Plantillas de Pasos de Envío por Industria

Introducción

Cuando creas tu cuenta, Sistrack viene con la plantilla Estándar: 7 pasos de envío que cubren el ciclo completo de una mensajería local (recolección, reparto, entrega, reintento, devolución y cancelación). Para la mayoría de las empresas esa configuración funciona desde el primer día sin tocar nada.

Pero cada industria tiene flujos distintos: un e-commerce con centro de distribución no se mueve igual que una empresa de envíos internacionales con aduana de por medio. Para esos casos existen plantillas listas por industria que puedes aplicar con un clic.

💡 Esta guía es sobre las plantillas. Si ya tenés tus estados armados y querés crear uno nuevo, reordenarlos o entender los avisos de salud del flujo, ver la guía completa de Estados de Envío.

Antes de configurar tus pasos

Cada paso de envío tiene 4 propiedades clave:

1. Nombre y subtítulo: lo que ven tus clientes en el seguimiento.
2. Tipo canónico: la categoría universal del paso (Entregada, En tránsito, Recolectada, etc.). Esto permite que el sistema sepa qué significa cada paso para reportería, notificaciones automáticas e integraciones.
3. Siguiente etapa: a qué paso avanza la orden cuando el repartidor confirma la siguiente acción desde la app. Las plantillas ya traen este flujo configurado, incluido el reintento de entrega.
4. Notificaciones: si quieres mandar email o WhatsApp al remitente o destinatario cuando la orden llegue a este paso.

💡 El Tipo canónico es importante. Aunque tú llames a un paso “Saliendo del centro de distribución”, elegir el tipo canónico En tránsito hace que el sistema lo entienda como tal para reportes y comparaciones entre envíos.

⚠️ Un solo paso por tipo canónico. Cada plantilla usa cada tipo canónico una sola vez. Si dos pasos compartieran el mismo tipo, el sistema no podría distinguir a cuál mover la orden cuando se registra un evento.

Cómo aplicar una plantilla

1. Entra a Sistema → Estados de Envío desde el menú principal.
2. Pulsa Explorar plantillas (visible para administradores).
3. Elige la plantilla que más se parece a tu operación. Puedes previsualizar el flujo completo en el diagrama antes de aplicar.
4. Confirma. Los pasos de la plantilla reemplazan a los actuales, con el flujo y las notificaciones ya configurados.

⚠️ Aplicar una plantilla reemplaza todos tus pasos actuales. Por eso solo está disponible mientras tu cuenta no tiene órdenes registradas. Si ya tienes órdenes y necesitas cambiar de flujo, contacta a soporte.

Después de aplicar puedes editar cada paso individualmente: renombrarlo, ajustar mensajes, activar WhatsApp, o agregar pasos nuevos.

¿Qué plantilla me conviene?

Responde estas 4 preguntas:

1. ¿Tu operación incluye recolectar paquetes en casa del remitente, o solo recibes paquetes ya en tu bodega?

   • Si recolectas con agenda → te sirve la plantilla B2B con recolección programada y recolección fallida.

2. ¿Pasas por uno o más centros de distribución intermedios entre origen y destino?

   • Si sí → necesitas pasos de manifestación y centro de distribución.

3. ¿Haces envíos cross-border (que cruzan fronteras o aduanas)?

   • Si sí → necesitas pasos de aduana y liberación de aduana.

4. ¿Entregas en el domicilio del destinatario, o en lockers / puntos de recogida?

   • Si entregas en lockers → necesitas un paso especial Entregada en punto de recogida.

Plantilla Estándar (mensajería local)

Para quién: mensajería local, e-commerce simple, paquetería intra-ciudad. Esta es la plantilla default que viene cuando creas tu cuenta.

Flujo típico: recoges el paquete, sale a reparto y se entrega el mismo día o al siguiente. Si la entrega falla, se reintenta; si no se puede, se devuelve.

✅ El flujo ya trae configurado el reintento de entrega: cuando una orden queda en “No entregado”, la siguiente acción del repartidor la regresa a “En reparto” en lugar de darla por perdida.

💡 Si tu operación mueve paquetes entre ciudades y quieres un paso “En tránsito” visible para el cliente, usa la plantilla E-commerce nacional o agrega el paso manualmente.

Plantilla: Servicio mismo día / express

Para quién: mensajería urgente, courier local, delivery on-demand. Cuando recoges en la mañana y entregas antes del cierre del día.

✅ Solo 5 pasos, sin devolución ni cancelación como estados — el servicio es tan rápido que esos cierres se manejan caso a caso desde el panel.

Plantilla: Pequeña empresa de envíos

Para quién: emprendedores y PYMES de mensajería que recién arrancan y prefieren un flujo claro y fácil de entender para sus clientes.

Plantilla: E-commerce nacional con CDs

Para quién: e-commerce con centro de distribución (CD) intermedio.

Flujo típico: se imprime la etiqueta → recolecta en origen → consolida en CD → tránsito → reparto local en destino.

💡 Si tu envío pasa por más de un CD, no necesitas un paso por cada uno: el paso “En centro de distribución” puede registrarse varias veces como evento en el historial, y el estado del envío lo refleja una sola vez.

Plantilla: Internacional cross-border

Para quién: empresas que envían paquetes entre países y pasan por aduana.

⚠️ Si la aduana pide papeles adicionales, regístralo como el evento Documentación requerida sobre el paso “En aduana” — el destinatario recibe la notificación sin que el envío cambie de paso.

Plantilla: Lockers y puntos de recogida

Para quién: empresas que entregan en taquillas inteligentes, paqueterías de barrio o tiendas asociadas en lugar de a domicilio.

💡 La diferencia clave: el paso 5 usa el tipo canónico Entregada en punto de recogida — esto distingue para reportes entre envíos a domicilio y envíos a locker. El paso 6 cierra el ciclo cuando el cliente realmente retira el paquete.

Plantilla: Refrigerados y cadena de frío

Para quién: envíos farmacéuticos, comida, biológicos o cualquier mercancía que requiere temperatura controlada.

⚠️ Las verificaciones de temperatura de rutina (en origen o en puntos intermedios) no necesitan un paso propio: regístralas como el evento Incidencia registrada con la temperatura medida y foto — quedan en el historial sin mover el envío de paso. El paso “Excepción térmica” es para cuando la cadena de frío está realmente comprometida.

Plantilla: Logística B2B y flete consolidado

Para quién: empresas que mueven mercancía paletizada entre proveedores y clientes corporativos, con consolidación y transportistas externos.

✅ Esta plantilla trae dos reintentos configurados: la recolección fallida regresa a “Recolección programada” para reagendar, y la entrega fallida regresa a “En reparto”.

Eventos opcionales que vale la pena conocer

Además de los pasos de envío (que reflejan el estado actual del paquete), existen eventos que registras de forma puntual sin necesariamente cambiar el paso del envío. Sirven para anotar cosas que pasaron, sin “mover” la orden.

Algunos ejemplos comunes:

Estos eventos quedan visibles en el historial del envío y enriquecen los reportes y métricas (por ejemplo, “tasa de entrega al primer intento” se calcula contando intentos de entrega).

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar el tipo canónico de un paso después de creado? Sí, pero ten en cuenta que las órdenes que ya pasaron por ese paso mantendrán su histórico con el tipo canónico anterior.

¿Puedo tener dos pasos con el mismo tipo canónico? No es recomendable: cuando se registra un evento, el sistema mueve la orden al paso que corresponde a ese tipo canónico — si hay dos, siempre elegirá el primero y el segundo quedará sin uso. Por eso las plantillas usan cada tipo una sola vez. Los momentos repetidos (varios centros de distribución, varias aduanas) se registran como eventos en el historial.

¿Qué pasa si dejo un paso sin tipo canónico? El paso seguirá funcionando para tus usuarios, pero no aparecerá en reportes agrupados ni dispararía notificaciones automáticas que dependen del tipo canónico. Te recomendamos siempre asignar uno.

¿Qué pasa con la “Siguiente etapa” al aplicar una plantilla? Queda configurada automáticamente, incluidos los reintentos (entrega fallida regresa a reparto). Puedes ajustarla después editando cada paso.

¿Puedo combinar dos plantillas? Las plantillas se aplican completas, pero después de aplicar una puedes agregar, quitar o editar pasos libremente para adaptarla a tu operación híbrida.