Guide Utilisateur - Exportation des Commandes

🎯 Introduction

Ce guide vous aidera à exporter efficacement vos commandes depuis Sistrack. Il existe deux méthodes principales d’exportation, chacune conçue pour des besoins différents.

📋 Méthodes d’Exportation

Méthode 1 : Exportation Directe (Depuis la Liste)

Cette option est idéale quand vous devez exporter des commandes spécifiques déjà identifiées dans la liste.

Étapes :

1. Accéder à la liste des commandes

   • Accédez à Commandes depuis le menu principal
   • Vous verrez le tableau avec toutes vos commandes

2. Sélectionner les commandes à exporter

   • Cochez la case au début de chaque ligne
   • Vous pouvez sélectionner plusieurs commandes
   • Utilisez la case de l’en-tête pour sélectionner toutes celles visibles

3. Lancer l’exportation

   • Une fois les commandes sélectionnées, le panneau Actions en Masse apparaîtra
   • Cliquez sur « Exporter vers Excel »
   • Le fichier se téléchargera automatiquement

Avantages :

• ✅ Téléchargement immédiat
• ✅ Sélection visuelle des commandes
• ✅ Idéal pour de petites exportations

Limites :

• ⚠️ N’exporte que les commandes sélectionnées manuellement
• ⚠️ Maximum selon la pagination actuelle

Méthode 2 : Exportation en Masse (Avec Filtres)

Cette option est parfaite pour exporter de gros volumes de données selon des critères spécifiques.

Étapes :

1. Accéder à l’outil d’exportation

   • Allez dans Commandes → Exporter vers Excel (bouton dans le coin supérieur)

2. Configurer les filtres

   📅 Plage de Dates (Obligatoire)

   • Date de début : sélectionnez à partir de quand exporter
   • Date de fin : jusqu’à quand exporter
   • ⚠️ Maximum 90 jours d’écart

   📦 Statut de Commande (Optionnel)

   • Sélectionnez un statut spécifique
   • Laissez sur « Tous les statuts » pour tout inclure

   👤 Filtres Supplémentaires (Selon vos permissions)

   • Créé par : filtrer par utilisateur créateur (Admin/Manager uniquement)
   • Coursier : filtrer par coursier assigné (Admin/Manager uniquement)

3. Lancer le processus

   • Cliquez sur « Exporter les commandes »
   • Vous verrez un message de confirmation
   • Le système traitera votre demande en arrière-plan

4. Recevoir le fichier

   • Vous recevrez un e-mail quand il sera prêt
   • L’e-mail inclura un lien de téléchargement
   • Le lien est valide pendant 24 heures

Avantages :

• ✅ Exportation de gros volumes
• ✅ Filtres avancés
• ✅ Ne bloque pas votre navigateur
• ✅ Traitement optimisé

Limites :

• ⚠️ Nécessite d’attendre le traitement
• ⚠️ Maximum 90 jours par exportation

🔒 Permissions et Restrictions

Pour les utilisateurs de type Client :

Vous pouvez exporter :

• ✅ Vos propres commandes
• ✅ Filtrer par date
• ✅ Filtrer par statut

Vous NE POUVEZ PAS :

• ❌ Exporter les commandes d’autres utilisateurs
• ❌ Filtrer par créateur
• ❌ Filtrer par coursier

Pour les utilisateurs de type Admin/Manager :

Vous pouvez exporter :

• ✅ Toutes les commandes du système
• ✅ Filtrer selon n’importe quel critère
• ✅ Voir les commandes de tous les utilisateurs
• ✅ Générer des rapports complets

📊 Contenu du Fichier Excel

Le fichier exporté inclut les colonnes suivantes (mis à jour en avril 2026) :

COD vs Valeur Déclarée : ces deux colonnes (14 et 15) sont volontairement séparées car elles signifient des choses différentes. La Valeur Déclarée est la valeur de la marchandise pour l’assurance ou la douane et n’est jamais facturée. Le COD est l’argent que le coursier collecte physiquement auprès du destinataire à la livraison. Une commande peut avoir une Valeur Déclarée sans COD, un COD sans Valeur Déclarée, les deux, ou aucun des deux.

💡 Astuces et Bonnes Pratiques

Pour des Exportations Efficaces :

1. Utilisez des plages de dates spécifiques

   • Évitez d’exporter « toute l’année »
   • Divisez en périodes mensuelles si vous avez besoin de beaucoup de données

2. Appliquez des filtres quand c’est possible

   • Réduit le volume de données
   • Accélère le traitement

3. Planifiez les grandes exportations

   • Faites-les aux heures de moindre activité
   • Le système vous notifiera quand elle sera prête

4. Vérifiez votre e-mail

   • Assurez-vous que votre e-mail est à jour
   • Vérifiez le dossier spam si vous ne recevez pas la notification

Cas d’Usage Courants :

📈 Rapport Mensuel

1. Utilisez l’exportation en masse
2. Sélectionnez le premier et le dernier jour du mois
3. Laissez « Tous les statuts »
4. Exportez et analysez dans Excel

🔍 Audit de Commandes Spécifiques

1. Utilisez la liste avec des filtres
2. Recherchez les commandes dont vous avez besoin
3. Sélectionnez-les manuellement
4. Exportez directement

💼 Rapport pour un Client

1. Utilisez l’exportation en masse
2. Filtrez par la période demandée
3. Si vous êtes Admin, filtrez par l’utilisateur du client
4. Exportez et partagez le fichier

❓ Questions Fréquentes

Pourquoi ne puis-je pas exporter plus de 90 jours ?

Pour des raisons de performance et pour garantir que le processus se termine avec succès. Si vous avez besoin de plus de données, effectuez plusieurs exportations.

Combien de temps prend l’exportation en masse ?

Cela dépend du volume de données :

• < 1 000 commandes : 1-2 minutes
• 1 000-10 000 commandes : 2-5 minutes

• 10 000 commandes : 5-15 minutes

Pourquoi n’ai-je pas reçu l’e-mail ?

1. Vérifiez votre dossier spam
2. Confirmez que votre e-mail est correct sur votre profil
3. Attendez au moins 15 minutes
4. Si le problème persiste, contactez le support

Puis-je programmer des exportations automatiques ?

Pas actuellement, mais vous pouvez configurer des rappels pour le faire manuellement de façon périodique.

Le fichier inclut-il des informations sensibles ?

Le fichier n’inclut que les informations auxquelles vous avez accès selon vos permissions. Les données sensibles comme les mots de passe ne sont jamais exportées.

Que faire si le fichier est corrompu ?

1. Essayez de le télécharger à nouveau
2. Vérifiez que vous avez Excel ou un logiciel compatible
3. Si le problème persiste, demandez une nouvelle exportation

🆘 Support

Si vous rencontrez des problèmes avec l’exportation :

1. Vérifiez vos permissions - assurez-vous que votre rôle inclut l’exportation de commandes
2. Vérifiez les filtres - confirmez que la plage de dates est valide
3. Contactez le support - fournissez :
   • La date et l’heure de la tentative
   • Les filtres utilisés
   • Le message d’erreur (s’il y en a)
   • Votre rôle utilisateur

🔄 Mises à Jour Récentes

• v2.1 : ajout du filtre par coursier
• v2.0 : implémentation de l’exportation asynchrone
• v1.5 : limite de 90 jours par exportation
• v1.0 : exportation directe depuis la liste

Cette documentation est mise à jour régulièrement. Dernière révision : janvier 2025