Guide Utilisateur — Intégration des Coursiers

Ce guide explique, étape par étape, comment laisser vos coursiers s’inscrire eux-mêmes et comment les approuver.

Où le trouver : Menu → Intégration → Coursiers.

1. Partager le lien d’inscription

En haut de l’écran Coursiers, vous verrez le Lien d’inscription public. Toute personne disposant de ce lien peut remplir le formulaire et demander l’accès.

Vous avez trois façons de le partager :

• Copier : copiez le lien pour le coller dans un message, un e-mail ou un groupe.
• Imprimer le QR (PDF) : génère une affiche au format lettre avec un grand code QR, prête à imprimer et à afficher sur un point physique. Quiconque le scanne arrive directement au formulaire.
• Régénérer : crée un nouveau lien et annule l’ancien. N’utilisez cette option que si le lien a fuité ou si vous voulez couper l’accès à l’ancien formulaire. Une confirmation vous sera demandée, car les affiches QR déjà imprimées cesseront de fonctionner.

Suspendre et reprendre les inscriptions

À côté du lien se trouve un bouton pour Suspendre les inscriptions. Pendant la suspension, le lien et le QR affichent « non disponible » et personne ne peut s’inscrire, mais les affiches imprimées fonctionnent à nouveau dès que vous reprenez (pas besoin de les réimprimer).

C’est utile, par exemple, lorsque vous avez déjà réuni assez de demandes et souhaitez fermer temporairement les inscriptions.

2. Configurer ce que demande le formulaire

Avec le bouton « Configurer le formulaire », vous décidez quelles informations sont demandées à la personne qui s’inscrit.

Champs inclus par défaut

Nom et E-mail ne peuvent pas être retirés : l’e-mail est celui avec lequel la personne se connecte et où elle reçoit ses identifiants.

Ajouter ou retirer des champs

• Champs du compte (adresse, ville, région, code postal, etc.) : activez-les ou désactivez-les avec les interrupteurs « Affiché » et « Requis ».
• Champs supplémentaires : avec « Ajouter un champ », créez vos propres champs. Pour chacun, choisissez un libellé (le nom que verra la personne) et un type :
  • Texte et Texte long — pour des informations écrites
  • Nombre — pour des quantités
  • Date — pour sélectionner un jour
  • Sélection — une liste d’options (une par ligne)
  • Image — pour que la personne télécharge une photo (carte d’identité, permis, photo du véhicule, etc.)

Vous pouvez marquer chaque champ comme obligatoire ou optionnel, les réordonner avec les flèches, et les supprimer. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer le formulaire.

Exemple : si vous avez seulement besoin d’une inscription rapide avec l’essentiel, laissez les 4 champs par défaut. Si vous devez vérifier l’identité, laissez le champ « Pièce d’identité » obligatoire.

3. Comment un coursier s’inscrit

La personne ouvre le lien (ou scanne le QR), voit le formulaire avec le nom de votre organisation, remplit les informations et clique sur Envoyer la demande. Elle reçoit un message « Demande reçue » et reste en attente de votre approbation — elle n’a pas encore accès.

Dès que quelqu’un s’inscrit, un avis par e-mail arrive à l’adresse e-mail de votre organisation pour que personne ne reste sans réponse.

4. Examiner et approuver les demandes

La liste des Coursiers s’ouvre par défaut sur En attente (le plus important à traiter). Vous pouvez basculer entre En attente, Actif, Rejeté et Tous, et utiliser le champ de recherche par nom ou e-mail.

Pour chaque demande en attente, directement depuis la liste ou en accédant au détail avec « Voir », vous pouvez :

• Activer : approuve la personne. Elle reçoit instantanément un e-mail avec ses identifiants (voir ci-dessous).
• Rejeter : rejette la demande. Vous pouvez noter un motif (optionnel), qui reste enregistré pour votre suivi.

Ce que reçoit le coursier une fois approuvé

Un e-mail, avec le nom de votre organisation, qui inclut :

• Un bouton pour télécharger l’application mobile (Android ou iPhone)
• Ses identifiants d’accès : l’adresse de votre organisation, son e-mail et un mot de passe temporaire
• La recommandation de changer le mot de passe après la première connexion

Avec cela, il peut se connecter à l’application et commencer à travailler.

5. Désactiver et réactiver

• Désactiver (sur un coursier actif) : révoque immédiatement son accès. Vous pouvez noter un motif. Utile quand quelqu’un cesse de collaborer.
• Réactiver (sur un coursier désactivé) : restaure son accès et lui renvoie ses identifiants. Utile quand il redevient disponible.

Rejeter comme Désactiver vous demandent une confirmation, car ce sont des actions à fort impact.

6. Suivi : historique, livraison et documents

Dans le détail de chaque coursier (« Voir »), vous trouverez :

• Historique des décisions : la liste chronologique de tout ce qui s’est passé — inscription, approbation, désactivation, réactivation — avec qui l’a fait, quand et le motif. Utile pour les audits.
• Statut de livraison : indique si l’e-mail contenant les identifiants a été livré ou a échoué. En cas d’échec, utilisez « Renvoyer la notification » pour réessayer.
• Documents : si vous avez configuré des champs de type image (comme la pièce d’identité), vous verrez ici les photos téléchargées par la personne.

Conseils

• Imprimez l’affiche QR et placez-la bien en vue à votre point d’inscription pour que les gens s’inscrivent instantanément.
• Si vous gérez un gros volume, ouvrez la file « En attente » et approuvez ou rejetez ligne par ligne.
• Laissez le champ « Pièce d’identité » obligatoire si vous devez vérifier chaque personne avant de lui donner accès.