Enregistrer des événements sur vos commandes

Ce guide explique ce qu’est un événement, en quoi il diffère d’une étape d’expédition, et comment les enregistrer depuis le détail d’une commande ou en masse sur plusieurs commandes à la fois.

Événements vs. étapes d’expédition

Ce sont deux concepts distincts qui coexistent sur chaque commande :

L’étape d’expédition est unique : la commande a une étape actuelle et elle est remplacée à mesure qu’elle avance. Les événements sont nombreux : ils s’accumulent par ordre chronologique et forment l’historique complet de la commande.

💡 Quand vous enregistrez un événement du bon type (livraison réussie, collectée, retenue en douane, etc.), le système déplace automatiquement la commande vers l’étape correspondante. Pas besoin de changer l’étape séparément.

Pourquoi les événements sont-ils importants ?

• Traçabilité : l’historique vous dit ce qui s’est passé, quand, et qui l’a enregistré. C’est la base pour résoudre les litiges et les réclamations.
• Indicateurs : taux de livraison au premier essai, motifs d’échec, délais de douane, tout provient des événements.
• Notifications au client : le destinataire voit une chronologie riche sur la page de suivi publique (tentatives échouées avec motif, prochaine date programmée, photos, etc.).
• Audit : chaque événement est signé avec l’auteur, l’heure et la source (web ou application du coursier).

Enregistrer un événement sur une seule commande

Qui peut le faire

Étape par étape

1. Accédez au détail de la commande depuis la liste ou depuis la recherche.
2. Dans la barre d’actions supérieure (où vous voyez « Actualiser », « Imprimer »), appuyez sur le bouton Enregistrer un événement.
3. Une boîte de dialogue s’ouvre avec un sélecteur regroupé par phase de l’expédition :
   • Pré-expédition (préparation, attribution, manifeste)
   • Premier kilomètre (collecte)
   • Ligne principale (entre hubs, douane, incidents)
   • Dernier kilomètre (en livraison, livrée, tentatives)
   • Notes informatives (contacts, mises à jour, réclamations)
4. Choisissez l’événement qui s’est produit. Une description apparaît ainsi que les champs pris en charge par cet événement (exemples : photo, signature, GPS, motif, numéro de tentative).
5. Remplissez les champs pertinents. Ceux marqués comme obligatoires doivent être complétés avant de pouvoir enregistrer.
6. Appuyez sur Enregistrer l’événement.

L’événement est ajouté à l’historique immédiatement. Si l’événement choisi change l’étape d’expédition (par exemple, « Livraison réussie » ou « Collectée »), la commande se déplace seule vers l’étape correspondante.

Exemples pratiques

Cas 1 : le coursier est arrivé, personne n’était là

• Événement : Tentative de livraison
• Champs : numéro de tentative (1), motif (« Destinataire absent »), photo du lieu, prochaine date programmée.
• Résultat : la commande reste en « En livraison » (l’étape ne change pas), mais la tentative est enregistrée avec motif et photo. Le client la voit dans le suivi.

Cas 2 : colis livré

• Événement : Livraison réussie
• Champs : nom de la personne qui a reçu, signature, photo du colis livré, GPS.
• Résultat : la commande passe automatiquement à l’étape « Livrée », la date de livraison est enregistrée, et le client reçoit la notification avec la photo et la signature.

Cas 3 : le client a changé l’adresse par téléphone

• Événement : Adresse mise à jour
• Champs : adresse précédente, nouvelle adresse.
• Résultat : c’est noté dans l’historique. La commande ne change pas d’étape. Cela sert de preuve en cas de litige ultérieur sur la livraison.

Enregistrer un événement en masse (plusieurs commandes à la fois)

Quand vous voulez marquer la même chose sur plusieurs commandes en même temps (vous les avez toutes chargées sur le camion, elles sont toutes arrivées au centre de distribution, elles ont toutes passé la douane), utilisez l’action en masse.

Quand l’utiliser

💡 Règle simple : si l’événement nécessite une preuve unique par commande (photo, signature, GPS, motif spécifique), enregistrez-le commande par commande depuis le détail. S’il s’agit d’une donnée commune qui s’applique à toutes (plaque du camion, code du hub, date d’inspection douanière), utilisez l’action en masse.

Événements disponibles en masse

La liste est volontairement limitée (environ 12 types). Ils apparaissent dans le menu déroulant regroupés par phase. Quelques exemples :

• Pré-expédition : Étiquette imprimée / manifestée
• Premier kilomètre : Collecte programmée
• Ligne principale : Arrivée au hub, Départ du hub, Début du tri, Retenue en douane, Libérée de douane, Documentation requise
• Dernier kilomètre : En livraison
• Notes informatives : Adresse mise à jour, Date estimée mise à jour, Client contacté

Si vous ne voyez pas l’événement dont vous avez besoin dans le menu déroulant, cela signifie que cet événement nécessite une preuve individuelle par commande — enregistrez ces commandes une par une depuis leur détail.

Étape par étape

1. Accédez à la liste des commandes (menu Commandes).
2. Sélectionnez les commandes avec les cases à cocher à gauche. Vous pouvez utiliser la case de l’en-tête pour sélectionner toute la page.
3. Le menu Actions apparaît dans la barre supérieure. Cliquez et choisissez Enregistrer un événement en masse.
4. Une boîte de dialogue s’ouvre avec :
   • Le nombre de commandes sélectionnées
   • Le menu déroulant de l’événement à enregistrer (regroupé par phase)
   • Les champs demandés par cet événement (le cas échéant)
5. Remplissez les champs communs.
6. Appuyez sur Enregistrer l’événement sur N commandes.

Le système les traite une par une et affiche un résumé à la fin :

• Combien ont été enregistrées avec succès
• Combien ont été rejetées (par exemple, des commandes livrées qui n’acceptent pas de changements) et pourquoi

Commandes livrées et l’action en masse

Les commandes au statut livrée sont automatiquement exclues du lot (les événements en masse qui modifient le flux ne peuvent pas leur être appliqués). Si toutes celles sélectionnées étaient livrées, vous verrez un message expliquant qu’il n’y avait rien à faire.

La seule exception est le rôle Super-admin, qui peut appliquer l’événement même aux commandes livrées comme mécanisme de correction.

Qui enregistre les événements automatiques

Certains événements sont enregistrés par le système sans que vous ayez à faire quoi que ce soit :

• Commande créée : lors de la confirmation d’une nouvelle commande.
• Coursier assigné : lors du choix d’un coursier (soit en modifiant la commande, soit depuis l’action en masse « Assigner un coursier »). Chaque commande reçoit l’événement dans son historique.
• Changement d’étape depuis le formulaire (Super-admin) : quand un Super-admin change l’étape d’expédition directement depuis la modification de la commande, cela est enregistré comme un changement manuel.

Ces événements automatiques vivent dans le même historique que les manuels et sont indissociables du point de vue du client final.

Filtrer et lire l’historique

Dans l’onglet Événements du détail d’une commande, vous verrez la liste complète, triée du plus récent au plus ancien. Chaque entrée affiche :

• L’heure exacte et « depuis combien de temps » elle s’est produite
• Le type d’événement (avec une icône selon la phase)
• L’auteur (le nom de l’utilisateur qui l’a enregistré) et la source (système, web, application du coursier)
• Des données supplémentaires selon le type (photo miniature avec vue agrandie, GPS cliquable qui ouvre Google Maps, signature, motif, etc.)

Filtres disponibles au-dessus de la liste :

• Tous : affiche absolument tout ce qui a été enregistré
• Changements principaux : uniquement les jalons ayant changé l’étape (collecte, livraison, retour)
• Notes et avis : annotations n’ayant pas changé l’étape (contacts, adresse mise à jour, réclamations)

Annuler un événement (retour en arrière)

Si vous avez enregistré un événement par erreur, vous pouvez l’annuler :

1. Dans l’historique, repérez l’événement incorrect.
2. Appuyez sur le menu de la ligne et choisissez Annuler l’événement.
3. Écrivez un motif clair (minimum 5 caractères). C’est obligatoire.
4. Confirmez.

L’événement est marqué comme annulé mais n’est pas supprimé de l’historique — il reste visible avec une bande grise et le motif de l’annulation, comme trace d’audit.

Permissions :

• Annuler des événements nécessite le rôle Admin ou Super-admin.
• Le coursier ne peut pas annuler d’événements. S’il se trompe, il doit en informer un admin.

⚠️ Si vous annulez un événement de livraison réussie, la commande revient à son étape précédente et la date de livraison est effacée. Assurez-vous que c’est bien ce que vous voulez avant de confirmer.

Questions fréquentes

Pourquoi ne vois-je pas le bouton « Enregistrer un événement » ?

Votre rôle n’a peut-être pas la permission d’enregistrer des événements sur cette commande. Vérifiez avec l’administrateur. Les clients ne peuvent enregistrer que des événements de leur côté (réclamations, retours) ; le reste est géré par le coursier et l’admin.

Puis-je changer l’étape de la commande sans enregistrer un événement ?

La méthode recommandée est toujours d’enregistrer un événement — cela enregistre qui a fait le changement et pourquoi. La modification directe de l’étape est réservée au Super-admin comme mécanisme de correction exceptionnel.

J’ai enregistré un événement qui change l’étape, mais la commande n’a pas bougé

Vérifiez que l’étape de votre organisation est configurée avec le bon « type canonique ». Par exemple, « Livraison réussie » déplace la commande vers l’étape dont le type canonique est Livrée. Si aucune étape n’a ce type, l’événement est enregistré quand même mais l’étape n’avance pas. Vérifiez la configuration dans Système → Étapes d’Expédition (admin).

Le coursier a enregistré un événement depuis l’application mais je ne le vois pas

Il peut s’agir d’un délai de synchronisation si le coursier était sans connexion internet. Les événements sont mis en file d’attente localement et téléchargés dès que la connexion est rétablie. Actualisez la page de détail dans quelques minutes. S’il n’apparaît toujours pas après un moment, contactez le coursier pour qu’il vérifie l’application.

Combien d’événements puis-je enregistrer dans une action en masse ?

Jusqu’à 1000 commandes par opération. Si votre sélection est plus grande, divisez-la en lots.

Puis-je enregistrer le même événement deux fois de suite sur une commande ?

Oui, mais réfléchissez si cela a du sens. Par exemple, il est logique d’enregistrer Tentative de livraison plusieurs fois (tentative 1, tentative 2, tentative 3). Mais Livraison réussie deux fois n’a pas de sens — la seconde indiquerait simplement « déjà livrée ».

Les événements sont-ils exportés avec les commandes ?

L’export des commandes inclut l’étape actuelle et la date de livraison. Pour un export détaillé de l’historique des événements, contactez le support — cet export spécifique est en cours d’évaluation.

Recommandations

• Soyez descriptif : le motif « n’était pas là » est moins utile que « destinataire absent, le voisin confirme qu’il revient après 18h ».
• Exploitez la photo : une photo du colis livré ou du lieu où la tentative a eu lieu vaut cent mots en cas de litige.
• Utilisez le GPS : si l’application le demande, autorisez-le. Le GPS de l’événement est une preuve objective du lieu où l’action s’est produite.
• Ne mélangez pas : si vous utilisez l’action en masse, assurez-vous de sélectionner uniquement des commandes ayant réellement subi ce même fait opérationnel. Ne marquez pas 50 commandes comme « arrivées au hub » si 10 sont encore en route.
• Annulez rapidement : si vous vous êtes trompé, annulez tout de suite. Plus le temps passe, plus des décisions (notifications au client, clôture comptable) sont prises sur la base de la donnée erronée.

Plus d’informations

• Configurer les types d’événement de votre entreprise
• Comment fonctionne le suivi de vos expéditions
• Personnaliser le flux de statuts de votre entreprise
• Modèles d’étapes d’expédition par secteur