Preguntas Frecuentes - Sistema de Permisos

🔑 Preguntas Generales sobre Roles

¿Qué es un rol en el sistema?

Un rol es un conjunto predefinido de permisos que determina qué puede hacer un usuario en Sistrack. Es como un “paquete de permisos” que se asigna a los usuarios según sus responsabilidades.

¿Puedo tener más de un rol?

Sí, técnicamente es posible, pero no es recomendado. Es mejor asignar un solo rol que cubra todas las necesidades del usuario para evitar conflictos de permisos.

¿Quién puede cambiar mi rol?

Solo el Super Administrador puede asignar o cambiar roles. Si necesitas un cambio, debes solicitarlo a través de tu supervisor.

¿Cuánto tiempo tarda en aplicarse un cambio de rol?

Los cambios son inmediatos. En cuanto el Super Admin asigna el nuevo rol, puedes cerrar sesión y volver a entrar para ver los cambios.

¿Puedo solicitar permisos adicionales sin cambiar mi rol?

En casos especiales, el Super Admin puede asignar permisos individuales, pero se prefiere usar roles predefinidos para mantener consistencia.

👥 Preguntas por Rol Específico

SUPER ADMINISTRADOR

P: ¿Cuántos Super Administradores debe haber? R: Recomendamos máximo 1-2 por seguridad. Usualmente el dueño del negocio y un respaldo técnico.

P: ¿Puede un Super Admin eliminar a otro Super Admin? R: Sí, por eso es crítico limitar y proteger estos accesos.

P: ¿Qué pasa si olvido mi contraseña de Super Admin? R: Debes usar el proceso de recuperación por email o contactar soporte técnico con verificación de identidad.

ADMINISTRADOR

P: ¿Por qué no puedo eliminar usuarios siendo Admin? R: Por seguridad, solo el Super Admin puede eliminar usuarios permanentemente. Los Admin pueden desactivarlos.

P: ¿Puedo aprobar cambios de precios como Admin? R: No, los cambios críticos de precios requieren aprobación del Super Admin.

P: ¿Cuál es la diferencia principal con Super Admin? R: El Admin no puede: cambiar roles, eliminar usuarios, acceder a configuración del sistema, ni aprobar cambios críticos.

GERENTE/MANAGER

P: ¿Por qué solo puedo ver y no editar? R: El rol de Gerente está diseñado para supervisión y análisis. Si necesitas editar, solicita el rol de Admin.

P: ¿Puedo exportar todos los reportes? R: Sí, puedes exportar cualquier reporte al que tengas acceso visual.

P: ¿Puedo ver información de todos los empleados? R: Puedes ver métricas de rendimiento pero no información personal sensible.

VENDEDOR

P: ¿Puedo ver las ventas de mis compañeros? R: No, solo puedes ver tus propias ventas y métricas personales.

P: ¿Puedo dar descuentos especiales? R: No, solo puedes aplicar descuentos predefinidos. Para descuentos especiales, consulta con tu supervisor.

P: ¿Por qué no puedo eliminar una orden que creé por error? R: Por control y auditoría. Debes solicitar la eliminación a un Admin o Manager.

REPARTIDOR

P: ¿Puedo ver las entregas de otros repartidores? R: No, solo puedes ver las órdenes asignadas a ti.

P: ¿Puedo cambiar la ruta de entrega? R: Puedes reorganizar tu ruta personal, pero no reasignar órdenes a otros.

P: ¿Qué hago si me asignan una zona que no conozco? R: Contacta a tu supervisor para verificar o solicitar apoyo.

CLIENTE

P: ¿Puedo ver el precio que pagan otros clientes? R: No, solo ves las tarifas públicas o las asignadas a tu cuenta.

P: ¿Puedo cancelar una orden después de confirmarla? R: Debes contactar a servicio al cliente inmediatamente. No puedes cancelar directamente.

P: ¿Por qué no puedo editar una orden en tránsito? R: Por seguridad y logística. Los cambios deben coordinarse con servicio al cliente.

🔧 Problemas Comunes y Soluciones

“No tengo acceso a una función que necesito”

Diagnóstico:

1. Verifica tu rol actual en Mi Perfil
2. Consulta la documentación de tu rol
3. Confirma si esa función corresponde a tu rol

Solución:

• Si debería tenerlo: Cierra sesión y vuelve a entrar
• Si no corresponde: Solicita cambio de rol a tu supervisor

“Aparece error 403 - Prohibido”

Causa: No tienes permiso para esa acción Solución: Esa función requiere un rol con mayores permisos

“Puedo ver un botón pero no funciona”

Posibles causas:

• Caché del navegador desactualizado
• Permisos recién cambiados

Solución:

1. Limpia caché del navegador
2. Cierra sesión y vuelve a entrar
3. Si persiste, reporta a soporte

“Mi rol cambió pero sigo viendo lo mismo”

Solución inmediata:

1. Cierra sesión completamente
2. Limpia cookies y caché
3. Vuelve a iniciar sesión
4. Si no funciona, espera 5 minutos (propagación de caché)

🔄 Cambios y Transiciones

¿Qué pasa con mis datos si me cambian de rol?

Tus datos personales y trabajo previo se mantienen. Solo cambian tus permisos de acceso hacia adelante.

¿Pierdo acceso a órdenes que creé con mi rol anterior?

Depende del nuevo rol. Si tu nuevo rol no incluye ver órdenes, perderás acceso visual, pero las órdenes siguen existiendo.

¿Cómo sé qué puede hacer mi nuevo rol?

Consulta la documentación específica de tu rol o pide una capacitación a tu supervisor.

¿Puedo volver a mi rol anterior?

Sí, si tu supervisor lo autoriza. Los cambios de rol son reversibles.

💼 Casos de Uso Empresarial

Empleado temporal o de medio tiempo

Pregunta: ¿Qué rol asignar? Respuesta: Asigna el rol mínimo necesario para sus tareas. Usualmente Vendedor o Repartidor.

Supervisor que cubre múltiples áreas

Pregunta: ¿Necesita múltiples roles? Respuesta: No, asigna rol de Manager o Admin según si necesita modificar o solo supervisar.

Cliente que también es proveedor

Pregunta: ¿Cómo manejar accesos duales? Respuesta: Crea dos usuarios separados, uno con rol Cliente y otro con el rol interno necesario.

Auditor externo

Pregunta: ¿Qué rol dar para auditoría? Respuesta: Crea un rol personalizado de “Auditor” con permisos de solo lectura o usa Manager.

🔒 Seguridad y Mejores Prácticas

¿Cada empleado necesita su propio usuario?

SÍ, absolutamente. Nunca compartas usuarios. Cada persona debe tener su cuenta para:

• Auditoría y rastreo
• Responsabilidad individual
• Seguridad
• Métricas personales

¿Qué hacer si un empleado deja la empresa?

1. Inmediatamente: Desactivar su cuenta
2. Transferir: Reasignar sus órdenes activas
3. Auditar: Revisar sus últimas acciones
4. Documentar: Guardar registro del cambio

¿Cómo proteger roles críticos?

Para Super Admin y Admin:

• Usar contraseñas fuertes (12+ caracteres)
• Activar autenticación de dos factores
• Rotar contraseñas cada 3 meses
• Limitar acceso físico
• Auditar acciones regularmente

¿Se puede crear un rol temporal?

Sí, el Super Admin puede crear roles personalizados temporales, pero deben eliminarse cuando ya no se necesiten.

📊 Reportes y Visibilidad

¿Qué reportes puede ver cada rol?

• Super Admin/Admin: Todos los reportes
• Manager: Reportes operativos y análisis
• Accountant: Reportes financieros
• Vendedor: Solo sus métricas personales
• Repartidor: Su rendimiento de entregas
• Cliente: Sus envíos y gastos

¿Puedo programar reportes automáticos?

Depende del rol:

• Sí pueden: Super Admin, Admin, Manager
• No pueden: Vendedor, Repartidor, Cliente

¿Los reportes muestran información en tiempo real?

La mayoría sí, pero algunos reportes complejos pueden tener delay de 5-15 minutos.

🆘 Soporte y Escalación

¿A quién contacto para problemas de permisos?

1. Primer nivel: Tu supervisor directo
2. Segundo nivel: Administrador del sistema
3. Tercer nivel: Super Administrador
4. Soporte técnico: Para problemas técnicos

¿Qué información debo proporcionar?

• Tu nombre de usuario
• Rol actual
• Función que intentas realizar
• Mensaje de error exacto
• Captura de pantalla si es posible

¿Hay un manual detallado para mi rol?

Sí, cada rol tiene su documentación completa en la base de conocimientos. Solicítala a tu supervisor.

⚡ Accesos Rápidos

¿Existen atajos para funciones comunes?

Sí, cada rol tiene accesos rápidos optimizados:

• Vendedor: Crear orden, buscar cliente
• Repartidor: Ver ruta del día
• Cliente: Rastrear envío
• Manager: Ver dashboard

¿Puedo personalizar mi interfaz?

Algunos roles pueden personalizar:

• Pueden: Admin, Manager, Vendedor
• Limitado: Repartidor, Cliente
• No pueden: Roles básicos

¿El sistema funciona en móvil?

Sí, pero algunas funciones están optimizadas por rol:

• Repartidor: App móvil completa
• Cliente: Web móvil optimizada
• Admin/Manager: Mejor en desktop

📞 ¿Aún tienes dudas?

Si tu pregunta no está aquí:

1. Consulta la documentación de tu rol específico
2. Pregunta a tu supervisor
3. Contacta a soporte técnico
4. Sugiere agregar tu pregunta a este FAQ

Última actualización: Enero 2025