Notificaciones de WhatsApp

Que son las notificaciones de WhatsApp?

Las notificaciones de WhatsApp te permiten enviar mensajes automaticos a tus remitentes y destinatarios cuando el estado de una orden cambia. Por ejemplo, puedes notificar automaticamente al destinatario cuando su paquete esta “En camino” o “Listo para entrega”.

Como funciona?

1. Configuras tu cuenta de WhatsApp Business desde la seccion de Integraciones
2. Activas las notificaciones en los estados de orden que desees
3. Cada vez que una orden cambia a ese estado, el sistema envia un mensaje de WhatsApp automaticamente al remitente, destinatario, o ambos

Requisitos previos

• Una cuenta de WhatsApp Business (no la app personal)
• Un numero de telefono verificado en tu cuenta de WhatsApp Business
• Creditos de WhatsApp disponibles en tu cuenta de Sistrack (1 credito = 1 mensaje)

Configuracion inicial

Paso 1: Conectar tu cuenta

1. Ve a Integraciones > WhatsApp en el menu lateral
2. Haz clic en Configurar WhatsApp
3. Sigue el proceso de Embedded Signup de Meta:
   • Inicia sesion con tu cuenta de Facebook/Meta
   • Selecciona tu WhatsApp Business Account (WABA)
   • Autoriza los permisos necesarios
4. Al completar la conexion, el sistema automaticamente:
   • Configura tu numero de telefono
   • Sincroniza tus contactos de WhatsApp Business
   • Crea las plantillas de mensaje necesarias en tu cuenta (aprobacion instantanea)

Paso 2: Comprar creditos

1. Ve a Integraciones > WhatsApp > Creditos
2. Selecciona el paquete de creditos que necesitas
3. Completa la compra
4. Tu saldo se actualizara inmediatamente

Paso 3: Activar notificaciones por estado

1. Ve a Configuracion > Estados de orden (Custom Steps)
2. Edita el estado donde quieres enviar notificaciones
3. En la seccion Notificaciones, activa:
   • WhatsApp al remitente — Notifica a quien envia el paquete
   • WhatsApp al destinatario — Notifica a quien recibe el paquete
4. (Opcional) Selecciona una plantilla de mensaje especifica para este estado, o deja “Usar plantilla predeterminada”
5. Guarda los cambios

Como se envian los mensajes?

• Los mensajes se envian automaticamente cuando una orden cambia al estado configurado
• Se usa una plantilla de mensaje pre-aprobada por Meta/WhatsApp
• El mensaje incluye: nombre del destinatario, codigo de rastreo, y un boton para ver detalles del pedido
• Los mensajes se envian desde tu numero de WhatsApp Business, no desde Sistrack

Plantillas de Mensaje

Las plantillas son mensajes pre-aprobados por Meta que se usan para enviar notificaciones automaticas. Sistrack incluye una biblioteca de plantillas de logistica listas para usar.

Mis Plantillas

En Integraciones > WhatsApp > pestana Plantillas > Mis Plantillas puedes ver las plantillas que tienes activadas:

• Estado: Aprobada (verde), Pendiente (amarillo), Rechazada (rojo)
• Predeterminada: La plantilla marcada con estrella se usa por defecto
• Vista previa: Pasa el mouse sobre una plantilla para ver como se ve el mensaje
• Probar: Haz clic en el icono de enviar para recibir un mensaje de prueba en tu telefono (no consume creditos)
• Eliminar: Puedes quitar plantillas rechazadas de tu lista
• Reintentar: Puedes volver a solicitar una plantilla que fue rechazada

Biblioteca de Plantillas

En la pestana Biblioteca encontraras plantillas pre-aprobadas por Meta organizadas por categoria:

• Confirmacion de Envio — “Tu pedido ha sido enviado”
• Actualizacion de Entrega — “Tu pedido esta en camino”
• Confirmacion de Entrega — “Tu pedido fue entregado”
• Entrega Fallida — “No pudimos completar la entrega”
• Confirmacion de Devolucion — “Recibimos tu devolucion”
• Confirmacion de Pedido — “Tu pedido ha sido confirmado”
• Recogida de Pedido — “Tu pedido esta listo para recoger”

Para agregar una plantilla:

1. Navega por las categorias en el menu lateral
2. Revisa la vista previa del mensaje (estilo WhatsApp)
3. Haz clic en Provisionar
4. La plantilla estara disponible en segundos (pre-aprobada por Meta)

Seleccionar plantilla por estado

Cuando editas un estado de orden y activas notificaciones de WhatsApp, puedes elegir que plantilla usar. Veras una vista previa del mensaje al seleccionar una plantilla.

Creditos

• Cada mensaje enviado consume 1 credito
• Puedes ver tu saldo actual en Integraciones > WhatsApp > Creditos
• Si no tienes creditos suficientes, las notificaciones no se enviaran (las ordenes siguen funcionando normalmente)
• Recibiras una alerta cuando tu saldo sea bajo

Historial de mensajes

En Integraciones > WhatsApp > Mensajes puedes ver:

• Todos los mensajes enviados
• El estado de cada mensaje (enviado, entregado, leido, fallido)
• El numero de telefono destinatario
• La orden asociada a cada mensaje

Bandeja de Entrada (Inbox)

La bandeja de entrada te permite ver todas las conversaciones con tus clientes en un solo lugar, similar a WhatsApp en tu telefono.

Como acceder

1. Ve a Integraciones > WhatsApp
2. Haz clic en la pestana Bandeja de entrada en el menu superior

Que puedes ver

• Panel izquierdo: Lista de todas las conversaciones, ordenadas por la mas reciente
• Panel derecho: Los mensajes de la conversacion seleccionada, con burbujas estilo WhatsApp
• Mensajes entrantes (izquierda, fondo blanco): Mensajes que tus clientes te envian
• Mensajes salientes (derecha, fondo verde): Mensajes enviados por el sistema o por ti

Responder a clientes

Puedes responder directamente a tus clientes desde la bandeja de entrada:

1. Selecciona una conversacion
2. Escribe tu mensaje en el campo de texto inferior
3. Presiona Enter o el boton de enviar

Importante — Ventana de 24 horas:

• Solo puedes responder con texto libre dentro de las 24 horas siguientes al ultimo mensaje del cliente
• Despues de 24 horas, la ventana se cierra y solo puedes enviar plantillas pre-aprobadas
• Esta es una politica de Meta/WhatsApp Business, no una limitacion de Sistrack
• El tiempo restante de la ventana se muestra en la parte superior de la conversacion

Cada respuesta consume 1 credito.

Modo Coexistencia

Esta integracion funciona en modo coexistencia, lo que significa:

• Puedes seguir usando la app de WhatsApp Business para conversar manualmente con tus clientes
• Los mensajes automaticos de Sistrack se envian por separado y no interfieren con tus conversaciones
• Ambos usan el mismo numero de telefono

Dar de baja a un contacto

Si un cliente no desea recibir notificaciones de WhatsApp, hay dos formas de darlo de baja:

Opcion 1: El cliente se da de baja solo

El cliente puede enviar cualquiera de estas palabras a tu numero de WhatsApp:

• “baja”, “dar de baja”, “stop”, “cancelar”

El sistema automaticamente:

1. Marca al contacto como “no desea recibir WhatsApp”
2. Le envia un mensaje de confirmacion: “Has sido dado de baja…”
3. No le enviara mas notificaciones automaticas

Si el cliente quiere reactivarse, puede enviar “alta”, “activar” o “start”.

Opcion 2: Tu lo das de baja manualmente

1. Ve a Remitentes o Destinatarios
2. Edita el contacto
3. Debajo del campo de telefono, marca la casilla “No enviar notificaciones por WhatsApp”
4. Guarda los cambios

Preguntas frecuentes

Puedo personalizar el mensaje que se envia?

Los mensajes usan plantillas pre-aprobadas por Meta. La plantilla incluye el nombre del destinatario, el codigo de rastreo, y un boton para ver detalles. No es posible modificar el contenido de la plantilla directamente, ya que requiere aprobacion de Meta. Sin embargo, puedes seleccionar diferentes plantillas para diferentes estados de orden.

Se crean las plantillas automaticamente?

Si. Al conectar tu cuenta de WhatsApp, Sistrack crea automaticamente una plantilla de confirmacion de envio usando la biblioteca de plantillas de Meta. Estas plantillas son pre-aprobadas y estan disponibles al instante.

Que pasa si el destinatario no tiene WhatsApp?

El mensaje no se entregara y se marcara como “fallido” en el historial. No se cobra el credito si el mensaje no se puede entregar.

Puedo enviar mensajes a numeros internacionales?

Si, siempre que el numero este en formato internacional correcto. El sistema normaliza automaticamente los numeros segun el pais configurado en tu cuenta (por ejemplo, +34 para Espana, +52 para Mexico, +57 para Colombia).

Que estados de orden envian notificaciones?

Solo los estados intermedios (custom steps) pueden enviar notificaciones. Los estados por defecto del sistema (“En transito” y “Entregado”) no disparan notificaciones de WhatsApp. Tampoco el primer ni el ultimo estado personalizado.

Necesito estar conectado para que se envien los mensajes?

No. Los mensajes se envian automaticamente en segundo plano. No necesitas tener la app abierta ni estar conectado a Sistrack.

Donde veo cuantos creditos me quedan?

En Integraciones > WhatsApp > Creditos puedes ver tu saldo actual, historial de compras y consumo.

Puedo responder a mis clientes desde Sistrack?

Si. Desde la Bandeja de Entrada puedes responder directamente a cualquier cliente que te haya enviado un mensaje en las ultimas 24 horas. Cada respuesta consume 1 credito.

Que pasa si un cliente quiere dejar de recibir notificaciones?

El cliente puede enviar la palabra “baja” o “stop” a tu numero de WhatsApp y sera dado de baja automaticamente. Tambien puedes darlo de baja manualmente desde la edicion del contacto.

Puedo probar como se ve un mensaje antes de activarlo?

Si. En Plantillas > Mis Plantillas, haz clic en el icono de enviar junto a una plantilla aprobada. Recibiras un mensaje de prueba en tu propio telefono sin consumir creditos.

Cuantas plantillas puedo tener?

Puedes provisionar tantas plantillas como necesites de la biblioteca. Cada categoria tiene varias opciones con diferentes estilos de mensaje.

Que significa “Ventana cerrada” en la bandeja de entrada?

Significa que han pasado mas de 24 horas desde el ultimo mensaje del cliente. Esto es una regla de Meta/WhatsApp, no de Sistrack. Solo puedes enviar plantillas pre-aprobadas cuando la ventana esta cerrada.