous avez déjà des commandes et devez changer de flux, contactez le support.

Après application, vous pouvez modifier chaque étape individuellement : la renommer, ajuster les messages, activer WhatsApp, ou ajouter de nouvelles étapes.

Quel modèle me convient ?

Répondez à ces 4 questions :

1. Votre activité inclut-elle la récupération de colis chez l’expéditeur, ou recevez-vous seulement des colis déjà dans votre entrepôt ?

   • Si vous récupérez sur rendez-vous → le modèle B2B avec récupération programmée et récupération échouée vous convient.

2. Passez-vous par un ou plusieurs centres de distribution intermédiaires entre l’origine et la destination ?

   • Si oui → vous avez besoin des étapes manifestation et centre de distribution.

3. Effectuez-vous des expéditions transfrontalières (traversant des frontières ou des douanes) ?

   • Si oui → vous avez besoin des étapes douane et dédouanement.

4. Livrez-vous au domicile du destinataire, ou dans des casiers / points de retrait ?

   • Si vous livrez dans des casiers → vous avez besoin d’une étape spéciale Livrée au point de retrait.

Modèle Standard (messagerie locale)

Pour qui : messagerie locale, e-commerce simple, colis intra-urbains. C’est le modèle par défaut fourni lors de la création de votre compte.

Flux typique : vous récupérez le colis, il sort en livraison et est livré le même jour ou le lendemain. Si la livraison échoue, elle est retentée ; si ce n’est pas possible, elle est retournée.

✅ Le flux inclut déjà la nouvelle tentative de livraison configurée : quand une commande reste en « Non livrée », l’action suivante du coursier la ramène à « En livraison » au lieu de l’abandonner.

💡 Si votre activité déplace des colis entre villes et que vous voulez une étape « En transit » visible pour le client, utilisez le modèle E-commerce national ou ajoutez l’étape manuellement.

Modèle : Service le jour même / express

Pour qui : messagerie urgente, coursier local, livraison à la demande. Quand vous récupérez le matin et livrez avant la fin de la journée.

✅ Seulement 5 étapes, sans retour ni annulation comme statuts — le service est assez rapide pour que ces clôtures soient gérées au cas par cas depuis le panneau.

Modèle : Petite entreprise d’expédition

Pour qui : entrepreneurs et PME de messagerie qui démarrent et préfèrent un flux clair et facile à comprendre pour leurs clients.

Modèle : E-commerce national avec CD

Pour qui : e-commerce avec un centre de distribution (CD) intermédiaire.

Flux typique : étiquette imprimée → récupération à l’origine → consolidation au CD → transit → livraison locale à destination.

💡 Si votre expédition passe par plus d’un CD, vous n’avez pas besoin d’une étape par centre : l’étape « Au centre de distribution » peut être enregistrée plusieurs fois comme événement dans l’historique, tandis que le statut de l’expédition ne la reflète qu’une seule fois.

Modèle : International transfrontalier

Pour qui : entreprises qui expédient des colis entre pays et passent par la douane.

⚠️ Si la douane demande des documents supplémentaires, enregistrez-le comme l’événement Documentation requise sur l’étape « En douane » — le destinataire reçoit la notification sans que l’expédition change d’étape.

Modèle : Casiers et points de retrait

Pour qui : entreprises qui livrent dans des casiers intelligents, des points relais de quartier ou des magasins partenaires plutôt qu’à domicile.

💡 La différence clé : l’étape 5 utilise le type canonique Livrée au point de retrait — cela distingue dans les rapports les livraisons à domicile des livraisons en casier. L’étape 6 clôture le cycle quand le client retire réellement le colis.

Modèle : Réfrigérés et chaîne du froid

Pour qui : expéditions pharmaceutiques, alimentaires, biologiques ou toute marchandise nécessitant une température contrôlée.

⚠️ Les contrôles de température de routine (à l’origine ou aux points intermédiaires) n’ont pas besoin de leur propre étape : enregistrez-les comme l’événement Incident enregistré avec la température mesurée et une photo — ils restent dans l’historique sans déplacer l’étape de l’expédition. L’étape « Exception thermique » est pour quand la chaîne du froid est réellement compromise.

Modèle : Logistique B2B et fret consolidé

Pour qui : entreprises qui déplacent des marchandises paletisées entre fournisseurs et clients corporatifs, avec consolidation et transporteurs externes.

✅ Ce modèle inclut deux nouvelles tentatives configurées : la récupération échouée revient à « Récupération programmée » pour reprogrammer, et la livraison échouée revient à « En livraison ».

Événements optionnels à connaître

En plus des étapes d’expédition (qui reflètent le statut actuel du colis), il existe des événements que vous enregistrez à un moment précis sans nécessairement changer l’étape de l’expédition. Ils servent à noter des choses qui se sont produites, sans « déplacer » la commande.

Quelques exemples courants :

Ces événements restent visibles dans l’historique de l’expédition et enrichissent les rapports et les indicateurs (par exemple, le « taux de livraison au premier essai » se calcule en comptant les tentatives de livraison).

Questions fréquentes

Puis-je changer le type canonique d’une étape après sa création ? Oui, mais gardez à l’esprit que les commandes ayant déjà traversé cette étape conserveront leur historique avec le type canonique précédent.

Puis-je avoir deux étapes avec le même type canonique ? Ce n’est pas recommandé : quand un événement est enregistré, le système déplace la commande vers l’étape correspondant à ce type canonique — s’il y en a deux, il choisira toujours la première et la seconde restera inutilisée. C’est pourquoi les modèles n’utilisent chaque type qu’une seule fois. Les moments répétés (plusieurs centres de distribution, plusieurs douanes) sont enregistrés comme événements dans l’historique.

Que se passe-t-il si je laisse une étape sans type canonique ? L’étape continuera de fonctionner pour vos utilisateurs, mais n’apparaîtra pas dans les rapports groupés et ne déclenchera pas les notifications automatiques qui dépendent du type canonique. Nous recommandons toujours d’en assigner un.

Que se passe-t-il avec « l’étape suivante » lors de l’application d’un modèle ? Elle est configurée automatiquement, y compris les nouvelles tentatives (la livraison échouée revient en livraison). Vous pouvez l’ajuster ensuite en modifiant chaque étape.

Puis-je combiner deux modèles ? Les modèles s’appliquent en entier, mais après en avoir appliqué un, vous pouvez ajouter, retirer ou modifier librement des étapes pour l’adapter à votre activité hybride.