Guía de Configuración de Organización
La sección de Organización es donde configuras los datos fundamentales de tu empresa en Sistrack. Esta configuración afecta cómo funcionan muchas otras…
Introducción
La sección de Organización es donde configuras los datos fundamentales de tu empresa en Sistrack. Esta configuración afecta cómo funcionan muchas otras partes del sistema, desde la creación de órdenes hasta la generación de documentos.
Es muy importante configurar correctamente esta sección antes de comenzar a usar el sistema.
Secciones de Configuración
La configuración de organización se divide en dos áreas principales:
- General: Datos de la empresa, país, zona horaria, moneda y personalización visual
- Sistema: Configuración operacional como impuestos, idioma y preferencias de visualización
Configuración General
Información Básica de la Empresa
| Campo | Descripción | Importancia |
|---|---|---|
| Nombre de la Empresa | Nombre legal o comercial | Aparece en etiquetas, recibos y documentos |
| ID de Empresa | Identificador fiscal (RFC, NIT, RUC, etc.) | Para facturación y documentos legales |
| Dirección Fiscal | Dirección completa de la empresa | Aparece en recibos y documentos oficiales |
| Teléfono | Número de contacto principal | Para soporte y contacto de clientes |
| Correo electrónico de la empresa | Para comunicaciones del sistema |
Logo de la Empresa
Puedes subir el logo de tu empresa para personalizar:
- Etiquetas de envío
- Recibos para clientes
- Documentos generados
Requisitos del logo:
- Formatos: JPG, PNG, GIF
- Tamaño máximo: 2 MB
- Recomendación: Imagen cuadrada o rectangular con fondo transparente
Selección del País
La selección del país es una de las configuraciones más importantes del sistema.
¿Por qué es tan importante?
Cuando seleccionas el país de tu organización, el sistema:
Activa el Sistema Inteligente de Localización
- Se cargan automáticamente todos los estados/departamentos/provincias del país
- Se cargan los municipios/ciudades correspondientes
- Se configuran los formatos de código postal correctos
Optimiza la Creación de Remitentes y Destinatarios
- Al crear un nuevo remitente o destinatario, el formulario de dirección se adapta al país
- Los campos de estado y municipio se llenan automáticamente
- Se validan los códigos postales según el formato del país
Configura las Zonas Geográficas
- El sistema puede identificar correctamente las zonas para el cálculo de tarifas
- Las rutas de envío se configuran según la geografía del país
Países Disponibles
El sistema soporta países de todo el mundo, con soporte especial para:
- México: Estados y municipios completos
- Colombia: Departamentos y municipios
- Estados Unidos: Estados y códigos ZIP
- España: Comunidades autónomas y provincias
- Y muchos más…
Cómo Afecta a los Formularios de Dirección
Cuando creas un nuevo remitente o destinatario:
- El sistema detecta el país seleccionado
- Muestra los estados/departamentos disponibles
- Al seleccionar un estado, muestra los municipios/ciudades
- Valida el formato del código postal automáticamente
Ejemplo para México:
- País: México 🇲🇽
- Estado: Jalisco
- Municipio: Guadalajara
- Código Postal: 44100
Ejemplo para Colombia:
- País: Colombia 🇨🇴
- Departamento: Antioquia
- Municipio: Medellín
- Código Postal: 050001
Zona Horaria
La zona horaria es fundamental para el correcto funcionamiento del sistema.
¿Por qué es crítica la zona horaria?
| Función | Impacto |
|---|---|
| Fechas de creación | Las órdenes muestran la hora correcta de creación |
| Historial de estados | Los cambios de estado se registran con la hora local |
| Reportes | Los filtros por fecha funcionan correctamente |
| Notificaciones | Los mensajes tienen la hora correcta |
| Tiempos de entrega | Se calculan según tu horario local |
| Dashboard | Las métricas “hoy” y “esta semana” son precisas |
Consecuencias de una Zona Horaria Incorrecta
Si la zona horaria no está configurada correctamente:
- ❌ Las órdenes aparecerán con horas incorrectas
- ❌ Los reportes diarios incluirán órdenes del día anterior o siguiente
- ❌ El conteo de “órdenes de hoy” será incorrecto
- ❌ Los filtros por rango de fechas no funcionarán bien
- ❌ Los tiempos estimados de entrega serán imprecisos
Cómo Seleccionar tu Zona Horaria
- Busca la zona horaria de tu ciudad o región
- Las zonas están ordenadas por diferencia con GMT/UTC
- Ejemplos comunes:
- México (Centro): America/Mexico_City (GMT-06:00)
- Colombia: America/Bogota (GMT-05:00)
- Argentina: America/Argentina/Buenos_Aires (GMT-03:00)
- España: Europe/Madrid (GMT+01:00)
- Estados Unidos (Este): America/New_York (GMT-05:00)
- Estados Unidos (Pacífico): America/Los_Angeles (GMT-08:00)
Moneda
Selecciona la moneda en la que operas para:
- Mostrar precios correctamente
- Generar reportes financieros
- Configurar tarifas de envío
Monedas comunes:
- USD - Dólar estadounidense
- MXN - Peso mexicano
- COP - Peso colombiano
- EUR - Euro
- Y muchas más…
Personalización Visual
Paletas de Colores
Puedes personalizar la apariencia del sistema con paletas de colores predefinidas:
| Paleta | Descripción |
|---|---|
| Océano Profesional | Tonos azules, equilibrada y accesible |
| Esmeralda Armónico | Tonos verdes, relajante y legible |
| Atardecer Cálido | Tonos naranjas, cálido y optimizado |
| Índigo Real | Tonos púrpuras, elegante y profesional |
| Pizarra Moderna | Tonos grises, minimalista y contemporáneo |
| Rosa Elegante | Tonos rosados, sofisticado y distintivo |
Colores Personalizables
También puedes ajustar colores individuales:
- Sidebar: Color principal, secundario, fondo y texto
- Contenido: Títulos, texto, texto secundario
- Tablas: Encabezados y texto
- Botones: Color principal y secundario
Configuración del Sistema
Configuración Regional
| Campo | Descripción | Uso |
|---|---|---|
| Tasa de Impuesto (%) | Porcentaje de impuesto aplicable | Se aplica automáticamente a las órdenes |
| Idioma del Sistema | Español o Inglés | Idioma predeterminado para nuevos usuarios |
| Unidad de Peso | Kilogramos, Libras o Gramos | Unidad estándar para pesar envíos |
Preferencias de Visualización
Mostrar Valor Declarado en Etiquetas
- Activado: El valor del contenido aparece en las etiquetas
- Desactivado: El valor no se muestra
- Útil para: Seguros, aduanas, envíos internacionales
Usar Número de Venta en Verificador Público
- Activado: Los clientes pueden rastrear con su número de venta/pedido
- Desactivado: Solo funciona con el número de guía del sistema
- Consideración: Puede afectar la privacidad
Mostrar ID Alfanumérico
- Activado: Muestra IDs cortos como “A7X-92” en documentos
- Desactivado: Solo muestra el número de guía completo
- Ventaja: Facilita la referencia rápida de órdenes
Pasos Recomendados de Configuración
Para Nuevas Organizaciones
- Primero: Configura el País (activa el sistema de localización)
- Segundo: Configura la Zona Horaria (para fechas correctas)
- Tercero: Completa los Datos de la Empresa
- Cuarto: Selecciona la Moneda
- Quinto: Sube el Logo (opcional pero recomendado)
- Sexto: Ajusta la configuración del Sistema
Verificación Post-Configuración
Después de configurar, verifica que:
- La hora del sistema coincide con tu hora local
- Los formularios de dirección muestran los estados de tu país
- El logo aparece correctamente en la vista previa
- La moneda se muestra en los lugares esperados
Preguntas Frecuentes
¿Puedo cambiar el país después de crear órdenes?
Sí, pero se recomienda hacerlo con cuidado. Las órdenes existentes mantendrán sus datos, pero los nuevos formularios usarán la nueva configuración de país.
¿Qué pasa si mi ciudad no aparece en la lista?
El sistema inteligente de localización tiene la mayoría de municipios. Si falta alguno, puedes escribir la dirección manualmente en el campo correspondiente.
¿Los cambios de zona horaria afectan órdenes anteriores?
No, las órdenes anteriores mantienen sus fechas originales. Solo las nuevas órdenes usarán la nueva zona horaria.
¿Puedo usar diferentes monedas para diferentes clientes?
La moneda configurada es la principal del sistema. Para operaciones multi-moneda, consulta con soporte técnico.
¿Cómo restauro los colores predeterminados?
Selecciona la paleta “Océano Profesional” o “Pizarra Moderna” para volver a colores estándar.
Consejos Importantes
- Configura el país primero - Todo el sistema de localización depende de esto
- Verifica la zona horaria - Evita problemas con reportes y fechas
- Mantén los datos actualizados - La información aparece en documentos oficiales
- Prueba la configuración - Crea una orden de prueba para verificar que todo funciona
Próximos Pasos
Una vez configurada tu organización:
¿Necesitas ayuda con la configuración? Contacta al soporte técnico.
¿Te quedó alguna duda?
Nuestro equipo de soporte responde en menos de 24h por email o WhatsApp.