Guide d'Importation en Masse des Commandes

Qu’est-ce que l’Importation en Masse ?

L’importation en masse vous permet de créer plusieurs commandes d’expédition simultanément en chargeant un fichier Excel ou CSV. Cet outil est conçu pour traiter efficacement de gros volumes de commandes.

Avantages

• Efficacité : réduit le temps de création des commandes de plusieurs heures à quelques minutes
• Précision : réduit les erreurs humaines de saisie
• Évolutivité : peut traiter des centaines ou des milliers de commandes
• Automatisation : calculs de tarifs automatiques

Formats de Fichier Pris en Charge

• Excel (.xlsx, .xls)
• CSV (.csv)
• Taille maximale : 10 Mo
• Recommandé : jusqu’à 10 000 enregistrements par fichier

Processus Étape par Étape

Étape 1 : Vérification de la Configuration

Lorsque vous accédez à la section d’importation en masse, le système vérifie automatiquement que la configuration des tarifs est prête.

Si vous voyez une erreur de configuration :

• Contactez l’administrateur pour configurer les tarifs
• Les erreurs courantes incluent : zones non configurées, tarifs manquants

Si la configuration est valide :

• Vous pouvez continuer avec le chargement du fichier

Étape 2 : Chargement du Fichier

1. Cliquez sur « Sélectionner un fichier » ou glissez-déposez votre fichier
2. Le système valide automatiquement le format et le contenu
3. Vous verrez un aperçu des premières lignes de votre fichier

Erreurs courantes :

• « Format de fichier non pris en charge » - utilisez .xlsx, .xls ou .csv
• « Fichier corrompu ou illisible » - vérifiez que le fichier n’est pas endommagé
• « Le fichier dépasse la taille maximale » - divisez-le en fichiers plus petits

Étape 3 : Mappage des Champs

Vous associez ici les colonnes de votre fichier aux champs du système.

Champs obligatoires :

Champs optionnels :

• Référence client
• Notes spéciales
• Valeur déclarée
• Dimensions (longueur, largeur, hauteur)
• Type de service

Astuces de mappage :

• Le système suggère automatiquement des mappages basés sur les noms de colonnes
• Vous pouvez enregistrer votre configuration de mappage pour les futurs imports
• Vérifiez l’aperçu pour confirmer que les données sont bien interprétées

Étape 4 : Traitement

1. Confirmez la configuration et cliquez sur « Traiter »
2. Le fichier est traité en arrière-plan
3. Vous pouvez fermer la fenêtre sans interrompre le processus
4. Vous recevrez une notification à la fin

États du traitement :

• En file d’attente : en attente de traitement
• En traitement : fichier en cours de traitement
• Terminé : toutes les commandes créées avec succès
• Partiel : certaines commandes ont eu des erreurs
• Échoué : erreur générale pendant le traitement

Résultats et Rapports

À la fin, vous verrez :

• Nombre total de lignes traitées
• Commandes créées avec succès
• Commandes en erreur
• Temps total de traitement

Vous pouvez :

• Voir directement les commandes créées
• Télécharger un rapport détaillé au format Excel
• Retraiter uniquement les lignes en erreur

Temps Estimés

Bonnes Pratiques

Préparation du Fichier

• Assurez-vous que toutes les données sont complètes
• Gardez un format cohérent pour les dates et les nombres
• Supprimez les lignes en double
• Vérifiez que les adresses sont correctes

Pendant le Mappage

• Vérifiez l’aperçu des données
• Confirmez que tous les champs obligatoires sont mappés
• Enregistrez votre configuration de mappage pour les futurs imports

Après le Traitement

• Consultez le résumé des résultats
• Corrigez les erreurs et retraitez uniquement ces lignes
• Vérifiez un échantillon des commandes créées

Cas d’Usage Courants

E-commerce

• Traiter les commandes quotidiennes depuis votre plateforme de vente
• Importer les données depuis votre système de gestion des commandes

Logistique

• Importer des commandes de plusieurs clients
• Traiter des manifestes d’expédition

Fulfillment

• Importer depuis plusieurs canaux de vente
• Gérer les pics de demande (haute saison)

Résolution de Problèmes

Erreur : « Aucune zone générique configurée »

Solution : contactez l’administrateur pour qu’il configure les zones tarifaires.

Erreur : « Format de fichier non pris en charge »

Solution : enregistrez votre fichier en .xlsx ou .csv et réessayez.

Erreur : « Champ obligatoire non mappé »

Solution : assurez-vous de mapper toutes les colonnes requises lors de l’étape de mappage.

Erreur : « Données incohérentes dans la colonne »

Solution : vérifiez que les données ont un format cohérent (par exemple, tous les e-mails valides).

Questions Fréquentes

Puis-je fermer le navigateur pendant le traitement ?

Oui, le traitement continue en arrière-plan. Vous recevrez une notification à la fin.

Que se passe-t-il si certaines lignes ont des erreurs ?

Le système traite toutes les lignes valides et vous montre un rapport avec les erreurs. Vous pouvez corriger uniquement les lignes problématiques et les retraiter.

Puis-je utiliser mon propre modèle Excel ?

Oui, le système permet de mapper n’importe quelle structure de colonnes aux champs requis.

Comment enregistrer ma configuration de mappage ?

Pendant l’étape de mappage, il existe une option pour enregistrer la configuration. La prochaine fois que vous utiliserez un fichier similaire, vous pourrez charger cette configuration.

Quelle est la limite de commandes par fichier ?

Nous recommandons jusqu’à 10 000 commandes par fichier pour de meilleures performances. Pour des volumes plus importants, divisez en plusieurs fichiers.