Guía de Usuario - Exportación de Órdenes

🎯 Introducción

Esta guía te ayudará a exportar tus órdenes desde Sistrack de manera eficiente. Existen dos métodos principales de exportación, cada uno diseñado para diferentes necesidades.

📋 Métodos de Exportación

Método 1: Exportación Directa (Desde el Listado)

Esta opción es ideal cuando necesitas exportar órdenes específicas que ya has identificado en el listado.

Pasos:

1. Navegar al listado de órdenes

   • Accede a Órdenes desde el menú principal
   • Verás la tabla con todas tus órdenes

2. Seleccionar las órdenes a exportar

   • Marca la casilla de verificación al inicio de cada fila
   • Puedes seleccionar múltiples órdenes
   • Usa la casilla del encabezado para seleccionar todas las visibles

3. Iniciar la exportación

   • Una vez seleccionadas las órdenes, aparecerá el panel de Acciones Masivas
   • Haz clic en “Exportar a Excel”
   • El archivo se descargará automáticamente

Ventajas:

• ✅ Descarga inmediata
• ✅ Selección visual de órdenes
• ✅ Ideal para exportaciones pequeñas

Limitaciones:

• ⚠️ Solo exporta las órdenes seleccionadas manualmente
• ⚠️ Máximo según la paginación actual

Método 2: Exportación Masiva (Con Filtros)

Esta opción es perfecta para exportar grandes volúmenes de datos basados en criterios específicos.

Pasos:

1. Acceder a la herramienta de exportación

   • Ve a Órdenes → Exportar a Excel (botón en la esquina superior)
   • O navega directamente a /orders/export

2. Configurar los filtros

   📅 Rango de Fechas (Obligatorio)

   • Fecha de inicio: Selecciona desde cuándo exportar
   • Fecha de fin: Hasta cuándo exportar
   • ⚠️ Máximo 90 días de diferencia

   📦 Estado de Orden (Opcional)

   • Selecciona un estado específico
   • Deja en “Todos los estados” para incluir todo

   👤 Filtros Adicionales (Según tus permisos)

   • Creado por: Filtra por usuario creador (Solo Admin/Manager)
   • Repartidor: Filtra por repartidor asignado (Solo Admin/Manager)

3. Iniciar el proceso

   • Haz clic en “Exportar órdenes”
   • Verás un mensaje de confirmación
   • El sistema procesará tu solicitud en segundo plano

4. Recibir el archivo

   • Recibirás un email cuando esté listo
   • El email incluirá un link de descarga
   • El link es válido por 24 horas

Ventajas:

• ✅ Exportación de grandes volúmenes
• ✅ Filtros avanzados
• ✅ No bloquea tu navegador
• ✅ Procesamiento optimizado

Limitaciones:

• ⚠️ Requiere esperar el procesamiento
• ⚠️ Máximo 90 días por exportación

🔒 Permisos y Restricciones

Para usuarios tipo Client:

Puedes exportar:

• ✅ Tus propias órdenes
• ✅ Filtrar por fechas
• ✅ Filtrar por estado

NO puedes:

• ❌ Exportar órdenes de otros usuarios
• ❌ Filtrar por creador
• ❌ Filtrar por repartidor

Para usuarios tipo Admin/Manager:

Puedes exportar:

• ✅ Todas las órdenes del sistema
• ✅ Filtrar por cualquier criterio
• ✅ Ver órdenes de todos los usuarios
• ✅ Generar reportes completos

📊 Contenido del Archivo Excel

El archivo exportado incluye las siguientes columnas (actualizado abril 2026):

COD vs Valor Declarado: estas dos columnas (14 y 15) se separan deliberadamente porque significan cosas distintas. El Valor Declarado es el valor de la mercancía para efectos de seguro o aduana y nunca se cobra. El COD es el dinero que el repartidor físicamente cobra al destinatario al entregar. Una orden puede tener Valor Declarado sin COD, COD sin Valor Declarado, ambos, o ninguno.

💡 Tips y Mejores Prácticas

Para Exportaciones Eficientes:

1. Usa rangos de fecha específicos

   • Evita exportar “todo el año”
   • Divide en períodos mensuales si necesitas mucha data

2. Aplica filtros cuando sea posible

   • Reduce el volumen de datos
   • Acelera el procesamiento

3. Planifica exportaciones grandes

   • Hazlas en horarios de menor actividad
   • El sistema te notificará cuando esté lista

4. Verifica tu email

   • Asegúrate de que tu email esté actualizado
   • Revisa la carpeta de spam si no recibes la notificación

Casos de Uso Comunes:

📈 Reporte Mensual

1. Usa exportación masiva
2. Selecciona el primer y último día del mes
3. Deja “Todos los estados”
4. Exporta y analiza en Excel

🔍 Auditoría de Órdenes Específicas

1. Usa el listado con filtros
2. Busca las órdenes que necesitas
3. Selecciónalas manualmente
4. Exporta directamente

💼 Reporte para Cliente

1. Usa exportación masiva
2. Filtra por el período solicitado
3. Si eres Admin, filtra por el usuario del cliente
4. Exporta y comparte el archivo

❓ Preguntas Frecuentes

¿Por qué no puedo exportar más de 90 días?

Por razones de rendimiento y para garantizar que el proceso se complete exitosamente. Si necesitas más datos, realiza múltiples exportaciones.

¿Cuánto tiempo tarda la exportación masiva?

Depende del volumen de datos:

• < 1,000 órdenes: 1-2 minutos
• 1,000-10,000 órdenes: 2-5 minutos

• 10,000 órdenes: 5-15 minutos

¿Por qué no recibí el email?

1. Verifica tu carpeta de spam
2. Confirma que tu email esté correcto en tu perfil
3. Espera al menos 15 minutos
4. Si persiste, contacta soporte

¿Puedo programar exportaciones automáticas?

Actualmente no, pero puedes configurar recordatorios para hacerlo manualmente de forma periódica.

¿El archivo incluye información sensible?

El archivo solo incluye información a la que tienes acceso según tus permisos. Los datos sensibles como contraseñas nunca se exportan.

¿Qué hago si el archivo está corrupto?

1. Intenta descargarlo nuevamente
2. Verifica que tienes Excel o software compatible
3. Si persiste, solicita una nueva exportación

🆘 Soporte

Si encuentras problemas con la exportación:

1. Verifica tus permisos - Asegúrate de tener el permiso orders.export
2. Revisa los filtros - Confirma que el rango de fechas sea válido
3. Contacta soporte - Proporciona:
   • Fecha y hora del intento
   • Filtros utilizados
   • Mensaje de error (si hay)
   • Tu rol de usuario

🔄 Actualizaciones Recientes

• v2.1: Agregado filtro por repartidor
• v2.0: Implementación de exportación asíncrona
• v1.5: Límite de 90 días por exportación
• v1.0: Exportación directa desde listado

Esta documentación se actualiza regularmente. Última revisión: Enero 2025