Guide de Gestion des Agences

Qu’est-ce que le module Agences ?

Le module Agences vous permet d’enregistrer les bureaux de votre réseau —succursales, points de retrait, centres de distribution, entrepôts ou casiers— avec leur localisation, contact et horaires. Vous pouvez aussi leur affecter du personnel et indiquer lesquels sont affichés à vos clients comme points de livraison à proximité.

Activer le module

Le module est désactivé par défaut.

1. Allez dans Organisation → Système
2. Activez l’interrupteur Agences
3. L’option Agences apparaîtra dans le menu latéral

Seul un administrateur peut activer ou désactiver le module.

Voir la liste des bureaux

1. Dans le menu latéral, allez dans Agences
2. Vous verrez un tableau avec tous vos bureaux enregistrés, avec leur type, localisation, statut et nombre d’employés
3. Vous pouvez rechercher par nom, code, ville ou état, et filtrer par type, propriété et statut

Enregistrer un nouveau bureau

1. Cliquez sur Nouvelle Agence
2. Remplissez les informations :

3. Cochez les options qui s’appliquent :

   • Actif : le bureau est opérationnel.
   • Public : le bureau est affiché à vos clients comme point de livraison. (Voir Bureaux à proximité.)
   • Accepte le paiement à la livraison (COD) : le bureau peut recevoir des paiements à la livraison.

4. Enregistrez. Le bureau sera enregistré et vous pourrez ensuite lui affecter du personnel.

À propos de la localisation sur la carte

La localisation sur la carte est obligatoire : c’est ce qui permet de recommander le bureau par proximité à vos clients. Lorsque vous saisissez l’adresse, la carte essaie de la localiser automatiquement ; si ce n’est pas exact, faites glisser l’épingle jusqu’au bon endroit.

Modifier ou supprimer un bureau

• Pour modifier : ouvrez le bureau et cliquez sur Modifier. Vous pouvez aussi y ajuster les horaires d’ouverture.
• Pour supprimer : utilisez l’option Supprimer dans le détail du bureau.

Affecter du personnel à un bureau

1. Ouvrez le détail du bureau
2. Dans la section Employés, cliquez sur Ajouter un employé
3. Recherchez les personnes par nom ou e-mail et sélectionnez-en une ou plusieurs à la fois
4. Vous pouvez marquer un bureau comme principal pour une personne (chaque personne n’a qu’un seul bureau principal)
5. Pour retirer quelqu’un, utilisez l’option de retrait à côté de son nom

Le rôle de chaque personne dans le bureau est celui qui lui est déjà affecté dans le système (par exemple, Coursier ou Gérant) ; un rôle distinct par bureau n’est pas défini.

Types de bureaux

Statut d’un bureau

Chaque bureau affiche son statut opérationnel : En activité, Fermé, À pleine capacité ou Fermé temporairement. Ce statut est purement informatif et c’est vous qui le définissez.