Guide des Géorepérages

Introduction

Un géorepérage est une zone circulaire que vous dessinez sur la carte — par exemple, autour de votre entrepôt. Le système détecte automatiquement quand un coursier entre ou sort de cette zone et le transforme en information utile pour votre activité : événements sur les expéditions, historique des visites avec leur durée, et contexte visuel sur la carte en direct.

En bref : vous dessinez la zone une seule fois, et à partir de là le système enregistre pour vous ce que quelqu’un devait auparavant noter à la main.

Où les trouver : menu latéral → Carte en direct → Géorepérages.

Avant de commencer

Deux éléments sont nécessaires pour que les zones fonctionnent :

1. Activer le géorepérage : allez dans Organisation → Système et activez « Activer le géorepérage ». Vous pouvez configurer des zones avec l’interrupteur désactivé, mais rien ne sera détecté avant de l’activer.
2. Coursiers partageant leur position : la détection utilise la position que les coursiers partagent depuis l’application mobile. Si un coursier ne partage pas sa position, ses entrées et sorties ne peuvent pas être détectées.

Créer un géorepérage

Dans Carte en direct → Géorepérages, cliquez sur « Nouveau géorepérage ». La première chose à choisir est ce que vous voulez surveiller :

Option A — Une de vos agences (la plus rapide)

Si vos agences sont déjà chargées, pas besoin de rechercher l’adresse à nouveau :

1. Choisissez « Une de mes agences ».
2. Recherchez l’agence par nom, code ou ville et sélectionnez-la. Le nom et la position se remplissent automatiquement à partir des données de cette agence.
3. Ajustez le rayon si nécessaire. 150 mètres est proposé par défaut, ce qui couvre généralement l’emprise d’un comptoir ; si votre installation est plus grande, augmentez-le.
4. Vérifiez le centre sur la carte. La position enregistrée correspond généralement à la porte du local, vous pouvez donc déplacer le repère pour que le cercle couvre aussi la cour de manœuvre.
5. Enregistrez.

La zone est marquée comme Entrepôt, ce qui lui permet de générer des événements automatiques, et dans la liste vous verrez le code de l’agence qu’elle surveille.

Une agence ne peut avoir qu’une seule zone. Celles qui en ont déjà une apparaissent en gris avec la mention « Possède déjà un géorepérage » : si vous devez la modifier, éditez la zone existante plutôt que d’en créer une autre. Deux zones au même endroit feraient que la même expédition reçoive l’événement deux fois.

Seules les agences actives dont la position est renseignée apparaissent. Si l’une d’elles manque dans la liste, complétez sa position sur sa fiche et revenez.

Option B — Un autre emplacement

Pour tout point qui n’est pas une agence (un client fréquent, une zone d’opération) :

1. Choisissez « Un autre emplacement ».
2. Donnez-lui un nom clair (par exemple, « Entrepôt central »).
3. Choisissez le type (voir la section suivante).
4. Placez le centre de la zone : recherchez une adresse dans le champ de recherche, ou cliquez directement sur la carte. Vous pouvez déplacer le repère pour affiner la position.
5. Définissez le rayon en mètres (entre 30 et 5000). Astuce : la précision du GPS rend les zones très petites peu fiables — pour un entrepôt, 100 à 300 mètres fonctionne généralement bien.
6. Enregistrez. La zone est active immédiatement.

Vous pouvez avoir jusqu’à 100 zones actives à la fois.

Si votre entreprise n’a pas le réseau d’agences activé, l’écran ne vous demandera pas la source et vous verrez directement le formulaire de l’option B.

Types de zone : Entrepôt et Personnalisé

Lorsque vous créez la zone à partir d’une agence, le type est déjà défini : vous n’avez pas à le choisir.

Événements automatiques (zones de type Entrepôt uniquement)

Lors de la création ou de la modification d’une zone de type Entrepôt, vous pouvez activer les « Événements automatiques ». Une fois activés :

• Quand le coursier quitte la zone, chaque expédition qui lui est assignée reçoit l’événement « Départ de l’entrepôt » et passe au statut En transit — sans que personne n’ait besoin de saisir quoi que ce soit, commande par commande.
• Quand le coursier revient, les expéditions pas encore livrées reçoivent l’événement « Arrivée à l’entrepôt ».
• Les deux événements sont enregistrés dans l’historique de chaque expédition avec l’heure réelle du passage, et sont visibles sur la page de suivi publique : vos clients voient que leur expédition avance sans avoir à appeler pour se renseigner.

Les expéditions déjà livrées ne sont jamais modifiées.

Activité de la zone : qui est entré, quand et pendant combien de temps

Chaque zone conserve son propre historique de visites. Pour le consulter, dans la liste des zones cliquez sur le bouton activité (icône d’horloge) de la zone qui vous intéresse. Un panneau s’ouvre avec :

• Dans la zone actuellement : combien de coursiers sont présents en ce moment.
• Visites aujourd’hui : combien d’entrées ont été enregistrées aujourd’hui.
• Séjour moyen (7 jours) : la durée d’une visite typique au cours de la semaine écoulée.
• L’historique des visites : qui est entré, à quelle heure, à quelle heure il est sorti et combien de temps a duré le séjour. Les visites en cours sont marquées avec le libellé « Dans la zone ».

Cela fonctionne pour tous les types de zone (Entrepôt et Personnalisé) et permet de répondre à des questions comme : à quelle heure la tournée est-elle partie ce matin ?, combien de temps le coursier a-t-il passé dans la zone du client ?, qui se trouve à l’entrepôt en ce moment ?

L’historique est conservé environ 3 mois ; les visites les plus anciennes sont supprimées automatiquement.

Les zones sur la carte en direct

Dans Carte en direct → Coursiers en direct, il y a un bouton « Géorepérages » :

• En cliquant sur celui-ci, la carte affiche vos zones actives (Entrepôt en bleu, Personnalisé en gris) et se repositionne pour les afficher toutes.
• La flèche à côté du bouton ouvre la liste des zones : choisissez-en une et la carte s’y déplace directement avec ses informations.
• Depuis la page des Géorepérages, le bouton « Voir la carte en direct » vous amène à la carte avec les zones déjà visibles.

Modifier, désactiver et réactiver

• Modifier : utilisez le bouton crayon dans la liste, ou cliquez sur la zone sur la carte et appuyez sur « Modifier » dans sa fenêtre d’info.
• Désactiver : utilisez l’interrupteur dans la liste. Une zone désactivée arrête de détecter les entrées et sorties, mais n’est pas perdue : vous pouvez la réactiver quand vous le souhaitez. Son historique de visites est conservé.
• Les zones ne sont jamais supprimées définitivement — les désactiver est le moyen de les « retirer » sans perdre leur configuration ni leur historique.

Questions fréquentes

J’ai créé une zone mais elle n’enregistre rien. Pourquoi ? Vérifiez trois choses : que le géorepérage est activé dans Organisation → Système, que la zone est active (interrupteur allumé), et que les coursiers partagent leur position depuis l’application mobile.

Pourquoi ne puis-je pas activer les événements automatiques sur une zone Personnalisée ? Les événements automatiques (« Départ de l’entrepôt » / « Arrivée à l’entrepôt ») décrivent des mouvements au niveau de vos installations, c’est pourquoi ils ne sont disponibles que sur les zones de type Entrepôt. Les zones Personnalisées enregistrent bien leur historique de visites.

Un coursier est passé à côté de la zone et rien n’a été enregistré. Est-ce une erreur ? Pas nécessairement. Pour éviter les faux positifs dus à l’imprécision du GPS, le système confirme une entrée ou une sortie avec plus d’une position. Un passage furtif près du bord de la zone peut ne pas compter comme une visite — c’est voulu.

Puis-je rendre la zone très petite, par exemple 10 mètres ? Le minimum est de 30 mètres, et même ainsi les zones très petites peuvent donner des résultats irréguliers en raison de la précision du GPS. Si vous remarquez des visites non enregistrées, essayez un rayon plus grand.

Les événements automatiques dupliquent-ils les événements si le GPS « rebondit » ? Non. Le système est conçu pour enregistrer chaque départ et chaque retour une seule fois, même si le signal du coursier est instable.