Guide de création des commandes

Introduction

Créer une commande dans Sistrack est un processus simple en 4 étapes qui vous guide pour enregistrer toutes les informations nécessaires de votre envoi. Le système affichera automatiquement les options tarifaires disponibles selon la configuration de votre compte.

Avant de commencer

Pour créer une commande, vous avez besoin de :

• Un expéditeur (qui envoie le colis)
• Un destinataire (qui reçoit le colis)
• Les informations de base du colis (description, poids)

Si vous n’avez pas encore d’expéditeurs ou de destinataires enregistrés, vous pourrez les créer pendant le processus.

Les 4 étapes pour créer une commande

Étape 1 : Expéditeur et destinataire

Dans cette première étape, vous définissez qui envoie et qui reçoit le colis.

Sélectionner l’expéditeur

Si vous avez déjà des expéditeurs enregistrés :

1. Tapez le nom dans le champ de recherche
2. Sélectionnez-le dans la liste déroulante
3. Vous verrez les données de l’expéditeur sélectionné

Si vous devez créer un nouvel expéditeur :

1. Cliquez sur le bouton « + Créer un expéditeur »
2. Remplissez le formulaire avec :
   • Nom complet
   • Téléphone
   • E-mail
   • Adresse complète (rue, ville, région, code postal, pays)
3. Enregistrez l’expéditeur
4. Le nouvel expéditeur sera sélectionné automatiquement

Sélectionner le destinataire

Si vous avez déjà des destinataires enregistrés :

1. Tapez le nom dans le champ de recherche
2. Sélectionnez-le dans la liste déroulante
3. Vous verrez les données du destinataire sélectionné

Si vous devez créer un nouveau destinataire :

1. Cliquez sur le bouton « + Créer un destinataire »
2. Remplissez le formulaire avec toutes les données
3. Enregistrez le destinataire
4. Il sera sélectionné automatiquement

Important : le pays et le code postal de l’expéditeur et du destinataire sont essentiels pour calculer le tarif d’expédition.

Étape 2 : Description du colis

Dans cette étape, vous décrivez les caractéristiques physiques du colis.

Champs à remplir

Conseils pour la description

• Soyez précis mais concis (ex. : « Ordinateur portable HP 15 pouces »)
• Évitez les termes vagues comme « des trucs » ou « divers »
• S’il y a plusieurs articles, mentionnez les principaux

À propos du poids et des dimensions

• Poids réel : le poids indiqué par la balance
• Poids volumétrique : calculé à partir des dimensions (Longueur × Largeur × Hauteur ÷ Facteur)
• Le système peut utiliser le plus élevé des deux pour établir le devis, selon la configuration des tarifs

Étape 3 : Sélection de l’envoi (tarifs)

C’est l’étape la plus importante, où le système vous montre les options d’envoi disponibles avec leurs prix.

Comment ça fonctionne ?

1. Le système calcule automatiquement les options disponibles en se basant sur :

   • La localisation de l’expéditeur (zone d’origine)
   • La localisation du destinataire (zone de destination)
   • Le poids et les dimensions du colis
   • Les tarifs configurés dans le système

2. Les options s’affichent avec :

   • Le nom du service (ex. : « Express », « Standard », « Économique »)
   • Le prix calculé
   • Le délai de livraison estimé
   • Les caractéristiques du service

3. Sélectionnez l’option qui correspond le mieux à vos besoins

Exemple d’options d’envoi

Facteurs qui influencent le prix

Le prix affiché est calculé dynamiquement selon :

1. Zones géographiques : le trajet entre l’origine et la destination
2. Type de service : express, standard, économique, etc.
3. Méthode de calcul configurée :
   • Tarif fixe : un prix unique quel que soit le poids
   • Par poids : le prix augmente avec le poids
   • Par volume : prend en compte l’espace occupé par le colis

Remarque : si vous ne voyez aucune option disponible, cela peut signifier qu’il n’y a pas de tarifs configurés pour cet itinéraire. Contactez votre administrateur.

Paiement à la livraison (COD)

Si le service sélectionné permet le paiement à la livraison :

• L’option affiche une étiquette verte COD dans la liste
• Un champ apparaîtra pour saisir le montant à encaisser
• Ce montant sera facturé au destinataire au moment de la livraison
• La valeur déclarée peut être utilisée comme référence

Si le champ n’apparaît pas, ce service n’accepte pas le paiement à la livraison. La permission est activée par niveau de service, dans Tarifs → Niveaux de service, et s’applique à tous les tarifs de ce service. Les envois retirés dans une agence du réseau n’acceptent pas le paiement à la livraison même si le service le permet.

Collecte incluse

Certains services incluent la collecte du colis. Dans ce cas :

• L’option affiche l’étiquette « Collecte incluse »
• Vous n’avez pas besoin de programmer la collecte manuellement : elle est générée automatiquement à la création de la commande
• L’étape de révision vous le rappelle avant de confirmer

Étape 4 : Détails supplémentaires

Dans la dernière étape, vous complétez les informations supplémentaires de la commande.

Champs disponibles

Type de paiement

• Prépayé : l’expéditeur paie l’envoi à la création de la commande
• À encaisser : le destinataire paie à la réception du colis

Remarques utiles

Exemples de remarques qui facilitent la livraison :

• « Livrer uniquement à un adulte »
• « Maison bleue avec portail noir »
• « Appeler avant d’arriver »
• « Horaire de livraison : 9h - 17h »

Résumé et confirmation

Avant de créer la commande, le système vous montre un résumé avec :

• Les données de l’expéditeur et du destinataire
• La description du colis
• L’option d’envoi sélectionnée
• Le prix total

Vérifiez attentivement toutes les informations avant de confirmer.

Après la création de la commande

Une fois la commande créée :

1. Vous recevez un numéro de suivi unique
2. La commande apparaît dans votre liste de commandes
3. Vous pouvez imprimer l’étiquette à coller sur le colis
4. Vous pouvez générer le reçu pour le client

Si le tarif inclut la collecte : l’écran de confirmation affiche la carte « Collecte programmée » avec l’adresse où le colis sera collecté, la date et le numéro de référence. Vous n’avez rien d’autre à faire : la collecte est déjà demandée.

Actions disponibles

• Voir les détails : toutes les informations de la commande
• Modifier : modifier les données avant l’envoi
• Imprimer l’étiquette : générer l’étiquette d’expédition
• Générer le reçu : justificatif pour le client
• Changer le statut : mettre à jour le statut de l’envoi

Voir et gérer les commandes

Liste des commandes

Sur la page principale des commandes, vous pouvez :

• Voir toutes vos commandes
• Filtrer par statut, date, client
• Rechercher par numéro de suivi
• Sélectionner plusieurs commandes pour des actions groupées

Détail d’une commande

En cliquant sur une commande, vous voyez :

• Informations générales : numéro, date, statut
• Expéditeur et destinataire : coordonnées complètes
• Colis : description, poids, dimensions
• Prix : détail du coût
• Historique : changements de statut avec date et heure
• Barre de progression : visualisation de l’avancement de l’envoi

Modifier une commande

Vous pouvez modifier certaines données d’une commande tant qu’elle n’a pas été expédiée :

• Description du colis
• Remarques
• Données du destinataire
• Notes internes

Remarque : certains champs, comme le prix ou l’itinéraire, ne peuvent pas être modifiés après la création de la commande.

Conseils pratiques

Pour accélérer le processus

1. Enregistrez vos contacts fréquents : gagnez du temps lors de la création des commandes
2. Utilisez l’ID de commande : reliez-le à votre système de vente
3. Complétez les remarques : facilite la livraison

Pour obtenir de meilleurs tarifs

1. Pesez et mesurez correctement : évitez les surprises sur le prix
2. Optimisez l’emballage : plus petit = coût volumétrique plus faible
3. Regroupez les envois : consultez les tarifs par volume

Pour éviter les problèmes

1. Vérifiez les adresses : des adresses incorrectes causent des retards
2. Déclarez la valeur réelle : important pour l’assurance
3. Indiquez si c’est fragile : pour une manipulation adéquate

Questions fréquentes

Pourquoi ne vois-je pas d’options d’envoi ?

Cela peut être parce que :

• Aucun tarif n’est configuré pour cet itinéraire
• Des informations sur l’expéditeur ou le destinataire sont manquantes
• Le poids ou les dimensions sont hors limites

Puis-je changer le destinataire après avoir créé la commande ?

Oui, tant que la commande n’a pas été expédiée.

Comment connaître le prix avant de créer la commande ?

Le système vous montre les prix à l’étape 3, avant de confirmer.

Puis-je créer plusieurs commandes à la fois ?

Oui, utilisez la fonction d’importation en masse pour charger plusieurs commandes depuis un fichier.

Prochaines étapes

• Découvrez comment fonctionnent les tarifs
• Découvrez les méthodes de calcul
• Explorez l’importation en masse pour créer de nombreuses commandes

Besoin d’aide supplémentaire ? Contactez le support technique.