--- title: "Guía de Usuario - Módulo de Recolectas" description: "Las Recolectas (también llamadas Pickups) son solicitudes para que un repartidor recoja órdenes en una ubicación específica antes de distribuirlas. Es útil…" url: https://sistrack.com/docs/recolectas/user_guide/ category: recolectas section: docs updated: 2026-07-29 --- *Versión Markdown para agentes. Esta página en la web: https://sistrack.com/docs/recolectas/user_guide/* # Guía de Usuario - Módulo de Recolectas ## ¿Qué son las Recolectas? Las **Recolectas** (también llamadas Pickups) son solicitudes para que un repartidor recoja órdenes en una ubicación específica antes de distribuirlas. Es útil cuando tienes múltiples paquetes listos para enviar desde un mismo lugar. --- ## Acceder al Módulo 1. Inicia sesión en el sistema 2. En el menú lateral, busca **"Recolectas"** 3. Haz clic para acceder al panel de recolectas --- ## Panel Principal Al entrar verás: ### Cards de Estadísticas | Card | Significado | |------|-------------| | **Pendientes** | Recolectas creadas esperando asignación de repartidor | | **Asignadas** | Recolectas con repartidor asignado, listas para iniciar | | **En Proceso** | El repartidor está en camino o recogiendo las órdenes | | **Completadas** | Recolectas finalizadas exitosamente | | **Total** | Suma de todas las recolectas | ### Filtros - **Buscador**: Busca por número de recolecta o dirección - **Estado**: Filtra por estado específico (Pendientes, Asignadas, etc.) ### Tabla de Recolectas Muestra todas las recolectas con: - Número de recolecta (ej: REC-20241219-0001) - Dirección de recogida - Contacto - Cantidad de órdenes - Solicitante (quien creó la recolecta) - Repartidor asignado - Estado actual - Tiempo de espera --- ## Crear una Nueva Recolecta ### Paso 1: Abrir el formulario Haz clic en el botón **"+ Nueva Recolecta"** en la esquina superior derecha. ### Paso 2: Seleccionar órdenes Se abrirá un modal con las órdenes disponibles para recolectar. **Filtros disponibles:** - **Buscador**: Escribe para buscar por número de tracking, remitente o destinatario - **Período**: Selecciona el rango de fechas (últimos 7, 15, 30, 60, 90 días o todo) **Para seleccionar órdenes:** - Haz clic en el checkbox de cada orden que deseas incluir - O haz clic en cualquier parte de la fila - Usa **"Seleccionar todo"** para marcar todas las órdenes visibles > **Nota:** Solo aparecen órdenes que: > - No están asignadas a otra recolecta > - No han sido entregadas > - No están eliminadas ### Paso 3: Completar información | Campo | Descripción | Requerido | |-------|-------------|-----------| | **Dirección de recolección** | Dónde debe ir el repartidor a recoger | Recomendado | | **Nombre del contacto** | Persona que entregará los paquetes | Recomendado | | **Teléfono del contacto** | Para que el repartidor pueda comunicarse | Recomendado | | **Prioridad** | Baja, Normal o Alta | Opcional | | **Notas** | Instrucciones especiales | Opcional | > **Tip:** Al seleccionar la primera orden, el sistema auto-completa la dirección y contacto del remitente. ### Paso 4: Crear Haz clic en **"Crear Recolecta"**. Se generará automáticamente un número único. --- ## Recolectas Automáticas Algunas tarifas **incluyen la recogida del paquete**. Cuando creas una orden y eliges una de esas tarifas, no necesitas crear la recolecta a mano: el sistema la genera automáticamente en la dirección del remitente. ### Cómo funciona 1. Al elegir la tarifa durante la creación de la orden, verás la etiqueta **"Recogida incluida"** en la opción. 2. Al finalizar la orden, la pantalla de confirmación muestra la tarjeta **"Recolecta programada"** con la dirección de recogida, la fecha y el número de referencia. 3. La recolecta aparece en este panel en estado **Pendiente**, lista para asignar un repartidor, igual que una creada manualmente. ### Agrupación por remitente y día Si creas varias órdenes del **mismo remitente en el mismo día** con una tarifa que incluye recogida, todas se agrupan en **una sola recolecta**. Así el repartidor hace un único viaje a esa dirección en lugar de uno por cada orden. > **Nota:** La opción **"Incluye recogida"** se activa al configurar cada tarifa. Consulta la guía de tarifas para más detalle. --- ## Estados de una Recolecta ### 1. Pendiente - **Significado:** La recolecta fue creada pero no tiene repartidor asignado - **Acciones disponibles:** Asignar repartidor, Editar, Cancelar ### 2. Asignada - **Significado:** Un repartidor fue asignado y está por iniciar - **Acciones disponibles:** Reasignar repartidor, Editar, Cancelar ### 3. En Proceso - **Significado:** El repartidor está recogiendo las órdenes - **Acciones disponibles:** Completar (solo el repartidor) ### 4. Completada - **Significado:** Todas las órdenes fueron recogidas exitosamente - **Acciones disponibles:** Solo visualización ### 5. Cancelada - **Significado:** La recolecta fue cancelada - **Acciones disponibles:** Solo visualización --- ## Asignar un Repartidor ### Desde la lista: 1. Busca la recolecta en estado "Pendiente" 2. Haz clic en el botón **"Asignar"** 3. Selecciona un repartidor del listado 4. Confirma la asignación ### Desde el detalle: 1. Abre la recolecta haciendo clic en su número 2. En la sección de acciones, haz clic en **"Asignar Repartidor"** 3. Selecciona el repartidor y confirma ### Reasignar: Si necesitas cambiar el repartidor de una recolecta ya asignada: 1. Haz clic en **"Reasignar"** 2. Selecciona el nuevo repartidor 3. El repartidor anterior será notificado del cambio --- ## Ver Detalle de una Recolecta Haz clic en el número de recolecta (ej: REC-20241219-0001) para ver: ### Información General - Número de recolecta - Estado actual - Prioridad - Fecha de creación - Solicitante ### Información de Recolección - Dirección completa - Nombre del contacto - Teléfono del contacto - Notas/instrucciones ### Repartidor Asignado - Nombre del repartidor - Teléfono de contacto - Fecha de asignación ### Órdenes Incluidas Tabla con todas las órdenes: - ID de orden - Número de tracking - Remitente - Destinatario - Descripción del contenido --- ## Editar una Recolecta Solo puedes editar recolectas en estado **Pendiente** o **Asignada**. ### Campos editables: - Dirección de recolección - Contacto (nombre y teléfono) - Prioridad - Tipo de destino - Notas ### Campos NO editables: - Órdenes asociadas (se muestran como referencia) - Número de recolecta - Estado Para editar: 1. Abre el detalle de la recolecta 2. Haz clic en el botón **"Editar"** (icono de lápiz) 3. Modifica los campos necesarios 4. Haz clic en **"Guardar Cambios"** --- ## Cancelar una Recolecta Solo puedes cancelar recolectas en estado **Pendiente** o **Asignada**. 1. Desde la lista, haz clic en el botón de cancelar (X roja) 2. O desde el detalle, haz clic en **"Cancelar Recolecta"** 3. Confirma la acción > **Importante:** Al cancelar una recolecta, las órdenes quedan disponibles para ser incluidas en otra recolecta. --- ## Flujo Completo de una Recolecta ``` 1. CREAR 2. ASIGNAR 3. INICIAR 4. COMPLETAR ────► ────► ────► ────► Operador Operador Repartidor Repartidor crea la asigna un inicia la completa la recolecta repartidor recolección recolección ``` --- ## Preguntas Frecuentes ### ¿Puedo agregar órdenes a una recolecta existente? Manualmente no: para órdenes sueltas debes crear una nueva recolecta. Sin embargo, con las **tarifas que incluyen recogida**, el sistema agrupa automáticamente varias órdenes del mismo remitente y día en una sola recolecta (ver "Recolectas Automáticas"). ### ¿Qué pasa si cancelo una recolecta con órdenes? Las órdenes quedan liberadas y pueden ser incluidas en otra recolecta. ### ¿Por qué no aparece una orden en la lista de disponibles? La orden puede: - Ya estar en otra recolecta - Estar marcada como entregada - Estar eliminada - Tener más de 30 días (ajusta el filtro de período) ### ¿Puedo asignar la misma orden a múltiples recolectas? No. Una orden solo puede estar en una recolecta a la vez. ### ¿Cómo sé cuánto tiempo lleva esperando una recolecta? En la columna "Espera" de la tabla se muestra el tiempo transcurrido desde la creación. ### ¿Quién puede crear recolectas? Los usuarios cuyo rol incluye la creación de recolectas. Generalmente operadores y administradores. ### ¿Quién puede asignar repartidores? Los usuarios cuyo rol incluye la asignación de repartidores. Generalmente operadores y administradores. ### ¿Por qué solo veo algunas recolectas? El sistema filtra las recolectas según tu rol: - **Administradores/Managers**: Ven todas las recolectas - **Vendedores**: Solo ven las recolectas que ellos crearon - **Repartidores**: Solo ven las recolectas asignadas a ellos ### ¿Por qué no puedo editar una recolecta? Solo puedes editar recolectas si: 1. Tu rol incluye la edición de recolectas 2. Eres el creador de la recolecta, o tu rol te permite ver todas 3. La recolecta no está completada ni cancelada --- ## Acceso por Rol | Rol | Qué puede hacer | |-----|----------------| | **Super-admin / Admin** | Todo: crear, editar, asignar, cancelar, ver todas | | **Manager** | Crear, editar, asignar, cancelar, ver todas | | **Vendedor (Seller)** | Crear, editar y cancelar sus propias recolectas | | **Repartidor (Shipper)** | Ver y ejecutar recolectas asignadas (desde app móvil) | --- ## Tips y Mejores Prácticas 1. **Agrupa órdenes del mismo remitente** para optimizar las rutas del repartidor. Con las tarifas que incluyen recogida, esta agrupación ocurre automáticamente por remitente y día. 2. **Usa prioridad Alta** solo cuando sea realmente urgente para no saturar a los repartidores. 3. **Completa siempre la información de contacto** para facilitar la comunicación del repartidor. 4. **Revisa las notas** antes de asignar para asegurarte de que el repartidor tenga toda la información necesaria. 5. **Monitorea las recolectas pendientes** regularmente para evitar retrasos. --- ## Configuración del Estado de Recogida Para que el sistema de recolectas funcione correctamente, es necesario configurar cuál paso personalizado representa el estado "Recogido". Esto permite que cuando el repartidor escanee una orden, automáticamente se le asigne el estado correcto. ### ¿Qué es el Estado de Recogida? Es el paso que se asigna automáticamente a las órdenes cuando son escaneadas durante una recolecta. Por ejemplo: "Recogido", "Recolectado", "En tránsito", etc. ### Configurar el Estado de Recogida #### Opción 1: Al crear un nuevo paso 1. Ve a **Configuración > Pasos Personalizados** 2. Haz clic en **"Nuevo Paso"** 3. Completa la información del paso (ej: nombre "Recogido") 4. En la sección de configuración, activa la opción **"Marcar como Estado de Recolecta"** (icono de camión 🚚) 5. Guarda el paso #### Opción 2: Editar un paso existente 1. Ve a **Configuración > Pasos Personalizados** 2. Busca el paso que deseas usar como estado de recogida 3. Haz clic en **Editar** 4. Activa la opción **"Marcar como Estado de Recolecta"** 5. Guarda los cambios ### Ver el Estado Configurado En la lista de pasos personalizados, puedes identificar fácilmente cuál paso está configurado como estado de recogida: - Columna **"Estado Recogida"**: Muestra ✓ (verde) si el paso es el estado de recogida - Columna **"Estado Entrega"**: Muestra ✓ (verde) si el paso es el estado de entrega final ### Reglas Importantes 1. **Solo un paso** puede ser el estado de recogida a la vez 2. Al marcar un paso como estado de recogida, cualquier otro paso que lo tuviera será desmarcado automáticamente 3. Si no hay ningún paso configurado como estado de recogida, el escaneo de órdenes durante recolectas fallará ### ¿Qué pasa cuando el repartidor escanea? 1. El repartidor escanea el código de la orden en la app móvil 2. El sistema busca el paso marcado como "Estado de Recogida" 3. La orden cambia automáticamente a ese estado 4. El destinatario recibe notificación (si está configurado en el paso) --- ## Soporte Si tienes problemas o preguntas: - Contacta al administrador del sistema - Revisa los permisos de tu usuario - Verifica que las órdenes cumplan los criterios para ser recolectadas - **Asegúrate de tener un paso configurado como "Estado de Recogida"** en Pasos Personalizados --- *Última actualización: Enero 2025 (v1.1 - Estado de recogida configurable)*