Guide de Configuration de l'Organisation

Introduction

La section Organisation est l’endroit où vous configurez les données fondamentales de votre entreprise dans Sistrack. Cette configuration affecte de nombreuses autres parties du système, de la création des commandes à la génération des documents.

Il est très important de configurer correctement cette section avant de commencer à utiliser le système.

Sections de Configuration

La configuration de l’organisation se divise en deux grandes zones :

1. Général : données de l’entreprise, pays, fuseau horaire, devise et personnalisation visuelle
2. Système : configuration opérationnelle comme les taxes, la langue et les préférences d’affichage

Configuration Générale

Informations de Base de l’Entreprise

Logo de l’Entreprise

Vous pouvez importer le logo de votre entreprise pour personnaliser :

• Les étiquettes d’expédition
• Les reçus clients
• Les documents générés

Exigences du logo :

• Formats : JPG, PNG, GIF
• Taille maximale : 2 Mo
• Recommandation : image carrée ou rectangulaire avec fond transparent

Sélection du Pays

La sélection du pays est l’un des paramètres les plus importants du système.

Pourquoi est-ce si important ?

Quand vous sélectionnez le pays de votre organisation, le système :

1. Active le Système Intelligent de Localisation

   • Charge automatiquement tous les états/départements/provinces du pays
   • Charge les municipalités/villes correspondantes
   • Configure les formats de code postal corrects

2. Optimise la Création d’Expéditeurs et de Destinataires

   • Lors de la création d’un nouvel expéditeur ou destinataire, le formulaire d’adresse s’adapte au pays
   • Les champs d’état et de municipalité se remplissent automatiquement
   • Les codes postaux sont validés selon le format du pays

3. Configure les Zones Géographiques

   • Le système peut identifier correctement les zones pour le calcul des tarifs
   • Les itinéraires d’expédition sont configurés selon la géographie du pays

Pays Disponibles

Le système prend en charge des pays du monde entier, avec un support particulier pour :

• Mexique : États et municipalités complets
• Colombie : Départements et municipalités
• États-Unis : États et codes ZIP
• Espagne : Communautés autonomes et provinces
• Et bien d’autres…

Impact sur les Formulaires d’Adresse

Quand vous créez un nouvel expéditeur ou destinataire :

1. Le système détecte le pays sélectionné
2. Il affiche les états/départements disponibles
3. En sélectionnant un état, il affiche les municipalités/villes
4. Il valide automatiquement le format du code postal

Exemple pour le Mexique :

• Pays : Mexique 🇲🇽
• État : Jalisco
• Municipalité : Guadalajara
• Code postal : 44100

Exemple pour la Colombie :

• Pays : Colombie 🇨🇴
• Département : Antioquia
• Municipalité : Medellín
• Code postal : 050001

Fuseau Horaire

Le fuseau horaire est fondamental pour le bon fonctionnement du système.

Pourquoi le fuseau horaire est-il critique ?

Conséquences d’un Fuseau Horaire Incorrect

Si le fuseau horaire n’est pas configuré correctement :

• ❌ Les commandes afficheront des heures incorrectes
• ❌ Les rapports quotidiens incluront des commandes du jour précédent ou suivant
• ❌ Le compte des « commandes d’aujourd’hui » sera erroné
• ❌ Les filtres par plage de dates ne fonctionneront pas bien
• ❌ Les délais de livraison estimés seront imprécis

Comment Sélectionner votre Fuseau Horaire

1. Recherchez le fuseau horaire de votre ville ou région
2. Les zones sont classées par écart avec GMT/UTC
3. Exemples courants :
   • Mexique (Centre) : America/Mexico_City (GMT-06:00)
   • Colombie : America/Bogota (GMT-05:00)
   • Argentine : America/Argentina/Buenos_Aires (GMT-03:00)
   • Espagne : Europe/Madrid (GMT+01:00)
   • États-Unis (Est) : America/New_York (GMT-05:00)
   • États-Unis (Pacifique) : America/Los_Angeles (GMT-08:00)

Devise

Sélectionnez la devise dans laquelle vous opérez pour :

• Afficher correctement les prix
• Générer des rapports financiers
• Configurer les tarifs d’expédition

Devises courantes :

• USD - Dollar américain
• MXN - Peso mexicain
• COP - Peso colombien
• EUR - Euro
• Et bien d’autres…

Personnalisation Visuelle

Palettes de Couleurs

Vous pouvez personnaliser l’apparence du système avec des palettes de couleurs prédéfinies :

Couleurs Personnalisables

Vous pouvez aussi ajuster des couleurs individuelles :

• Barre latérale : couleur principale, secondaire, fond et texte
• Contenu : titres, texte, texte secondaire
• Tableaux : en-têtes et texte
• Boutons : couleur principale et secondaire

Configuration du Système

Paramètres Régionaux

Préférences d’Affichage

Afficher la Valeur Déclarée sur les Étiquettes

• Activé : la valeur du contenu apparaît sur les étiquettes
• Désactivé : la valeur n’est pas affichée
• Utile pour : assurances, douanes, expéditions internationales

Utiliser le Numéro de Vente dans le Vérificateur Public

• Activé : les clients peuvent suivre leur colis avec leur numéro de vente/commande
• Désactivé : fonctionne uniquement avec le numéro de suivi du système
• À considérer : peut affecter la confidentialité

Afficher l’ID Alphanumérique

• Activé : affiche des ID courts comme « A7X-92 » sur les documents
• Désactivé : affiche uniquement le numéro de suivi complet
• Avantage : facilite la référence rapide des commandes

Étapes de Configuration Recommandées

Pour les Nouvelles Organisations

1. D’abord : configurez le Pays (active le système de localisation)
2. Ensuite : configurez le Fuseau Horaire (pour des dates correctes)
3. Puis : complétez les Données de l’Entreprise
4. Après : sélectionnez la Devise
5. Ensuite : importez le Logo (optionnel mais recommandé)
6. Enfin : ajustez la configuration du Système

Vérification Post-Configuration

Après la configuration, vérifiez que :

• L’heure du système correspond à votre heure locale
• Les formulaires d’adresse affichent les états de votre pays
• Le logo apparaît correctement dans l’aperçu
• La devise s’affiche aux endroits attendus

Questions Fréquentes

Puis-je changer de pays après avoir créé des commandes ?

Oui, mais il est recommandé de le faire avec précaution. Les commandes existantes conserveront leurs données, mais les nouveaux formulaires utiliseront la nouvelle configuration de pays.

Que se passe-t-il si ma ville n’apparaît pas dans la liste ?

Le système intelligent de localisation couvre la plupart des municipalités. S’il en manque une, vous pouvez saisir l’adresse manuellement dans le champ correspondant.

Les changements de fuseau horaire affectent-ils les commandes précédentes ?

Non, les commandes précédentes conservent leurs dates d’origine. Seules les nouvelles commandes utiliseront le nouveau fuseau horaire.

Puis-je utiliser des devises différentes pour différents clients ?

La devise configurée est celle principale du système. Pour des opérations multi-devises, contactez le support technique.

Comment restaurer les couleurs par défaut ?

Sélectionnez la palette « Océan Professionnel » ou « Ardoise Moderne » pour revenir aux couleurs standard.

Conseils Importants

1. Configurez le pays en premier - Tout le système de localisation en dépend
2. Vérifiez le fuseau horaire - Évitez les problèmes avec les rapports et les dates
3. Gardez les données à jour - Les informations apparaissent dans les documents officiels
4. Testez la configuration - Créez une commande test pour vérifier que tout fonctionne

Prochaines Étapes

Une fois votre organisation configurée :

• Créez votre première commande
• Configurez vos tarifs
• Découvrez les rôles et permissions

Besoin d’aide pour la configuration ? Contactez le support technique.