Guía de Usuario — Onboarding de Transportistas

Esta guía explica, paso a paso, cómo dejar que tus transportistas se registren solos y cómo aprobarlos.

Dónde está: Menú → Onboarding → Transportistas.

1. Compartir el enlace de registro

En la parte superior de la pantalla de Transportistas verás el Enlace de registro público. Cualquiera con ese enlace puede llenar el formulario y solicitar acceso.

Tienes tres formas de compartirlo:

• Copiar: copia el enlace para pegarlo en un mensaje, correo o grupo.
• Imprimir QR (PDF): genera un cartel tamaño carta con un código QR grande, listo para imprimir y pegar en un punto físico. Quien lo escanee llega directo al formulario.
• Regenerar: crea un enlace nuevo y anula el anterior. Úsalo solo si el enlace se filtró o quieres cortar el acceso al formulario viejo. Te pedirá confirmación, porque los carteles QR ya impresos dejarán de funcionar.

Pausar y reanudar la captación

Junto al enlace hay un botón para Pausar captación. Mientras está en pausa, el enlace y el QR muestran “no disponible” y nadie puede registrarse, pero los carteles impresos siguen sirviendo cuando vuelvas a reanudar (no necesitas reimprimirlos).

Esto es útil, por ejemplo, cuando ya juntaste suficientes solicitudes y quieres cerrar el registro temporalmente.

2. Configurar qué pide el formulario

Con el botón “Configurar formulario” decides qué datos se le piden a quien se registra.

Campos que trae por defecto

Nombre y Correo no se pueden quitar: el correo es con el que la persona inicia sesión y a donde le llegan sus credenciales.

Agregar o quitar campos

• Campos de la cuenta (dirección, ciudad, estado, código postal, etc.): actívalos o desactívalos con los interruptores “Mostrado” y “Requerido”.
• Campos adicionales: con “Agregar campo” creas tus propios campos. Para cada uno eliges una etiqueta (el nombre que verá la persona) y un tipo:
  • Texto y Texto largo — para datos escritos
  • Número — para cantidades
  • Fecha — para seleccionar un día
  • Selección — una lista de opciones (las escribes una por línea)
  • Imagen — para que la persona suba una foto (cédula, licencia, foto del vehículo, etc.)

Puedes marcar cada campo como obligatorio u opcional, reordenarlos con las flechas, y eliminarlos. Al terminar pulsa Guardar formulario.

Ejemplo: si solo necesitas dar de alta voluntarios rápido, deja los 4 campos por defecto. Si necesitas verificar identidad, deja el campo “Documento de identidad” como obligatorio.

3. Cómo se registra un transportista

La persona abre el enlace (o escanea el QR), ve el formulario con el nombre de tu organización, llena los datos y pulsa Enviar solicitud. Recibe un mensaje de “Solicitud recibida” y queda pendiente de tu aprobación — todavía no tiene acceso.

En cuanto alguien se registra, llega un aviso por correo al correo de tu organización para que nadie quede sin atender.

4. Revisar y aprobar solicitudes

La lista de Transportistas abre por defecto en Pendiente (lo más importante por atender). Puedes cambiar entre Pendiente, Activo, Rechazado y Todos, y usar el buscador por nombre o correo.

Para cada solicitud pendiente, directamente desde la lista o entrando al detalle con “Ver”, puedes:

• Activar: aprueba a la persona. Recibe al instante un correo con sus credenciales (ver más abajo).
• Rechazar: descarta la solicitud. Puedes anotar un motivo (opcional), que queda guardado para tu registro.

Qué recibe el transportista al ser aprobado

Un correo, con el nombre de tu organización, que incluye:

• Un botón para descargar la app móvil (Android o iPhone)
• Sus credenciales de acceso: la dirección de tu organización, su correo y una contraseña temporal
• La recomendación de cambiar la contraseña después de entrar

Con eso ya puede iniciar sesión en la app y empezar a operar.

5. Desactivar y reactivar

• Desactivar (sobre un transportista activo): le revoca el acceso de inmediato. Puedes anotar un motivo. Útil cuando alguien deja de colaborar.
• Reactivar (sobre un transportista desactivado): le devuelve el acceso y le reenvía sus credenciales. Útil cuando vuelve a estar disponible.

Tanto Rechazar como Desactivar te piden confirmación, por ser acciones de impacto.

6. Seguimiento: historial, entrega y documentos

En el detalle de cada transportista (“Ver”) encuentras:

• Historial de decisiones: la lista cronológica de todo lo que pasó — registro, aprobación, desactivación, reactivación — con quién lo hizo, cuándo y el motivo. Sirve para auditorías.
• Estado de entrega: te indica si el correo con las credenciales se entregó o falló. Si falló, usa “Reenviar notificación” para intentar de nuevo.
• Documentos: si configuraste campos de imagen (como el documento de identidad), aquí ves las fotos que subió la persona.

Consejos

• Imprime el cartel QR y colócalo a la vista en tu punto de registro para que la gente se inscriba al instante.
• Si manejas mucho volumen, abre la cola en “Pendiente” y aprueba o rechaza fila por fila.
• Deja el campo “Documento de identidad” como obligatorio si necesitas verificar a cada persona antes de darle acceso.