Guide des Expéditeurs et Destinataires

Introduction

Les expéditeurs et destinataires sont les contacts fondamentaux de Sistrack. Chaque commande d’envoi nécessite :

• Un expéditeur : celui qui envoie le colis
• Un destinataire : celui qui reçoit le colis

Ces deux types de contacts sont gérés de manière identique dans le système, permettant de créer, modifier, consulter et supprimer des fiches.

Importance de la Configuration du Pays

Avant de créer des expéditeurs ou destinataires, il est essentiel que le pays de votre organisation soit correctement configuré dans la section Organisation.

Pourquoi est-ce si important ?

Le pays configuré dans votre organisation active le Système Intelligent de Localisation, qui :

1. Charge automatiquement les états/départements du pays
2. Charge les municipalités/villes correspondant à chaque état
3. Adapte les champs d’adresse selon le pays
4. Valide les codes postaux dans le bon format

Exemple du Système Intelligent

Si votre organisation est au Mexique :

• Lors de la création d’un contact, le système charge les 32 états du Mexique
• En sélectionnant « Jalisco », toutes les municipalités de Jalisco apparaissent
• Le code postal est validé avec 5 chiffres

Si votre organisation est en Colombie :

• Le système charge les 32 départements de Colombie
• En sélectionnant « Antioquia », toutes les municipalités apparaissent
• Le code postal est validé avec 6 chiffres

Données d’un Contact

Les expéditeurs et destinataires partagent les mêmes champs d’information :

Informations Personnelles

Informations d’Adresse

Localisation Géographique (Optionnel)

Fonctionnement des Champs d’Adresse

Champs Dépendants

Les champs d’adresse fonctionnent en cascade :

1. Pays → Défini automatiquement selon la configuration de votre organisation
2. État/Département → Charge les villes disponibles lors de la sélection
3. Ville/Municipalité → Dépend de l’état sélectionné

Exemple Pratique

1. Pays : Mexique (automatique)
   ↓
2. État : Vous sélectionnez « Nuevo León »
   ↓
3. Ville : Les options apparaissent → Vous sélectionnez « Monterrey »
   ↓
4. Code Postal : Vous saisissez « 64000 »

Champs Variant selon le Pays

Certains champs sont affichés ou masqués selon le pays :

Créer un Nouveau Contact

Depuis le Module Contacts

1. Allez dans Expéditeurs ou Destinataires dans le menu
2. Cliquez sur « Nouveau » ou « Créer »
3. Remplissez le formulaire :
   • Informations personnelles (nom, téléphone, e-mail)
   • Adresse (état → ville → adresse précise)
4. Cliquez sur « Enregistrer »

Depuis la Création d’une Commande

Vous pouvez aussi créer des contacts directement lors de la création d’une commande :

1. À l’étape Expéditeur/Destinataire
2. Cliquez sur « + Créer un Expéditeur » ou « + Créer un Destinataire »
3. Un formulaire contextuel (modal) s’ouvre
4. Remplissez les informations et enregistrez
5. Le contact est sélectionné automatiquement

Rechercher des Contacts

Recherche Rapide

Lors de la création d’une commande, vous pouvez rechercher des contacts existants :

1. Saisissez dans le champ de recherche (nom, téléphone ou e-mail)
2. Une liste de résultats apparaît
3. Sélectionnez le contact souhaité
4. Les données se chargent automatiquement

Filtres Disponibles

Dans la liste des contacts, vous pouvez filtrer par :

• Nom
• Ville
• État
• Date de création

Modifier un Contact

1. Recherchez le contact dans la liste
2. Cliquez sur « Modifier » ou l’icône de modification
3. Modifiez les champs nécessaires
4. Enregistrez les modifications

Champs Modifiables

Vous pouvez modifier tous les champs d’un contact, y compris :

• Données personnelles
• Adresse complète
• Coordonnées de localisation

Impact sur les Commandes Existantes

Les modifications d’un contact n’affectent pas les commandes déjà créées. Chaque commande conserve une copie des données du contact au moment de sa création.

Supprimer un Contact

1. Recherchez le contact dans la liste
2. Cliquez sur « Supprimer » ou l’icône de corbeille
3. Confirmez la suppression

Points à Considérer

• Les contacts ayant des commandes associées peuvent avoir des restrictions de suppression
• Il est recommandé de vérifier avant de supprimer

Import en Masse de Contacts

Pour ajouter beaucoup de contacts à la fois, le système inclut un assistant d’importation étape par étape :

1. Allez dans le module Expéditeurs ou Destinataires
2. Cliquez sur le bouton « Importer » — l’assistant s’ouvre
3. Téléchargez votre fichier Excel (.xlsx, .xls) ou CSV ; si vous préférez, téléchargez d’abord le modèle d’exemple
4. Faites correspondre les colonnes : l’assistant détecte automatiquement quelle colonne de votre fichier correspond à chaque donnée (nom, téléphone, e-mail, adresse…) et vous montre un aperçu en direct ; vous pouvez ajuster manuellement n’importe quelle colonne
5. Choisissez que faire des doublons : les ignorer ou mettre à jour les contacts existants avec les données du fichier
6. Consultez le résumé de validation : combien de lignes sont valides, lesquelles ont des erreurs, lesquelles sont des doublons et lesquelles comportent des avertissements — vous pouvez télécharger le détail complet
7. Confirmez l’importation et suivez la progression à l’écran ; vous pouvez quitter la page et le traitement continue

Conseils pour l’Importation

• Seul le nom est obligatoire ; le reste des données peut être complété plus tard
• Si une ligne contient un e-mail au format invalide, le contact est importé quand même sans cet e-mail (enregistré comme avertissement)
• Les doublons sont détectés par identifiant, e-mail ou nom + téléphone
• Un fichier peut contenir jusqu’à 10 000 lignes ; pour des listes plus grandes, divisez le fichier

Format du Modèle

Le modèle inclut des colonnes pour :

• Nom
• Téléphone
• E-mail
• Adresse complète
• État et ville

Localisation sur la Carte

Si votre organisation a configuré l’API Google Maps :

Sélection Manuelle de la Localisation

1. Dans le formulaire de contact, une carte apparaît
2. Cliquez sur la carte pour placer un repère
3. Les coordonnées sont enregistrées automatiquement

Avantages de la Localisation

• Adresses plus précises pour les livraisons
• Intégration avec les itinéraires des coursiers
• Meilleur suivi des colis

Bonnes Pratiques

Lors de la Création de Contacts

1. Utilisez des noms complets : facilite l’identification
2. Vérifiez le téléphone : crucial pour la livraison
3. Soyez précis dans l’adresse : incluez des repères
4. Sélectionnez état et ville : ne saisissez pas manuellement s’il y a des options

Pour les Adresses

1. Utilisez l’autocomplétion : sélectionnez dans les listes déroulantes
2. Ajoutez des repères : « Maison bleue », « En face du parc »
3. Incluez le numéro intérieur : appartement, étage, local

Pour l’Organisation

1. Évitez les doublons : recherchez avant de créer
2. Mettez à jour les données : gardez téléphones et e-mails à jour
3. Utilisez l’importation : pour ajouter beaucoup de contacts

Questions Fréquentes

Pourquoi ne vois-je pas les villes de mon état ?

Le système charge les villes automatiquement lors de la sélection de l’état. Si elles n’apparaissent pas :

• Vérifiez que le pays de votre organisation est correctement configuré
• Assurez-vous d’avoir sélectionné un état valide
• Contactez le support si le problème persiste

Puis-je créer un contact d’un autre pays ?

Le pays est défini automatiquement selon la configuration de votre organisation. Pour les envois internationaux, consultez l’administrateur sur les options disponibles.

Peut-on avoir des expéditeurs et destinataires avec le même nom ?

Oui, ce sont des fiches indépendantes. Un même contact peut être enregistré à la fois comme expéditeur et comme destinataire si nécessaire.

Que se passe-t-il si je ne trouve pas ma ville dans la liste ?

Le système contient la plupart des villes/municipalités. S’il en manque une :

• Vérifiez que vous avez sélectionné le bon état
• Dans certains cas, vous pouvez saisir le nom manuellement
• Signalez le cas au support pour ajouter la ville

Les modifications d’un contact affectent-elles les commandes précédentes ?

Non. Les commandes conservent une copie des données du contact au moment de la création. Les modifications n’affectent que les commandes futures.

Puis-je importer des contacts depuis un autre système ?

Oui, en utilisant la fonction d’importation avec un fichier Excel. Téléchargez le modèle, adaptez vos données au format requis et importez-le dans le système.

Résumé

Prochaines Étapes

• Configurez votre organisation pour activer le système de localisation
• Créez votre première commande en utilisant vos contacts
• Découvrez les tarifs appliqués selon les adresses

Besoin d’aide ? Contactez le support technique.