Registrar eventos en tus órdenes

Esta guía explica qué es un evento, en qué se diferencia de un paso de envío, y cómo registrarlos desde el detalle de una orden o de forma masiva sobre varias órdenes a la vez.

Eventos vs. pasos de envío

Son dos conceptos distintos que conviven en cada orden:

El paso de envío es uno solo: la orden tiene una etapa actual y se sobrescribe cuando avanza. Los eventos son muchos: se acumulan en orden cronológico y forman el historial completo de la orden.

💡 Cuando registras un evento del tipo correcto (entrega exitosa, recolectada, retenida en aduana, etc.), el sistema mueve la orden al paso correspondiente automáticamente. No hace falta cambiar el paso por separado.

¿Por qué importan los eventos?

• Trazabilidad: el historial te dice qué pasó, cuándo y quién lo registró. Es la base para resolver disputas y reclamos.
• Métricas: tasas de entrega al primer intento, motivos de fallo, tiempos de aduana, todo sale de los eventos.
• Notificaciones al cliente: el destinatario ve un timeline rico en la página pública de seguimiento (intentos fallidos con razón, próxima fecha programada, fotos, etc.).
• Auditoría: cada evento queda firmado con autor, hora y origen (web o app del repartidor).

Registrar un evento en una sola orden

Quién puede hacerlo

Paso a paso

1. Entra al detalle de la orden desde el listado o desde la búsqueda.
2. En la barra de acciones superior (donde ves “Refrescar”, “Imprimir”), pulsa el botón Registrar evento.
3. Se abre un cuadro de diálogo con un selector agrupado por fase del envío:
   • Pre-envío (preparación, asignación, manifestación)
   • Primera milla (recolección)
   • Línea principal (entre hubs, aduana, incidencias)
   • Última milla (en reparto, entregada, intentos)
   • Notas informativas (contactos, actualizaciones, reclamos)
4. Elige el evento que ocurrió. Aparece una descripción y los campos que admite ese evento (ejemplos: foto, firma, GPS, razón, número de intento).
5. Llena los campos relevantes. Los marcados como obligatorios deben estar antes de poder guardar.
6. Pulsa Registrar evento.

El evento queda en el historial inmediatamente. Si el evento elegido cambia el paso del envío (por ejemplo, “Entrega exitosa” o “Recolectada”), la orden se mueve sola al paso correspondiente.

Ejemplos prácticos

Caso 1: el repartidor llegó, no había nadie

• Evento: Intento de entrega
• Campos: número de intento (1), razón (“Destinatario ausente”), foto del lugar, próxima fecha programada.
• Resultado: la orden sigue en “En reparto” (no cambia de paso), pero queda registrado el intento con razón y foto. El cliente lo ve en seguimiento.

Caso 2: paquete entregado

• Evento: Entrega exitosa
• Campos: nombre de quien recibió, firma, foto del paquete entregado, GPS.
• Resultado: la orden pasa al paso “Entregado” automáticamente, se registra la fecha de entrega, y el cliente recibe la notificación con la foto y firma.

Caso 3: el cliente cambió la dirección por teléfono

• Evento: Dirección actualizada
• Campos: dirección anterior, nueva dirección.
• Resultado: queda anotado en el historial. La orden no cambia de paso. Sirve como evidencia si después hay disputa por la entrega.

Registrar un evento masivo (varias órdenes a la vez)

Cuando quieres marcar lo mismo en muchas órdenes al mismo tiempo (cargaste todas en el camión, todas llegaron al centro de distribución, todas pasaron aduana), usa la acción masiva.

Cuándo usarla

💡 Regla simple: si el evento necesita evidencia única por orden (foto, firma, GPS, razón específica), regístralo orden por orden desde el detalle. Si es un dato común que aplica a todas (placa del camión, código del hub, fecha de inspección aduanal), usa la acción masiva.

Eventos disponibles para masivo

La lista está acotada a propósito (cerca de 12 tipos). Aparecen en el dropdown agrupados por fase. Algunos ejemplos:

• Pre-envío: Etiqueta impresa / manifestada
• Primera milla: Recolección programada
• Línea principal: Llegada al hub, Salida del hub, Inicio de clasificación, Retenida en aduana, Liberada de aduana, Documentación requerida
• Última milla: En reparto
• Notas informativas: Dirección actualizada, Fecha estimada actualizada, Cliente contactado

Si no ves el evento que necesitás en el dropdown, significa que ese evento requiere evidencia individual por orden — registrá las órdenes una por una desde su detalle.

Paso a paso

1. Entra al listado de órdenes (menú Órdenes).
2. Selecciona las órdenes con los checkboxes de la izquierda. Podés usar el checkbox del encabezado para seleccionar la página completa.
3. En la barra superior aparece el menú de Acciones. Pulsa y elegí Registrar evento masivo.
4. Se abre un diálogo con:
   • El conteo de órdenes seleccionadas
   • El dropdown del evento a registrar (agrupado por fase)
   • Los campos que pide ese evento (cuando aplica)
5. Llena los campos comunes.
6. Pulsa Registrar evento en N órdenes.

El sistema procesa una por una y muestra un resumen al final:

• Cuántas se registraron con éxito
• Cuántas fueron rechazadas (por ejemplo, órdenes entregadas que no admiten cambios) y por qué

Órdenes entregadas y la acción masiva

Las órdenes en estado entregado quedan automáticamente excluidas del lote (no se les puede registrar eventos masivos que cambien el flujo). Si todas las seleccionadas estaban entregadas, vas a ver un mensaje explicando que no había nada que hacer.

La única excepción es el rol Super-admin, que puede aplicar el evento incluso a órdenes entregadas como mecanismo de corrección.

Quién registra eventos automáticos

Algunos eventos los registra el sistema sin que vos hagas nada:

• Pedido creado: al confirmar una orden nueva.
• Repartidor asignado: al elegir un repartidor (sea en la edición de la orden o desde la acción masiva “Asignar repartidor”). Cada orden recibe el evento en su historial.
• Cambio de paso desde el formulario (Super-admin): cuando un Super-admin cambia el paso de envío directamente desde la edición de la orden, queda registrado como un cambio manual.

Estos eventos automáticos viven en el mismo historial que los manuales y son indistinguibles desde la perspectiva del cliente final.

Filtrar y leer el historial

En la pestaña Eventos del detalle de una orden vas a ver la lista completa, ordenada del más reciente al más antiguo. Cada entrada muestra:

• Hora exacta y “hace cuánto” ocurrió
• Tipo de evento (con icono según la fase)
• Autor (nombre del usuario que lo registró) y origen (sistema, web, app del repartidor)
• Datos adicionales según el tipo (foto en thumbnail con vista ampliada, GPS clickeable que abre Google Maps, firma, razón, etc.)

Filtros disponibles encima de la lista:

• Todos: muestra absolutamente todo lo registrado
• Cambios principales: solo los hitos que cambiaron el paso (recolección, entrega, devolución)
• Notas y avisos: anotaciones que no cambiaron el paso (contactos, dirección actualizada, reclamos)

Anular un evento (deshacer)

Si registraste un evento por equivocación, podés anularlo:

1. En el historial, ubica el evento incorrecto.
2. Pulsa el menú de la fila y elige Anular evento.
3. Escribí un motivo claro (mínimo 5 caracteres). Es obligatorio.
4. Confirma.

El evento queda marcado como anulado pero no se borra del historial — sigue visible con una franja gris y la razón de la anulación, como respaldo de auditoría.

Permisos:

• Anular eventos requiere rol Admin o Super-admin.
• El repartidor no puede anular eventos. Si se equivoca, debe avisar a un admin.

⚠️ Si anulás un evento de entrega exitosa, la orden vuelve a su paso anterior y la fecha de entrega queda en blanco. Asegurate de que es lo que querés antes de confirmar.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo el botón “Registrar evento”?

Tu rol puede no tener permiso para registrar eventos en esta orden. Verificá con el administrador. Los clientes solo pueden registrar eventos de su lado (reclamos, devoluciones); el resto los gestionan el repartidor y el admin.

¿Puedo cambiar el paso de la orden sin registrar un evento?

La forma recomendada es siempre registrar un evento — eso deja constancia de quién hizo el cambio y por qué. La edición directa del paso está reservada para Super-admin como mecanismo de corrección excepcional.

Registré un evento que cambia el paso, pero la orden no se movió

Verifica que el paso de tu organización esté configurado con el “tipo canónico” correcto. Por ejemplo, “Entrega exitosa” mueve la orden al paso que tenga el tipo canónico Entregada. Si ningún paso tiene ese tipo, el evento queda registrado igual pero el paso no avanza. Revisá la configuración en Sistema → Pasos de Envío (admin).

El repartidor registró un evento desde la app pero no lo veo

Puede ser un retraso de sincronización si el repartidor estaba sin internet. Los eventos quedan en cola local y se suben al recuperar conexión. Refresca la página de detalle en un par de minutos. Si después de un rato no aparece, contactá al repartidor para que verifique la app.

¿Cuántos eventos puedo registrar en una acción masiva?

Hasta 1000 órdenes por operación. Si tu selección es mayor, divide en lotes.

¿Puedo registrar el mismo evento dos veces seguidas en una orden?

Sí, pero pensá si tiene sentido. Por ejemplo, Intento de entrega tiene sentido registrarlo varias veces (intento 1, intento 2, intento 3). Pero Entrega exitosa dos veces no — la segunda quedaría como “ya estaba entregada”.

¿Los eventos se exportan junto con las órdenes?

El export de órdenes incluye el paso actual y la fecha de entrega. Para un export detallado del historial de eventos contactá a soporte — esa exportación específica está en evaluación.

Recomendaciones

• Sé descriptivo: la razón “no estaba” es menos útil que “destinatario ausente, vecino confirma que regresa después de las 18 h”.
• Aprovecha la foto: una foto del paquete entregado o del lugar donde se intentó vale por cien palabras en una disputa.
• Usa el GPS: si la app lo solicita, autorizalo. El GPS del evento es evidencia objetiva del lugar donde ocurrió la acción.
• No mezcles: si vas a usar la acción masiva, asegurate de seleccionar solo órdenes que realmente sufrieron ese mismo hecho operativo. No marques 50 órdenes como “llegaron al hub” si 10 todavía están en camino.
• Anulá rápido: si te equivocaste, anulá enseguida. Cuanto más tiempo pasa, más decisiones (notificaciones al cliente, cierre contable) se toman sobre el dato erróneo.

Más información

• Configurar los tipos de evento de tu empresa
• Cómo funciona el seguimiento de tus envíos
• Personalizar el flujo de estados de tu empresa
• Plantillas de pasos de envío por industria