Guía de Creación de Órdenes

Introducción

Crear una orden en Sistrack es un proceso sencillo de 4 pasos que te guía para registrar toda la información necesaria de tu envío. El sistema te mostrará automáticamente las opciones de tarifa disponibles según la configuración de tu cuenta.

Antes de Comenzar

Para crear una orden necesitas tener:

• Un remitente (quien envía el paquete)
• Un destinatario (quien recibe el paquete)
• Información básica del paquete (descripción, peso)

Si no tienes remitentes o destinatarios registrados, podrás crearlos durante el proceso.

Los 4 Pasos para Crear una Orden

Paso 1: Remitente y Destinatario

En este primer paso defines quién envía y quién recibe el paquete.

Seleccionar Remitente

Si ya tienes remitentes registrados:

1. Escribe el nombre en el campo de búsqueda
2. Selecciona de la lista desplegable
3. Verás los datos del remitente seleccionado

Si necesitas crear un nuevo remitente:

1. Haz clic en el botón "+ Crear Remitente"
2. Completa el formulario con:
   • Nombre completo
   • Teléfono
   • Correo electrónico
   • Dirección completa (calle, ciudad, estado, código postal, país)
3. Guarda el remitente
4. El nuevo remitente quedará seleccionado automáticamente

Seleccionar Destinatario

Si ya tienes destinatarios registrados:

1. Escribe el nombre en el campo de búsqueda
2. Selecciona de la lista desplegable
3. Verás los datos del destinatario seleccionado

Si necesitas crear un nuevo destinatario:

1. Haz clic en el botón "+ Crear Destinatario"
2. Completa el formulario con todos los datos
3. Guarda el destinatario
4. Quedará seleccionado automáticamente

Importante: El país y código postal del remitente y destinatario son fundamentales para calcular la tarifa del envío.

Paso 2: Descripción del Paquete

En este paso describes las características físicas del paquete.

Campos a Completar

Consejos para la Descripción

• Sé específico pero conciso (ej: “Laptop HP 15 pulgadas”)
• Evita términos vagos como “cosas” o “varios”
• Si son varios artículos, menciona los principales

Sobre el Peso y Dimensiones

• Peso real: El peso que marca la báscula
• Peso volumétrico: Se calcula con las dimensiones (Largo × Ancho × Alto ÷ Factor)
• El sistema puede usar el mayor de los dos para cotizar, dependiendo de la configuración de tarifas

Paso 3: Selección de Envío (Tarifas)

Este es el paso más importante donde el sistema te muestra las opciones de envío disponibles con sus precios.

¿Cómo Funciona?

1. El sistema calcula automáticamente las opciones disponibles basándose en:

   • La ubicación del remitente (zona origen)
   • La ubicación del destinatario (zona destino)
   • El peso y dimensiones del paquete
   • Las tarifas configuradas en el sistema

2. Se muestran las opciones con:

   • Nombre del servicio (ej: “Express”, “Estándar”, “Económico”)
   • Precio calculado
   • Tiempo estimado de entrega
   • Características del servicio

3. Selecciona la opción que mejor se adapte a tus necesidades

Ejemplo de Opciones de Envío

Factores que Afectan el Precio

El precio que ves se calcula dinámicamente según:

1. Zonas geográficas: La ruta entre origen y destino
2. Tipo de servicio: Express, estándar, económico, etc.
3. Método de cálculo configurado:
   • Tarifa fija: Un precio único sin importar el peso
   • Por peso: El precio aumenta según el peso
   • Por volumen: Considera el espacio que ocupa el paquete

Nota: Si no ves opciones disponibles, puede significar que no hay tarifas configuradas para esa ruta. Contacta al administrador.

Cobro Contra Entrega (COD)

Si el servicio seleccionado permite COD:

• Aparecerá un campo para ingresar el monto a cobrar
• Este monto se cobrará al destinatario al momento de la entrega
• El valor declarado se puede usar como referencia

Paso 4: Detalles Adicionales

En el último paso completas información adicional de la orden.

Campos Disponibles

Tipo de Pago

• Prepagado: El remitente paga el envío al crear la orden
• Por cobrar: El destinatario paga al recibir el paquete

Observaciones Útiles

Ejemplos de observaciones que ayudan a la entrega:

• “Entregar solo a persona mayor de edad”
• “Casa azul con portón negro”
• “Llamar antes de llegar”
• “Horario de entrega: 9am - 5pm”

Resumen y Confirmación

Antes de crear la orden, el sistema te muestra un resumen con:

• Datos del remitente y destinatario
• Descripción del paquete
• Opción de envío seleccionada
• Precio total

Revisa cuidadosamente toda la información antes de confirmar.

Después de Crear la Orden

Una vez creada la orden:

1. Recibes un número de seguimiento único
2. La orden aparece en tu listado de órdenes
3. Puedes imprimir la etiqueta para pegar en el paquete
4. Puedes generar el recibo para el cliente

Acciones Disponibles

• Ver detalles: Toda la información de la orden
• Editar: Modificar datos antes del envío
• Imprimir etiqueta: Generar etiqueta de envío
• Generar recibo: Comprobante para el cliente
• Cambiar estado: Actualizar el estado del envío

Ver y Gestionar Órdenes

Listado de Órdenes

En la página principal de órdenes puedes:

• Ver todas tus órdenes
• Filtrar por estado, fecha, cliente
• Buscar por número de seguimiento
• Seleccionar múltiples órdenes para acciones masivas

Detalle de una Orden

Al hacer clic en una orden ves:

• Información general: Número, fecha, estado
• Remitente y destinatario: Datos de contacto completos
• Paquete: Descripción, peso, dimensiones
• Precio: Desglose del costo
• Historial: Cambios de estado con fecha y hora
• Barra de progreso: Visualización del avance del envío

Editar una Orden

Puedes editar ciertos datos de una orden mientras no haya sido enviada:

• Descripción del paquete
• Observaciones
• Datos del destinatario
• Notas internas

Nota: Algunos campos como el precio o la ruta no pueden modificarse después de crear la orden.

Consejos Prácticos

Para Agilizar el Proceso

1. Registra tus contactos frecuentes: Ahorra tiempo al crear órdenes
2. Usa el ID de orden: Vincula con tu sistema de ventas
3. Completa las observaciones: Facilita la entrega

Para Obtener Mejores Tarifas

1. Pesa y mide correctamente: Evita sorpresas en el precio
2. Optimiza el empaque: Menor tamaño = menor costo volumétrico
3. Agrupa envíos: Consulta tarifas por volumen

Para Evitar Problemas

1. Verifica las direcciones: Direcciones incorrectas causan demoras
2. Declara el valor real: Importante para el seguro
3. Indica si es frágil: Para manejo adecuado

Preguntas Frecuentes

¿Por qué no veo opciones de envío?

Puede ser que:

• No hay tarifas configuradas para esa ruta
• Falta información del remitente o destinatario
• El peso o dimensiones están fuera de rango

¿Puedo cambiar el destinatario después de crear la orden?

Sí, siempre que la orden no haya sido despachada.

¿Cómo sé el precio antes de crear la orden?

El sistema te muestra los precios en el Paso 3, antes de confirmar.

¿Puedo crear varias órdenes a la vez?

Sí, usa la función de Importación Masiva para cargar múltiples órdenes desde un archivo.

Próximos Pasos

• Aprende sobre Cómo funcionan las tarifas
• Conoce los Métodos de cálculo
• Explora la Importación masiva para crear muchas órdenes

¿Necesitas ayuda adicional? Contacta a soporte técnico.