Questions Fréquentes - Module Flotte

Général

Que comprend le module Flotte ?

Le module Flotte comprend :

• Gestion des véhicules (voitures, fourgons, camions, motos)
• Gestion des remorques
• Attribution des conducteurs aux véhicules
• Alertes d’expiration des documents
• Historique des assignations

Ai-je besoin de permissions spéciales pour utiliser le module ?

Oui, vous devez avoir des permissions flotte assignées. Consultez votre administrateur si vous ne voyez pas l’option « Flotte » dans le menu.

Le module Flotte est-il obligatoire ?

Non, c’est un module optionnel. Votre entreprise peut décider de l’utiliser ou non.

Véhicules

Puis-je enregistrer n’importe quel type de véhicule ?

Oui, le système prend en charge : motos, voitures, fourgons, petits, moyens et grands camions, et véhicules avec remorque.

Que se passe-t-il si deux véhicules ont la même plaque ?

Ce n’est pas possible. Le système exige que chaque plaque soit unique.

Puis-je télécharger des photos du véhicule ?

Oui, vous pouvez télécharger une photo du véhicule lors de sa création ou de sa modification.

Les véhicules supprimés peuvent-ils être récupérés ?

Oui, les véhicules sont supprimés « en douceur » et peuvent être restaurés par un administrateur.

Conducteurs

Qu’est-ce qu’un « conducteur » dans le système ?

Un conducteur est un utilisateur ayant le rôle Coursier (Shipper) qui dispose d’un profil de conducteur avec ses informations de permis.

Un conducteur peut-il avoir plusieurs véhicules assignés ?

Non, un conducteur ne peut avoir qu’un seul véhicule assigné à la fois. Il peut cependant être réassigné à différents véhicules au fil du temps.

Un véhicule peut-il avoir plusieurs conducteurs ?

Pas simultanément. Un véhicule ne peut avoir qu’un seul conducteur assigné à la fois.

L’historique des assignations est-il conservé ?

Oui, le système conserve un enregistrement complet de toutes les assignations et désassignations, avec les dates et les raisons.

Quelles informations sur le conducteur sont enregistrées ?

• Numéro de permis
• Type de permis (A, B, C, D, E)
• Date d’expiration du permis
• Certificat médical
• Groupe sanguin
• Contact d’urgence

Remorques

Puis-je utiliser une remorque sans véhicule assigné ?

Oui, vous pouvez enregistrer des remorques sans les associer à un véhicule. Elles resteront disponibles à assigner quand nécessaire.

Une remorque peut-elle être sur plusieurs véhicules ?

Pas simultanément. Une remorque ne peut être associée qu’à un seul véhicule à la fois.

À quoi sert d’enregistrer les dimensions de la remorque ?

Les dimensions aident à planifier les charges et à vérifier que la marchandise entre dans la remorque.

Alertes

Avec combien d’avance le système m’avertit-il ?

Par défaut, 30 jours avant l’expiration de chaque document.

Quels documents le système surveille-t-il ?

• Assurance du véhicule
• Contrôle technique
• Carte grise / permis de circulation

Les alertes bloquent-elles l’utilisation du véhicule ?

Non, les alertes sont informatives. Le véhicule reste disponible pour être assigné à des commandes.

Puis-je recevoir des alertes par e-mail ?

Actuellement, les alertes s’affichent sur le tableau de bord et la page des alertes. Les notifications par e-mail sont en développement.

Intégration avec les Commandes

Que se passe-t-il quand j’assigne un coursier à une commande ?

Si le coursier a un véhicule assigné, ce véhicule est automatiquement assigné à la commande.

Puis-je assigner un véhicule différent de celui du coursier ?

Oui, vous pouvez sélectionner manuellement n’importe quel véhicule disponible lors de la modification de la commande.

À quoi sert d’assigner des véhicules aux commandes ?

• Traçabilité des livraisons
• Rapports d’utilisation de la flotte
• Conformité à la lettre de transport (Carta Porte, au Mexique)
• Analyse d’efficacité

Export

Puis-je exporter mes véhicules vers Excel ?

Oui, sur la page des véhicules (Flotte → Véhicules), vous verrez un bouton Exporter avec une icône verte. En cliquant, un fichier Excel avec toutes les données est téléchargé.

Quelles informations le fichier exporté inclut-il ?

Le fichier inclut : plaque, nom, type, marque, modèle, année, carburant, conducteur assigné (nom, e-mail, téléphone), date d’assignation, jours assigné, statut, disponibilité, et dates d’expiration des documents.

Les filtres affectent-ils l’export ?

Oui, si vous filtrez par type de véhicule ou statut, seuls les véhicules correspondant à ces filtres sont exportés.

Dans quel format est-ce exporté ?

Le fichier est exporté au format Excel (.xlsx) nommé vehicles_YYYY-MM-DD_HHmmss.xlsx.

Problèmes courants

Je ne vois pas le menu Flotte

Vérifiez que vous avez les permissions flotte. Contactez votre administrateur.

Je ne peux pas assigner un conducteur

Vérifiez que :

1. L’utilisateur a le rôle Coursier
2. L’utilisateur a un profil de conducteur actif
3. L’utilisateur n’est pas déjà assigné à un autre véhicule

Les alertes n’apparaissent pas

Vérifiez que :

1. Les véhicules ont des dates d’expiration enregistrées
2. Vous avez les permissions de visualisation des alertes
3. Les dates se situent dans la plage d’alerte (30 prochains jours ou déjà expirées)

Je ne peux pas supprimer un véhicule

Vérifiez que :

1. Vous avez la permission de suppression
2. Le véhicule n’a pas de commandes actives associées