Guide de Sistrack Network

Qu’est-ce que Sistrack Network ?

Sistrack Network connecte votre organisation à des entreprises partenaires pour partager des commandes dans les deux sens :

• Sous-traiter : vous envoyez une commande à votre partenaire pour qu’il effectue la livraison. La commande reste visible dans votre tableau de bord et l’avancement du partenaire (statuts, photo, signature, qui a reçu) se reflète automatiquement.
• Recevoir : votre partenaire vous envoie des commandes pour que vous les livriez. Vous les traitez comme n’importe laquelle des vôtres, et votre avancement se reflète automatiquement dans le tableau de bord de votre partenaire.

Chaque entreprise conserve sa propre numérotation de commandes : la même commande existe dans les deux tableaux de bord, chacune avec son numéro, et le système maintient la connexion entre les deux.

La connexion avec une entreprise partenaire est configurée par l’équipe Sistrack dans le cadre de l’accord entre les deux organisations. Si l’ajout d’un partenaire vous intéresse, contactez le support.

Le tableau de bord du réseau

Dans le menu latéral, allez dans Sistrack Network. Vous verrez :

Compteurs

Le tableau des commandes

Chaque ligne affiche la commande, son statut réseau, le partenaire (l’entreprise partenaire), les numéros liés des deux côtés et la date. Vous pouvez filtrer par statut avec les compteurs.

Configuration de la sous-traitance

Dans le même tableau de bord, vous verrez un résumé de la configuration de votre organisation :

• Rôle dans le réseau : si votre organisation envoie des commandes, les reçoit, ou les deux.
• Partenaire cible : à quelle entreprise partenaire vos commandes sont envoyées.
• Mode d’envoi :
  • Total — toute nouvelle commande est sous-traitée automatiquement.
  • Partiel — seules les commandes de certaines zones géographiques, ou celles que vous marquez manuellement, sont sous-traitées.
• Confidentialité de l’expéditeur : si elle est activée, votre partenaire voit un expéditeur générique au lieu des données réelles de votre client.

Ces réglages font partie de l’accord avec votre partenaire. Pour les modifier (par exemple, ajouter ou retirer des zones du mode partiel), contactez le support.

Sous-traiter une commande manuellement

1. Ouvrez la commande et déroulez le menu d’actions.
2. Cliquez sur Sous-traiter la commande.
3. Confirmez dans la boîte de dialogue. Vous verrez le message « Commande mise en file pour synchronisation ».
4. Dans quelques instants, la commande affichera l’étiquette Envoyée à [partenaire].

Vous pouvez aussi sous-traiter depuis le tableau de bord du réseau avec le bouton Sous-traiter de chaque ligne.

Commandes qui ne peuvent pas être sous-traitées

• Commandes d’agence : les envois déposés ou retirés à un comptoir de votre propre réseau d’agences ne peuvent pas être sous-traités — ce colis est géré à vos comptoirs de bout en bout. Si vous essayez, le système vous le signalera.
• Commandes déjà sous-traitées : une commande déjà chez un partenaire n’est pas envoyée deux fois.
• Commandes reçues d’un partenaire : si un partenaire vous a envoyé la commande, vous ne pouvez pas la renvoyer au réseau.

Étiquettes réseau sur vos commandes

Dans la liste des commandes, vous verrez la colonne Réseau, et dans le détail de chaque commande une étiquette près du statut :

Suivi d’une commande sous-traitée

Quand votre partenaire fait avancer la livraison, votre commande se met à jour seule : le statut, la date de livraison, la photo, la signature et le nom du destinataire apparaissent dans le détail de votre commande, comme si vous l’aviez livrée vous-même.

Deux points importants :

• Le statut est contrôlé par celui qui livre. Tant que la commande est sous-traitée, vous ne pouvez pas changer son statut depuis votre tableau de bord — l’entreprise qui a le colis est la source de vérité. Vous pouvez toujours modifier les autres données de la commande.
• Votre client ne reçoit pas de notifications en double. Celui qui effectue la livraison est celui qui notifie le destinataire ; votre tableau de bord reflète l’avancement sans renvoyer d’e-mails ni de messages.

Corriger une commande déjà chez votre partenaire

Si votre client vous signale une erreur — l’adresse, une coordonnée de contact, le montant à percevoir — corrigez-la dans votre tableau de bord comme pour toute autre commande : la correction voyage automatiquement et le coursier de votre partenaire travaille avec la nouvelle donnée.

Le montant à percevoir a une nuance : il peut être corrigé pendant que la commande est en cours de livraison, mais une fois livrée, il ne change plus, car le paiement au destinataire a déjà eu lieu.

Qui peut corriger quoi dépend de qui a initié l’envoi. C’est expliqué dans Quelle donnée contrôle chaque entreprise.

Chaque entreprise voit les statuts sous ses propres noms

Votre organisation et votre partenaire n’ont pas besoin d’avoir la même liste de statuts : chacun garde la sienne. Quand l’avancement d’une commande voyage entre les deux, le système le traduit automatiquement au statut équivalent de chaque côté — si votre partenaire marque la livraison, votre tableau de bord affiche la commande avec votre statut de livré et la date de livraison enregistrée, même si vous appelez cette étape différemment.

Si un avancement du partenaire n’a pas de statut équivalent dans votre organisation, votre commande conserve simplement le dernier statut connu (et reçoit bien le reste des informations, comme les photos ou observations). L’équivalence entre les statuts des deux organisations est définie lors de leur connexion ; si vous remarquez qu’un statut ne se reflète pas comme attendu, contactez le support pour l’ajuster.

Commandes reçues d’un partenaire

Les commandes qu’un partenaire vous envoie arrivent dans votre liste avec l’étiquette Reçue de [partenaire] et se traitent comme les vôtres : vous assignez un coursier, enregistrez des événements, livrez avec photo et signature. Votre avancement se reflète automatiquement dans le tableau de bord de votre partenaire.

À noter :

• Les données de l’envoi ne sont pas les vôtres à corriger. L’adresse, les coordonnées du destinataire et le montant à percevoir sont contrôlés par le partenaire qui a initié la commande : si vous les modifiez, le changement ne lui parvient pas, et sa version remplace la vôtre s’il corrige cette donnée plus tard. Si votre coursier découvre que l’adresse est erronée, enregistrez-le sur la commande et prévenez-le — détails dans Quelle donnée contrôle chaque entreprise.
• L’expéditeur peut afficher des données génériques si votre partenaire protège la confidentialité de ses clients.
• Le statut du paiement du transport est indépendant pour chaque entreprise : ce que votre partenaire facture à son client ne se mélange pas à votre facturation.
• Si votre organisation a un tarif configuré pour les commandes du réseau, chaque commande reçue arrive avec ce tarif assigné et avec le montant à percevoir auprès du destinataire tel que déclaré par votre partenaire — vos coursiers le voient dans leur application comme pour toute autre commande en paiement à la livraison. Si votre partenaire corrige ce montant avant la livraison, il se met à jour seul.

En cas d’échec d’un envoi

Si une commande marquée pour sous-traitance n’arrive pas au partenaire (par exemple, en raison d’un problème de connexion), elle apparaîtra dans le compteur Échouées du tableau de bord réseau.

1. Allez dans Sistrack Network et filtrez par Échouées.
2. Vérifiez la commande et cliquez sur Réessayer (ou ouvrez la commande et utilisez à nouveau Sous-traiter la commande).
3. Si la nouvelle tentative fonctionne, la commande passe à Envoyée à [partenaire] et disparaît des échouées.

Si une commande échoue de manière répétée, contactez le support : il peut y avoir un problème de configuration entre les deux organisations.