Questions Fréquentes - Commandes

Création de Commandes

Comment créer une nouvelle commande ?

1. Allez dans Commandes dans le menu principal
2. Cliquez sur « Nouvelle Commande » ou « Créer une Commande »
3. Suivez les 4 étapes : Expéditeur/Destinataire → Description → Expédition → Complémentaire
4. Vérifiez le résumé et confirmez

Puis-je créer une commande sans avoir d’expéditeurs enregistrés ?

Oui. Pendant le processus de création, vous pouvez cliquer sur « + Créer un Expéditeur » ou « + Créer un Destinataire » pour ajouter de nouveaux contacts à la volée.

Pourquoi me demande-t-il le code postal ?

Le code postal est essentiel pour :

• Déterminer la zone géographique d’origine et de destination
• Calculer le tarif d’expédition correct
• Vérifier qu’un itinéraire est disponible

Que se passe-t-il si je ne connais pas le poids exact ?

Il est important de saisir le poids le plus précisément possible car :

• Cela affecte directement le prix de l’expédition
• Un poids incorrect peut générer des frais supplémentaires
• En cas de doute, arrondissez vers le haut

Tarifs et Prix

Pourquoi ne vois-je aucune option d’expédition disponible ?

Cela peut arriver quand :

• Aucun tarif n’est configuré pour l’itinéraire origine-destination
• Des informations de code postal ou de pays sont manquantes
• Le poids ou les dimensions sont hors des plages autorisées
• Solution : vérifiez les données saisies ou contactez l’administrateur

Pourquoi le prix a-t-il changé entre une commande et une autre ?

Le prix est calculé dynamiquement selon :

• L’itinéraire (zones d’origine et de destination)
• Le type de service sélectionné
• Le poids et/ou les dimensions du colis
• Les tarifs en vigueur au moment de la création de la commande

Qu’est-ce que le poids volumétrique ?

C’est l’espace occupé par votre colis, calculé comme : Longueur × Largeur × Hauteur ÷ Facteur

Il est utilisé quand le colis est grand mais léger. Le système peut facturer le plus élevé entre le poids réel et le poids volumétrique.

Puis-je voir le prix avant de confirmer la commande ?

Oui, à l’Étape 3 du processus de création, vous verrez toutes les options disponibles avec leurs prix avant de continuer.

Les prix incluent-ils les taxes ?

Cela dépend de la configuration de votre compte. Consultez l’administrateur pour savoir comment les tarifs sont configurés.

Modification

Puis-je modifier une commande après l’avoir créée ?

Oui, vous pouvez modifier :

• La description du colis
• Les observations et instructions
• Les informations du destinataire
• Les notes internes

Vous ne pouvez pas modifier après création :

• Le prix de l’expédition
• L’itinéraire (origine/destination)
• Le type de service

Jusqu’à quand puis-je modifier une commande ?

Généralement jusqu’à ce que la commande soit expédiée ou passe à un statut qui bloque la modification.

Comment changer le destinataire d’une commande ?

1. Ouvrez la commande
2. Cliquez sur Modifier
3. Modifiez les informations du destinataire
4. Enregistrez les changements

Remarque : si vous devez changer complètement l’itinéraire (ville/pays différent), il est préférable d’annuler la commande et d’en créer une nouvelle.

Puis-je annuler une commande ?

Oui, tant qu’elle n’a pas été expédiée. Recherchez l’option Annuler ou Supprimer dans le menu d’actions de la commande.

Statuts de la Commande

Que signifient les différents statuts ?

La liste exacte dépend de la configuration de votre organisation (chaque entreprise peut personnaliser ses étapes d’expédition). Les plus courants sont :

💡 Si votre organisation a personnalisé les étapes, les noms peuvent varier. Le guide Modèles d’étapes d’expédition montre des exemples par secteur.

Comment changer le statut d’une commande ?

La méthode recommandée est d’enregistrer un événement depuis le détail de la commande :

1. Ouvrez le détail de la commande.
2. Dans la barre d’actions supérieure, appuyez sur Enregistrer un événement.
3. Choisissez l’événement qui s’est réellement produit (par exemple « Livraison réussie », « Collectée », « Retenue en douane »).
4. Remplissez les champs requis (photo, signature, motif, etc.).
5. Enregistrez.

Le système déplace automatiquement la commande à l’étape correspondante et l’enregistre dans l’historique. Voir le guide complet d’enregistrement des événements.

⚠️ La modification directe de l’étape depuis le formulaire de la commande est réservée au rôle Super-admin comme mécanisme de correction exceptionnel. Les autres rôles doivent enregistrer des événements.

Puis-je voir l’historique des changements de statut ?

Oui, sur le détail de la commande il y a un onglet Événements qui affiche l’historique complet : chaque changement, son auteur, l’heure, la source (web ou application du coursier) et les données associées (photo, signature, GPS, motif). Vous pouvez filtrer par « Changements principaux » ou « Notes et avis ».

Étiquettes et Documents

Comment imprimer l’étiquette d’expédition ?

1. Ouvrez la commande ou sélectionnez plusieurs commandes
2. Recherchez le bouton « Imprimer l’Étiquette » ou « Générer l’Étiquette »
3. Un aperçu s’ouvrira
4. Utilisez la fonction d’impression de votre navigateur

Puis-je imprimer plusieurs étiquettes à la fois ?

Oui :

1. Dans la liste des commandes, sélectionnez les commandes souhaitées
2. Dans le menu d’actions en masse, sélectionnez « Générer les Étiquettes »
3. Toutes les étiquettes seront générées ensemble

Comment générer un reçu pour le client ?

1. Ouvrez la commande ou sélectionnez des commandes
2. Recherchez l’option « Générer le Reçu »
3. Un justificatif avec tous les détails sera créé

Paiements et Encaissements

Quelle est la différence entre Prépayé et À Percevoir ?

• Prépayé : l’expédition est payée à la création de la commande (l’expéditeur paie)
• À Percevoir : l’expédition est payée à la livraison (le destinataire paie)

Qu’est-ce que le COD (Paiement à la Livraison) ?

C’est quand le coursier collecte un montant auprès du destinataire au moment de la livraison. Ce montant s’ajoute au coût de l’expédition et correspond généralement à la valeur du produit vendu.

Tous les services permettent-ils le COD ?

Non, cela dépend du type de service. Le système vous indiquera si l’option sélectionnée permet le COD.

Où voir si une commande a un COD en attente ?

Le détail de la commande affiche le montant du COD et le statut du paiement.

Recherche et Filtres

Comment rechercher une commande spécifique ?

• Par numéro de suivi : utilisez la barre de recherche principale
• Par nom : recherchez par le nom de l’expéditeur ou du destinataire
• Par ID : si vous avez votre référence interne

Quels filtres puis-je utiliser ?

• Statut d’expédition (créée, en transit, livrée, etc.)
• Statut de paiement
• Plage de dates
• Coursier assigné
• Client/Expéditeur

Puis-je exporter ma liste de commandes ?

Oui, utilisez la fonction Exporter pour télécharger vos commandes au format Excel ou CSV. Consultez le guide d’exportation.

Actions en Masse

Puis-je changer le statut de plusieurs commandes à la fois ?

Oui :

1. Sélectionnez les commandes dans la liste (case à cocher)
2. Recherchez le menu « Actions en Masse » ou « Actions par Lot »
3. Sélectionnez l’action souhaitée

Quelles actions puis-je effectuer en lot ?

• Enregistrer un événement en masse (nouveau) : applique le même événement à plusieurs commandes à la fois. Utile pour « Manifestées au transporteur », « Arrivée au hub », « Retenues en douane ». Ne s’applique pas aux événements nécessitant une preuve individuelle (livraison avec photo/signature, tentative échouée avec motif). Voir le guide des événements.
• Assigner un coursier : assigne un coursier à plusieurs commandes. Chacune reçoit automatiquement l’événement « Coursier assigné » dans son historique.
• Changer le statut de paiement : marque plusieurs commandes comme payées / en attente.
• Changer le statut d’expédition (ancien) : toujours disponible mais « Enregistrer un événement en masse » est préféré car il offre une meilleure traçabilité.
• Générer des étiquettes
• Générer des reçus
• Exporter

Quelle est la différence entre « Enregistrer un événement en masse » et « Changer le statut d’expédition » ?

• Enregistrer un événement en masse relève de la logique événementielle : vous capturez ce qui s’est passé (« Arrivée au hub », « Manifestées ») et le système déplace les étapes uniquement lorsque c’est pertinent. Cela reste dans l’historique avec l’auteur et le motif.
• Changer le statut d’expédition relève de la logique d’état : vous déplacez simplement toutes les commandes vers une étape choisie, sans contexte supplémentaire. Toujours disponible mais moins recommandé.

Y a-t-il une limite de commandes pour les actions en masse ?

Oui. L’action Enregistrer un événement en masse accepte jusqu’à 1000 commandes par opération. Les actions historiques ont leurs propres limites ; le système vous avertira si vous les dépassez.

Que se passe-t-il si je sélectionne des commandes déjà livrées pour une action en masse ?

Les commandes au statut livrée sont automatiquement exclues (elles ne sont pas modifiées). À la fin de l’opération, vous verrez un résumé indiquant combien ont été traitées et combien ont été exclues. La seule exception est le rôle Super-admin, qui peut les écraser.

Problèmes Courants

Erreur : « Aucune option d’expédition trouvée »

Causes possibles :

• Aucun tarif pour cet itinéraire
• Données d’origine ou de destination incomplètes
• Poids hors de la plage autorisée

Solution :

• Vérifiez que l’expéditeur et le destinataire ont un pays et un code postal
• Confirmez que le poids est dans la plage autorisée
• Contactez l’administrateur si le problème persiste

Erreur : « Champ obligatoire manquant »

Solution : vérifiez que tous les champs marqués comme requis sont remplis. Les champs obligatoires ont généralement un astérisque (*).

La commande n’apparaît pas dans ma liste

Raisons possibles :

• Vous avez des filtres actifs qui l’excluent
• Vous n’avez pas la permission de voir cette commande
• La commande a été supprimée

Solution : réinitialisez les filtres et vérifiez vos permissions.

Je ne peux pas modifier la commande

Raisons possibles :

• La commande a déjà été expédiée
• Vous n’avez pas les permissions de modification
• Le statut actuel ne permet pas la modification

Permissions et Accès

Pourquoi ne vois-je pas l’option de créer des commandes ?

Votre rôle utilisateur peut ne pas inclure la permission de création. Contactez l’administrateur pour vérifier vos permissions.

Puis-je voir les commandes d’autres utilisateurs ?

Cela dépend de vos permissions :

• Clients : ne voient que leurs propres commandes
• Commerciaux : voient les commandes de leurs clients
• Administrateurs : peuvent voir toutes les commandes

Qui peut supprimer des commandes ?

Généralement seulement les utilisateurs ayant le rôle Administrateur ou des permissions spécifiques de suppression.

Événements vs. Statuts (clé pour comprendre l’historique)

Qu’est-ce qu’un événement et pourquoi est-il différent d’un statut ?

Un statut (ou étape d’expédition) est l’étape actuelle de la commande : « En livraison », « Livrée », etc. Il change et est remplacé à mesure que la commande avance. Un seul est actif à la fois.

Un événement est un fait opérationnel qui s’est produit : « Le client a été contacté », « La photo du colis livré a été téléchargée », « Tentative de livraison échouée car client absent ». Ils s’accumulent par ordre chronologique dans l’historique.

💡 Quand vous enregistrez l’événement correct (par exemple « Livraison réussie »), le système déplace le statut automatiquement. Pas besoin de faire deux étapes.

Puis-je voir des événements qui ne changent pas le statut ?

Oui, dans l’historique. Filtres disponibles :

• Tous : affiche tout ce qui a été enregistré.
• Changements principaux : uniquement les jalons ayant déplacé l’étape.
• Notes et avis : annotations informatives (client contacté, adresse mise à jour, réclamations) qui n’ont pas changé l’étape mais font partie du contexte.

Qui peut annuler un événement enregistré par erreur ?

Seuls les rôles Admin et Super-admin peuvent annuler des événements. Si un coursier s’est trompé en téléchargeant un événement, il doit contacter l’admin de son organisation. L’événement annulé reste visible avec une bande grise et le motif — il n’est pas supprimé de l’historique.

Plus d’Informations

• Guide complet de création des commandes
• Comment enregistrer des événements sur vos commandes
• Comment fonctionne le suivi de vos expéditions
• Personnaliser le flux de statuts de votre entreprise
• Modèles d’étapes d’expédition par secteur
• Comment fonctionnent les tarifs
• Importation en masse de commandes
• Exportation de données

Votre question n’est pas ici ? Contactez le support technique.