Guide : Configurer vos Statuts d'Expédition

Que sont les Statuts d’Expédition ?

Les Statuts d’Expédition sont les étapes par lesquelles passe une commande depuis sa création jusqu’à sa livraison (ou son annulation/retour) : « Commande reçue », « Récupérée », « En livraison », « Livrée », etc. Chaque commande est toujours dans exactement un statut, et ce statut est ce que voient vos clients quand ils suivent leur commande et ce qui indique au coursier quelle action vient ensuite dans l’application.

Ce guide couvre comment créer, modifier, réordonner et garder sain votre flux de statuts. Si vous cherchez quelque chose de plus spécifique :

• Vous voulez partir d’un flux déjà construit pour votre secteur ? Voir Modèles d’étapes d’expédition par secteur.
• Vous avez déjà vos statuts et voulez seulement changer vers quelle étape avance une commande quand le coursier confirme l’action ? Voir Personnaliser le flux de statuts.

Accéder à la section

Depuis le menu latéral, allez dans Système → Statuts d’Expédition. Vous y verrez la liste complète de vos statuts, dans l’ordre où ils apparaissent dans le flux.

Permissions : par défaut, seuls les profils Admin et Super-admin peuvent créer, modifier, réordonner ou supprimer des statuts ; Manager peut les voir sans les modifier. Si votre organisation a personnalisé les permissions d’un profil, cela peut varier — ce qui compte est la permission attribuée, pas le nom du profil.

Votre flux par défaut

Quand vous créez votre compte, Sistrack est déjà configuré avec 7 statuts (réception, récupération, livraison, livrée, nouvelle tentative, retour et annulation) — vous n’avez rien à créer pour commencer à opérer. Voir le détail complet dans Modèles d’étapes d’expédition par secteur.

Créer un nouveau statut

1. Depuis Statuts d’Expédition, cliquez sur Nouveau Statut.
2. Remplissez les données de base :
   • Nom (ex. « Contrôle qualité ») — ce que voient vos utilisateurs.
   • Sous-titre (optionnel) — une courte description.
3. Descendez à la section Configuration Spéciale. Vous y trouverez, dans cet ordre :
   • Type canonique — vous le choisissez avec l’assistant guidé (voir ci-dessous).
   • Étape suivante par défaut — vers quel statut avance la commande ; voir Personnaliser le flux de statuts pour le détail complet de ce champ.
4. Activez les notifications que vous voulez envoyer par e-mail quand une commande atteint ce statut (à l’expéditeur, au destinataire, ou aux deux).
5. Enregistrez. Un aperçu à droite vous montre à quoi ressemblera le statut pendant que vous remplissez le formulaire.

L’assistant de Type canonique

Le Type canonique indique au système ce que signifie votre statut dans le langage universel de Sistrack — il est utilisé pour les notifications automatiques, les rapports et la compatibilité entre différentes parties du système. Plutôt que de choisir directement dans une longue liste avec des termes techniques, le système vous guide avec deux questions simples :

1. « Que se passe-t-il pour l’expédition à ce statut ? » — choisissez entre Toujours en cours, Livrée ou Clôturée sans livraison.
2. « À quel moment du trajet cela se produit-il ? » — cette deuxième question apparaît seulement si vous avez répondu Toujours en cours, et vous laisse choisir entre Pré-expédition, Premier kilomètre, Transit principal et Dernier kilomètre.

Avec ces réponses, le système vous montre une poignée d’options avec des descriptions simples (par exemple : « Le coursier a déjà le colis en main »). Si vous avez besoin du détail technique pour les intégrations, chaque option a un texte repliable avec l’équivalence dans les standards du secteur — mais il n’est pas nécessaire de le lire pour configurer votre flux.

⚠️ Utilisez un seul statut par type canonique. Le système vous laisse en créer deux avec le même type, mais ce n’est pas recommandé : il ne pourrait pas distinguer lequel utiliser pour déplacer la commande. C’est encore pire avec « Livrée » et « Récupérée » — dès que vous assignez ce type à un deuxième statut, le premier arrête de fonctionner comme votre statut de livraison ou de récupération, sans vous avertir. Les moments qui se répètent (par exemple, le passage par plusieurs centres de distribution) sont enregistrés comme événements dans l’historique, pas comme des statuts distincts.

Modifier un statut existant

Cliquez sur Modifier sur n’importe quel statut de la liste. Vous pourrez changer son nom, son type canonique, son étape suivante et ses notifications.

⚠️ Changer le type canonique de votre statut de livraison demande une confirmation supplémentaire. Si le statut que vous modifiez est celui que vous utilisez comme « Livrée », changer son type canonique empêcherait les coursiers de terminer les livraisons jusqu’à ce qu’un autre statut ait ce type. Le système vous prévient explicitement avant de vous laisser enregistrer ce changement.

Voir le détail d’un statut (lecture seule)

Si votre rôle a un accès en lecture seule, ou si vous voulez simplement consulter un statut sans le modifier, cliquez sur Voir les Détails. Vous verrez les mêmes informations que dans Modifier (type canonique, vers où il avance, canaux de notification configurés) mais sans pouvoir les modifier.

Réordonner vos statuts (glisser-déposer)

Depuis la liste, faites glisser n’importe quel statut vers sa nouvelle position avec l’icône de glissement. Le nouvel ordre s’enregistre automatiquement.

💡 Vous vous êtes trompé ? Après le réordonnancement, un avis temporaire apparaît avec un bouton pour annuler le changement — pas besoin de refaire le glissement manuellement si vous changez d’avis.

L’ordre dans la liste est purement visuel (il définit, par exemple, « étape 3 sur 7 »). Ne confondez pas cela avec « vers quel statut avance la commande », qui se configure séparément — voir Personnaliser le flux de statuts.

Supprimer un statut

Cliquez sur le menu d’actions de la ligne → Supprimer. Le système demande une confirmation.

Deux cas où il ne vous laissera pas supprimer un statut :

• C’est votre dernier statut actif (tous les autres sont finaux comme « Livrée », « Annulée », etc.). Sans au moins un statut actif, les nouvelles commandes naîtraient déjà clôturées — créez un autre statut actif d’abord.
• (Si le statut que vous essayez de supprimer est votre statut « Livrée », le système vous laisse le supprimer, mais vous avertit clairement que les livraisons resteront gelées jusqu’à ce que vous définissiez un autre statut avec ce type.)

L’indicateur de santé de votre flux

Au-dessus de la liste des statuts, vous verrez un panneau vous indiquant si votre flux est complet ou nécessite une attention. Si tout est en ordre, vous verrez « Votre flux est complet et fonctionnel ». S’il manque quelque chose, vous verrez « Votre flux nécessite une attention » avec le détail de chaque point en attente :

Chaque avis a un bouton d’action directe quand applicable, pour ne pas avoir à chercher manuellement ce qui manque.

💡 Le panneau avertit, il ne bloque pas. Même les avis critiques ne vous empêchent pas d’enregistrer des changements ni d’opérer — c’est un diagnostic pour que vous sachiez ce qui manque à votre flux. La conséquence d’ignorer un avis critique se verra dans l’opération (livraisons impossibles à terminer), pas dans un message d’erreur lors de la configuration.

Confirmer le type canonique

Si à un moment le système a assigné un type canonique automatiquement (par exemple, lors de la migration de données historiques), vous verrez une marque « Nécessite une révision » sur ce statut. Deux façons de résoudre cela :

• Un par un : depuis le menu de la ligne, Confirmer le type — si le type assigné est correct, un clic suffit.
• Tous en même temps : le bouton Confirmer tout confirme d’un coup tous les statuts qui ont déjà un type assigné. Ceux qui n’en ont pas encore restent en attente — ceux-là, vous devez les réviser individuellement depuis Modifier.

Le diagramme de flux interactif

Le bouton Voir le flux ouvre un diagramme visuel de tous vos statuts et vers où avance chacun. C’est utile pour revoir d’un coup d’œil votre flux complet, surtout si vous avez des nouvelles tentatives ou des sauts entre étapes non consécutives.

• Les lignes entre statuts montrent les transitions configurées — si un statut n’a aucune ligne qui en sort (et n’est pas un statut final), vous verrez un avis juste là indiquant qu’il lui manque une transition.
• Les lignes qui reviennent en arrière (par exemple, de « Non livrée » à « En livraison ») représentent une nouvelle tentative.
• Cliquez sur n’importe quel statut du diagramme pour voir son détail et, si vous avez la permission de modification, changer directement vers quel statut il avance — sans quitter le diagramme.

Questions fréquentes

Puis-je avoir deux statuts avec le même type canonique ?

Le système ne vous l’interdit pas, mais ce n’est pas recommandé : il ne pourrait pas distinguer lequel utiliser pour déplacer la commande quand un événement de ce type se produit. Avec « Livrée » et « Récupérée », la conséquence est concrète et silencieuse — le dernier statut auquel vous assignez le type devient celui que le système utilise, et le précédent cesse de remplir cette fonction. Les moments qui se répètent (plusieurs centres de distribution, plusieurs douanes) sont enregistrés comme événements dans l’historique plutôt que comme des statuts distincts.

Que se passe-t-il si je laisse un statut sans type canonique ?

Le statut continuera de fonctionner pour vos utilisateurs, mais n’apparaîtra pas dans les rapports groupés et ne déclenchera pas les notifications automatiques qui dépendent du type canonique. Nous recommandons toujours d’en assigner un.

Mon flux a un avis « statut sans sortie » mais c’est intentionnel — dois-je le corriger ?

Pas nécessairement. Cet avis prévient qu’en arrivant à ce statut, le coursier n’aura pas de bouton d’action dans l’application et seul vous pourrez déplacer la commande depuis le panneau. Si c’est exactement ce que vous voulez (par exemple, une étape qui exige votre révision manuelle avant de continuer), vous pouvez le laisser ainsi — l’avis reste comme rappel, il ne bloque rien.

Puis-je supprimer mon statut « Livrée » ?

Oui, mais le système vous avertira clairement : tant qu’il n’existe pas d’autre statut avec le type « Livrée », les coursiers ne pourront pas terminer les livraisons et ces commandes resteront gelées. Assurez-vous de créer le remplacement avant (ou immédiatement après) sa suppression.

La confirmation du type canonique change-t-elle quelque chose dans mes commandes ?

Non. Confirmer indique seulement au système « oui, ce type est bien assigné » et retire la marque de révision en attente — cela ne déplace aucune commande et ne change aucune autre donnée du statut.

Quelle est la différence entre « ordre dans la liste » et « étape suivante » ?

L’ordre dans la liste (glisser-déposer) est purement visuel — il définit quel numéro d’étape vous voyez à l’écran. « L’étape suivante par défaut » est ce qui détermine réellement vers quel statut passe une commande quand le coursier confirme l’action depuis l’application. Vous pouvez avoir un ordre visuel soigné tout en ayant des transitions qui sautent des étapes ou reviennent en arrière (comme la nouvelle tentative de livraison).

Voir aussi

• Modèles d’étapes d’expédition par secteur
• Personnaliser le flux de statuts
• Enregistrer des événements