Guía de Usuario - Módulo de Recolectas

¿Qué son las Recolectas?

Las Recolectas (también llamadas Pickups) son solicitudes para que un repartidor recoja órdenes en una ubicación específica antes de distribuirlas. Es útil cuando tienes múltiples paquetes listos para enviar desde un mismo lugar.

Acceder al Módulo

1. Inicia sesión en el sistema
2. En el menú lateral, busca “Recolectas”
3. Haz clic para acceder al panel de recolectas

Panel Principal

Al entrar verás:

Cards de Estadísticas

Filtros

• Buscador: Busca por número de recolecta o dirección
• Estado: Filtra por estado específico (Pendientes, Asignadas, etc.)

Tabla de Recolectas

Muestra todas las recolectas con:

• Número de recolecta (ej: REC-20241219-0001)
• Dirección de recogida
• Contacto
• Cantidad de órdenes
• Solicitante (quien creó la recolecta)
• Repartidor asignado
• Estado actual
• Tiempo de espera

Crear una Nueva Recolecta

Paso 1: Abrir el formulario

Haz clic en el botón "+ Nueva Recolecta" en la esquina superior derecha.

Paso 2: Seleccionar órdenes

Se abrirá un modal con las órdenes disponibles para recolectar.

Filtros disponibles:

• Buscador: Escribe para buscar por número de tracking, remitente o destinatario
• Período: Selecciona el rango de fechas (últimos 7, 15, 30, 60, 90 días o todo)

Para seleccionar órdenes:

• Haz clic en el checkbox de cada orden que deseas incluir
• O haz clic en cualquier parte de la fila
• Usa “Seleccionar todo” para marcar todas las órdenes visibles

Nota: Solo aparecen órdenes que:

• No están asignadas a otra recolecta
• No han sido entregadas
• No están eliminadas

Paso 3: Completar información

Tip: Al seleccionar la primera orden, el sistema auto-completa la dirección y contacto del remitente.

Paso 4: Crear

Haz clic en “Crear Recolecta”. Se generará automáticamente un número único.

Estados de una Recolecta

1. Pendiente

• Significado: La recolecta fue creada pero no tiene repartidor asignado
• Acciones disponibles: Asignar repartidor, Editar, Cancelar

2. Asignada

• Significado: Un repartidor fue asignado y está por iniciar
• Acciones disponibles: Reasignar repartidor, Editar, Cancelar

3. En Proceso

• Significado: El repartidor está recogiendo las órdenes
• Acciones disponibles: Completar (solo el repartidor)

4. Completada

• Significado: Todas las órdenes fueron recogidas exitosamente
• Acciones disponibles: Solo visualización

5. Cancelada

• Significado: La recolecta fue cancelada
• Acciones disponibles: Solo visualización

Asignar un Repartidor

Desde la lista:

1. Busca la recolecta en estado “Pendiente”
2. Haz clic en el botón “Asignar”
3. Selecciona un repartidor del listado
4. Confirma la asignación

Desde el detalle:

1. Abre la recolecta haciendo clic en su número
2. En la sección de acciones, haz clic en “Asignar Repartidor”
3. Selecciona el repartidor y confirma

Reasignar:

Si necesitas cambiar el repartidor de una recolecta ya asignada:

1. Haz clic en “Reasignar”
2. Selecciona el nuevo repartidor
3. El repartidor anterior será notificado del cambio

Ver Detalle de una Recolecta

Haz clic en el número de recolecta (ej: REC-20241219-0001) para ver:

Información General

• Número de recolecta
• Estado actual
• Prioridad
• Fecha de creación
• Solicitante

Información de Recolección

• Dirección completa
• Nombre del contacto
• Teléfono del contacto
• Notas/instrucciones

Repartidor Asignado

• Nombre del repartidor
• Teléfono de contacto
• Fecha de asignación

Órdenes Incluidas

Tabla con todas las órdenes:

• ID de orden
• Número de tracking
• Remitente
• Destinatario
• Descripción del contenido

Editar una Recolecta

Solo puedes editar recolectas en estado Pendiente o Asignada.

Campos editables:

• Dirección de recolección
• Contacto (nombre y teléfono)
• Prioridad
• Tipo de destino
• Notas

Campos NO editables:

• Órdenes asociadas (se muestran como referencia)
• Número de recolecta
• Estado

Para editar:

1. Abre el detalle de la recolecta
2. Haz clic en el botón “Editar” (icono de lápiz)
3. Modifica los campos necesarios
4. Haz clic en “Guardar Cambios”

Cancelar una Recolecta

Solo puedes cancelar recolectas en estado Pendiente o Asignada.

1. Desde la lista, haz clic en el botón de cancelar (X roja)
2. O desde el detalle, haz clic en “Cancelar Recolecta”
3. Confirma la acción

Importante: Al cancelar una recolecta, las órdenes quedan disponibles para ser incluidas en otra recolecta.

Flujo Completo de una Recolecta

1. CREAR          2. ASIGNAR        3. INICIAR         4. COMPLETAR
   ────►             ────►             ────►              ────►

Operador         Operador          Repartidor         Repartidor
crea la          asigna un         inicia la          completa la
recolecta        repartidor        recolección        recolección

Preguntas Frecuentes

¿Puedo agregar órdenes a una recolecta existente?

Actualmente no. Debes crear una nueva recolecta con las órdenes adicionales.

¿Qué pasa si cancelo una recolecta con órdenes?

Las órdenes quedan liberadas y pueden ser incluidas en otra recolecta.

¿Por qué no aparece una orden en la lista de disponibles?

La orden puede:

• Ya estar en otra recolecta
• Estar marcada como entregada
• Estar eliminada
• Tener más de 30 días (ajusta el filtro de período)

¿Puedo asignar la misma orden a múltiples recolectas?

No. Una orden solo puede estar en una recolecta a la vez.

¿Cómo sé cuánto tiempo lleva esperando una recolecta?

En la columna “Espera” de la tabla se muestra el tiempo transcurrido desde la creación.

¿Quién puede crear recolectas?

Usuarios con el permiso pickups.create. Generalmente operadores y administradores.

¿Quién puede asignar repartidores?

Usuarios con el permiso pickups.assign. Generalmente operadores y administradores.

¿Por qué solo veo algunas recolectas?

El sistema filtra las recolectas según tu rol:

• Administradores/Managers: Ven todas las recolectas
• Vendedores: Solo ven las recolectas que ellos crearon
• Repartidores: Solo ven las recolectas asignadas a ellos

¿Por qué no puedo editar una recolecta?

Solo puedes editar recolectas si:

1. Tienes el permiso de edición (pickups.update)
2. Eres el creador de la recolecta O tienes permiso para ver todas (pickups.view_all)
3. La recolecta no está completada ni cancelada

Acceso por Rol

Tips y Mejores Prácticas

1. Agrupa órdenes del mismo remitente para optimizar las rutas del repartidor.

2. Usa prioridad Alta solo cuando sea realmente urgente para no saturar a los repartidores.

3. Completa siempre la información de contacto para facilitar la comunicación del repartidor.

4. Revisa las notas antes de asignar para asegurarte de que el repartidor tenga toda la información necesaria.

5. Monitorea las recolectas pendientes regularmente para evitar retrasos.

Configuración del Estado de Recogida

Para que el sistema de recolectas funcione correctamente, es necesario configurar cuál paso personalizado representa el estado “Recogido”. Esto permite que cuando el repartidor escanee una orden, automáticamente se le asigne el estado correcto.

¿Qué es el Estado de Recogida?

Es el paso que se asigna automáticamente a las órdenes cuando son escaneadas durante una recolecta. Por ejemplo: “Recogido”, “Recolectado”, “En tránsito”, etc.

Configurar el Estado de Recogida

Opción 1: Al crear un nuevo paso

1. Ve a Configuración > Pasos Personalizados
2. Haz clic en “Nuevo Paso”
3. Completa la información del paso (ej: nombre “Recogido”)
4. En la sección de configuración, activa la opción “Marcar como Estado de Recolecta” (icono de camión 🚚)
5. Guarda el paso

Opción 2: Editar un paso existente

1. Ve a Configuración > Pasos Personalizados
2. Busca el paso que deseas usar como estado de recogida
3. Haz clic en Editar
4. Activa la opción “Marcar como Estado de Recolecta”
5. Guarda los cambios

Ver el Estado Configurado

En la lista de pasos personalizados (/custom-steps), puedes identificar fácilmente cuál paso está configurado como estado de recogida:

• Columna “Estado Recogida”: Muestra ✓ (verde) si el paso es el estado de recogida
• Columna “Estado Entrega”: Muestra ✓ (verde) si el paso es el estado de entrega final

Reglas Importantes

1. Solo un paso puede ser el estado de recogida a la vez
2. Al marcar un paso como estado de recogida, cualquier otro paso que lo tuviera será desmarcado automáticamente
3. Si no hay ningún paso configurado como estado de recogida, el escaneo de órdenes durante recolectas fallará

¿Qué pasa cuando el repartidor escanea?

1. El repartidor escanea el código de la orden en la app móvil
2. El sistema busca el paso marcado como “Estado de Recogida”
3. La orden cambia automáticamente a ese estado
4. El destinatario recibe notificación (si está configurado en el paso)

Soporte

Si tienes problemas o preguntas:

• Contacta al administrador del sistema
• Revisa los permisos de tu usuario
• Verifica que las órdenes cumplan los criterios para ser recolectadas
• Asegúrate de tener un paso configurado como “Estado de Recogida” en Pasos Personalizados

Última actualización: Enero 2025 (v1.1 - Estado de recogida configurable)