Questions Fréquentes - Système d'Export

📋 Index Rapide

• Problèmes Courants
• Limites et Restrictions
• Permissions et Accès
• Format et Contenu
• Performance
• Erreurs et Solutions

🔧 Problèmes Courants

Pourquoi je ne vois pas le bouton d’export ?

Causes possibles :

• Votre rôle n’inclut pas la permission d’exporter des commandes
• Vous n’avez sélectionné aucune commande

Solution :

1. Vérifiez votre rôle avec votre administrateur
2. Assurez-vous de sélectionner au moins une commande
3. Contactez le support si le problème persiste

Pourquoi mon export est-il vide ?

Causes fréquentes :

1. Filtres trop restrictifs : vérifiez la plage de dates
2. Pas de commandes propres : les clients ne peuvent exporter que leurs propres commandes
3. Statut inexistant : le statut sélectionné n’a aucune commande

Comment vérifier :

1. Vérifiez la liste des commandes avec les mêmes filtres
2. Si vous ne voyez pas de commandes, ajustez les filtres
3. Essayez une plage de dates plus large

Pourquoi n’ai-je pas reçu l’e-mail avec le fichier ?

Liste de vérification :

• Au moins 15 minutes se sont écoulées
• Vous avez vérifié le dossier spam/courrier indésirable
• Votre e-mail dans votre profil est correct
• Le processus n’a pas échoué (vérifiez les notifications)

Solutions :

1. Attendez un peu plus longtemps (les gros exports prennent du temps)
2. Marquez nos e-mails comme « Pas spam »
3. Mettez à jour votre e-mail dans Paramètres → Profil
4. Essayez un nouvel export avec moins de données

📏 Limites et Restrictions

Quelle est la limite maximale d’export ?

Puis-je exporter plus de 90 jours ?

Pas directement, mais vous avez des options :

1. Exports multiples

   • Exportez par trimestre
   • Combinez les fichiers localement

2. Demande spéciale

   • Contactez votre administrateur
   • Justifiez le besoin
   • Cela peut être fait manuellement

Exemple de découpage :

Janvier-Mars → Export_T1.xlsx
Avril-Juin → Export_T2.xlsx
Juillet-Sept → Export_T3.xlsx
Oct-Déc → Export_T4.xlsx

Pourquoi certains filtres n’apparaissent-ils pas ?

Les filtres s’affichent selon vos permissions :

Si vous avez besoin de plus de filtres :

• Demandez une mise à niveau de permission
• Justifiez le cas d’usage
• Votre administrateur peut l’ajuster

🔐 Permissions et Accès

Quelles commandes puis-je exporter ?

Cela dépend de votre rôle :

Client → Uniquement vos propres commandes
Vendeur → Uniquement vos propres commandes
Manager → Toutes les commandes du système
Admin → Toutes les commandes du système
Coursier → Ne peut pas exporter

Pourquoi le message « Pas de permission d’exporter » apparaît-il ?

Vérification rapide :

1. Êtes-vous un Coursier ? (Ils n’ont pas la permission d’export)
2. Essayez-vous d’exporter les commandes d’autres personnes ? (Seuls Admin/Manager peuvent)
3. Votre compte est-il actif ?

Solution :

• Contactez votre administrateur
• Demandez-lui d’activer l’export de commandes pour votre rôle
• Vérifiez que votre rôle est correct

Puis-je exporter les commandes d’un client spécifique ?

Uniquement si vous êtes Admin ou Manager :

• Utilisez le filtre « Créé par »
• Recherchez le client par nom
• Appliquez le filtre et exportez

Si vous êtes Client :

• Non, vous ne pouvez exporter que vos propres commandes
• Demandez à votre administrateur de le faire pour vous

📄 Format et Contenu

Quel format est utilisé pour l’export ?

Format principal : Excel (.xlsx)

• Compatible avec Excel 2007+
• Compatible avec Google Sheets
• Compatible avec LibreOffice Calc
• Compatible avec Numbers (Mac)

Pas encore disponible :

• CSV (bientôt disponible)
• PDF (en développement)
• JSON (via API uniquement)

Quelles colonnes le fichier inclut-il ?

27 colonnes (mis à jour en avril 2026). Inclut, entre autres :

• ID interne et référence externe (#, ID COMMANDE)
• Expéditeur (nom, ville d’origine)
• Destinataire (nom, adresse, ville, région, pays, code postal, téléphone)
• Poids en KG ou LB
• VALEUR DÉCLARÉE (pour assurance/douane — non facturée)
• MONTANT COD (argent que le coursier collecte auprès du destinataire)
• Description du colis et nombre de colis
• COÛT D’EXPÉDITION (tarif du service)
• Type de service (ex. Express 24h)
• Dates (création, expédition, livraison)
• Coursier assigné
• Statut de l’expédition (En préparation, En transit, Livrée, etc.)
• Statut de paiement (Payé, Non payé, En attente)

Pour tous les détails de chaque colonne, voir le Guide d’Export.

COD vs. Valeur Déclarée : ces deux colonnes apparaissent séparément. La Valeur Déclarée est la valeur des marchandises pour l’assurance/la douane — jamais facturée. Le COD est l’argent que le coursier collecte physiquement auprès du destinataire à la livraison.

Puis-je personnaliser les colonnes ?

Pas pour le moment, mais c’est en développement :

• Prochaine version : sélection des colonnes
• Futur : modèles personnalisés
• Futur : ordre des colonnes configurable

Solution de contournement actuelle :

1. Exportez tout
2. Masquez des colonnes dans Excel
3. Enregistrez comme modèle personnel

⚡ Performance

Combien de temps prend l’export ?

Temps estimés :

Pourquoi mon export est-il lent ?

Facteurs affectant la vitesse :

1. Volume de données - Plus de commandes = plus de temps
2. Complexité - Commandes avec de nombreux articles
3. Charge serveur - Heures de pointe vs. heures creuses
4. Filtres appliqués - Plus de filtres = plus de traitement

Astuces pour l’accélérer :

• Exportez pendant les heures de faible activité
• Réduisez la plage de dates
• Appliquez des filtres spécifiques
• Évitez d’exporter pendant la clôture de fin de mois

❌ Erreurs et Solutions

Erreur : « La plage de dates ne peut pas dépasser 90 jours »

Solution :

Date de début : 01/01/2025
Date de fin : 31/03/2025 ✅ (90 jours)

Date de début : 01/01/2025
Date de fin : 30/06/2025 ❌ (180 jours)

Erreur : « Aucune commande trouvée à exporter »

Liste de vérification :

• La plage de dates contient-elle des commandes ?
• Le statut sélectionné existe-t-il ?
• Avez-vous des commandes sur votre compte ?
• Les filtres sont-ils corrects ?

Erreur : « Export échoué - Réessayez »

Étapes à suivre :

1. Attendez 5 minutes
2. Essayez avec moins de données
3. Vérifiez votre connexion
4. Si le problème persiste, contactez le support avec :
   • L’heure de la tentative
   • Les filtres utilisés
   • Le message exact

Erreur : « Fichier corrompu ou endommagé »

Solutions possibles :

1. Téléchargez à nouveau - Le lien est valide 24h
2. Videz le cache de votre navigateur
3. Utilisez un autre navigateur
4. Vérifiez votre logiciel :
   • Excel à jour
   • N’utilisez pas Excel Online pour les gros fichiers
   • Essayez Google Sheets

🆘 Support Supplémentaire

Besoin de plus d’aide ?

Canaux de support :

1. E-mail : [email protected]
2. Chat en direct : Lun-Ven 9h-18h
3. Base de connaissances : sistrack.com/docs
4. Tickets : sistrack.com/support

Informations à fournir :

- Votre e-mail/nom d'utilisateur
- Date et heure du problème
- Étapes exactes suivies
- Message d'erreur (capture d'écran)
- Navigateur utilisé
- Filtres appliqués

📊 Cas d’Usage Avancés

Exporter pour analyse dans Power BI

1. Exportez tous les champs
2. Enregistrez dans un dossier synchronisé
3. Configurez l’actualisation automatique dans Power BI
4. Planifiez des exports hebdomadaires

Créer des rapports automatiques

Processus suggéré :

1. Exportez le même jour chaque mois
2. Utilisez des macros Excel pour le formatage
3. Distribuez automatiquement

Audit de fin de mois

Bonne pratique :

Jour 1 : Exportez le mois précédent complet
Jour 2 : Examinez les écarts
Jour 3 : Générez le rapport final

🔄 Mises à Jour et Améliorations

Que réserve l’avenir ?

v2.5 (T1 2025)

• Export CSV
• Sélection des colonnes
• Export planifié

v3.0 (T2 2025)

• Modèles personnalisés
• Export PDF
• API d’export

v3.5 (T3 2025)

• Intégration Google Drive
• Export incrémental
• Webhooks de notification

💡 Conseils Finaux

Pour de meilleurs résultats :

1. Planifiez vos exports

   • Définissez ce dont vous avez besoin avant d’exporter
   • Utilisez des filtres pour réduire le volume

2. Organisez vos fichiers

   • Nommez-les de façon cohérente
   • Archivez par période

3. Optimisez le processus

   • Exportez pendant les heures creuses
   • Divisez les gros exports

4. Maintenez la sécurité

   • Ne partagez pas de fichiers non chiffrés
   • Supprimez les anciens fichiers

Vous n’avez pas trouvé votre question ? Contactez-nous à [email protected]

Dernière mise à jour : janvier 2025 - v2.0