Guide du Manifeste de Chargement

Introduction

Le manifeste de chargement (ou « manifeste d’expédition ») est un document imprimable et signable qui regroupe un lot de commandes pour les remettre à un coursier. Il sert de preuve qu’un ensemble de colis a été remis au coursier pour la livraison, avec un numéro de suivi unique pour garantir la traçabilité.

Il est idéal au moment de la remise : quand vous préparez plusieurs commandes et les remettez à un coursier, vous générez le manifeste, vous le signez tous les deux, et chacun en conserve une copie.

Que contient le manifeste ?

Chaque manifeste que vous générez contient :

• Un numéro unique et séquentiel (par exemple, M000001, M000002…) pour identifier le document.
• Les informations de votre entreprise et, le cas échéant, du coursier assigné.
• Un tableau avec les commandes du lot : adresse, ville, valeur déclarée et description.
• Les totaux : nombre de commandes, nombre de colis et valeur déclarée totale.
• Des lignes de signature pour le responsable de la remise et pour le coursier.

💡 Le manifeste est conçu pour être imprimé sur du papier ordinaire et signé à la main. La configuration de papier recommandée (taille, orientation et marges) s’affiche dans la fenêtre au moment de le générer.

Comment générer un manifeste

1. Allez dans le menu Commandes.
2. Sélectionnez les commandes que vous souhaitez inclure, en cochant la case de chacune dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton Actions (il affichera le nombre de commandes sélectionnées).
4. Choisissez l’option Générer le Manifeste.
5. Une fenêtre de confirmation s’ouvrira affichant :
   • La configuration de papier recommandée.
   • Un résumé de ce que contiendra le document.
   • La liste des commandes sélectionnées (vous pouvez l’ajuster manuellement si nécessaire).
6. Cliquez sur Générer le Manifeste dans la fenêtre.
7. Le document s’ouvrira prêt à être imprimé. Imprimez une copie pour vous et une autre pour le coursier.

Attribution automatique du coursier

• Si toutes les commandes sélectionnées ont le même coursier assigné, le manifeste l’affichera automatiquement dans l’en-tête.
• Si les commandes ont des coursiers différents ou aucun assigné, le document laissera l’espace du coursier vide pour qu’il soit complété et signé à la main.

Réimprimer un manifeste

Besoin d’une autre copie (par exemple, pour un coursier différent ou parce que l’original a été perdu) ? Vous pouvez réimprimer un manifeste déjà généré : chacun conserve son numéro d’origine, de sorte que le document réimprimé est identique au premier.

La personne qui a généré le manifeste peut toujours le réimprimer. Les responsables ayant une visibilité sur toutes les commandes de l’organisation (comme les administrateurs et les responsables des opérations) peuvent aussi réimprimer les manifestes générés par d’autres utilisateurs.

Qui peut générer des manifestes ?

La possibilité de générer des manifestes dépend de votre rôle au sein de votre organisation :

• Les administrateurs et responsables des opérations peuvent générer des manifestes pour n’importe quelle commande de l’organisation.
• Les utilisateurs ayant leur propre compte (par exemple, des clients gérant leurs propres expéditions) ne peuvent générer des manifestes que pour leurs propres commandes.
• Certains rôles, comme celui de coursier, n’ont pas la génération de manifestes activée.

Si vous pensez que vous devriez pouvoir générer des manifestes et que l’option n’apparaît pas, contactez l’administrateur de votre organisation pour qu’il vérifie les permissions de votre rôle.

Questions fréquentes

Y a-t-il une limite de commandes par manifeste ? Oui. Vous pouvez inclure un grand nombre de commandes dans un seul manifeste ; si vous dépassez le maximum autorisé, le système vous avertira afin de diviser le lot en plusieurs documents.

J’ai changé les informations ou le logo de mon entreprise et le manifeste les affiche non à jour. Les informations de l’entreprise peuvent prendre un moment pour se mettre à jour sur les documents. Si vous venez de les modifier, attendez quelques minutes et régénérez le manifeste.

Puis-je modifier les commandes incluses avant de générer ? Oui. Dans la fenêtre de confirmation, vous pouvez ajuster manuellement la liste des commandes avant de générer le document.

Le manifeste change-t-il le statut des commandes ? Non. Générer un manifeste est un acte de documentation : cela ne modifie ni le statut d’expédition ni la réassignation des commandes.

Besoin d’aide supplémentaire ? Contactez-nous à [email protected] ou via WhatsApp au +34 603 92 75 41.