Preguntas Frecuentes - Sistema de Exportación

📋 Índice Rápido

• Problemas Comunes
• Límites y Restricciones
• Permisos y Acceso
• Formato y Contenido
• Rendimiento
• Errores y Soluciones

🔧 Problemas Comunes

¿Por qué no puedo ver el botón de exportar?

Posibles causas:

• No tienes el permiso orders.export
• No has seleccionado ninguna orden
• Tu rol no incluye capacidad de exportación

Solución:

1. Verifica tu rol con tu administrador
2. Asegúrate de seleccionar al menos una orden
3. Contacta soporte si el problema persiste

¿Por qué mi exportación está vacía?

Causas comunes:

1. Filtros muy restrictivos: Verifica el rango de fechas
2. Sin órdenes propias: Los clientes solo exportan sus propias órdenes
3. Estado inexistente: El estado seleccionado no tiene órdenes

Cómo verificar:

1. Revisa el listado de órdenes con los mismos filtros
2. Si no ves órdenes, ajusta los filtros
3. Intenta con un rango de fechas más amplio

¿Por qué no recibí el email con el archivo?

Checklist de verificación:

• Han pasado al menos 15 minutos
• Revisaste la carpeta de spam/no deseado
• Tu email en el perfil es correcto
• El proceso no falló (revisa notificaciones)

Soluciones:

1. Espera un poco más (exportaciones grandes toman tiempo)
2. Marca nuestros emails como “No spam”
3. Actualiza tu email en Configuración → Perfil
4. Intenta una nueva exportación con menos datos

📏 Límites y Restricciones

¿Cuál es el límite máximo de exportación?

¿Puedo exportar más de 90 días?

No directamente, pero tienes opciones:

1. Múltiples exportaciones

   • Exporta por trimestres
   • Combina los archivos localmente

2. Solicitud especial

   • Contacta a tu administrador
   • Justifica la necesidad
   • Se puede hacer manualmente

Ejemplo de división:

Enero-Marzo → Export_Q1.xlsx
Abril-Junio → Export_Q2.xlsx
Julio-Sept → Export_Q3.xlsx
Oct-Dic → Export_Q4.xlsx

¿Por qué algunos filtros no aparecen?

Los filtros se muestran según tus permisos:

Si necesitas más filtros:

• Solicita upgrade de permisos
• Justifica el caso de uso
• Tu admin puede ajustarlo

🔐 Permisos y Acceso

¿Qué órdenes puedo exportar?

Depende de tu rol:

Client → Solo tus propias órdenes
Seller → Solo tus propias órdenes
Manager → Todas las órdenes del sistema
Admin → Todas las órdenes del sistema
Shipper → No puede exportar

¿Por qué dice “Sin permisos para exportar”?

Verificación rápida:

1. ¿Eres un Shipper? (No tienen permiso de exportación)
2. ¿Intentas exportar órdenes de otros? (Solo Admin/Manager pueden)
3. ¿Tu cuenta está activa?

Solución:

• Contacta a tu administrador
• Solicita el permiso orders.export
• Verifica que tu rol sea el correcto

¿Puedo exportar órdenes de un cliente específico?

Solo si eres Admin o Manager:

• Usa el filtro “Creado por”
• Busca el cliente por nombre
• Aplica el filtro y exporta

Si eres Client:

• No, solo puedes exportar tus propias órdenes
• Solicita al admin que lo haga por ti

📄 Formato y Contenido

¿En qué formato se exporta?

Formato principal: Excel (.xlsx)

• Compatible con Excel 2007+
• Compatible con Google Sheets
• Compatible con LibreOffice Calc
• Compatible con Numbers (Mac)

No disponible actualmente:

• CSV (próximamente)
• PDF (en desarrollo)
• JSON (solo via API)

¿Qué columnas incluye el archivo?

27 columnas (actualizado abril 2026). Incluye, entre otras:

• ID interno y referencia externa (#, ORDEN ID)
• Emisor (nombre, ciudad de origen)
• Receptor (nombre, dirección, ciudad, estado, país, código postal, teléfono)
• Peso en KG o LB
• VALOR DECLARADO (para seguro/aduana — no se cobra)
• MONTO COD (dinero que el repartidor cobra al destinatario)
• Descripción del paquete y cantidad de bultos
• COSTO DE ENVÍO (tarifa del servicio)
• Tipo de servicio (ej. Express 24h)
• Fechas (creación, despacho, entrega)
• Repartidor asignado
• Estado de envío (Preparando, En tránsito, Entregado, etc.)
• Estado de pago (Pagado, No Pagado, Pendiente)

Para el detalle completo de cada columna, ver la Guía de Exportación.

COD vs Valor Declarado: estas dos columnas aparecen separadas. El Valor Declarado es valor de la mercancía para seguro/aduana — nunca se cobra. El COD es el dinero que el repartidor físicamente cobra al destinatario al entregar.

¿Puedo personalizar las columnas?

Actualmente no, pero está en desarrollo:

• Próxima versión: Selección de columnas
• Futuro: Plantillas personalizadas
• Futuro: Orden de columnas configurable

Workaround actual:

1. Exporta todo
2. Oculta columnas en Excel
3. Guarda como plantilla personal

⚡ Rendimiento

¿Cuánto tiempo tarda la exportación?

Tiempos estimados:

¿Por qué mi exportación es lenta?

Factores que afectan la velocidad:

1. Volumen de datos - Más órdenes = más tiempo
2. Complejidad - Órdenes con muchos items
3. Carga del servidor - Hora pico vs hora valle
4. Filtros aplicados - Más filtros = más procesamiento

Tips para acelerar:

• Exporta en horarios de baja actividad
• Reduce el rango de fechas
• Aplica filtros específicos
• Evita exportaciones durante cierre de mes

❌ Errores y Soluciones

Error: “El rango de fechas no puede ser mayor a 90 días”

Solución:

Fecha inicio: 01/01/2025
Fecha fin: 31/03/2025 ✅ (90 días)

Fecha inicio: 01/01/2025
Fecha fin: 30/06/2025 ❌ (180 días)

Error: “No se encontraron órdenes para exportar”

Checklist:

• ¿El rango de fechas tiene órdenes?
• ¿El estado seleccionado existe?
• ¿Tienes órdenes en tu cuenta?
• ¿Los filtros son correctos?

Error: “Exportación falló - Intente nuevamente”

Pasos a seguir:

1. Espera 5 minutos
2. Intenta con menos datos
3. Verifica tu conexión
4. Si persiste, contacta soporte con:
   • Hora del intento
   • Filtros usados
   • Mensaje exacto

Error: “Archivo corrupto o dañado”

Posibles soluciones:

1. Descarga nuevamente - El link es válido 24h
2. Limpia caché del navegador
3. Usa otro navegador
4. Verifica tu software:
   • Excel actualizado
   • No uses Excel online para archivos grandes
   • Prueba con Google Sheets

🆘 Soporte Adicional

¿Necesitas más ayuda?

Canales de soporte:

1. Email: [email protected]
2. Chat en vivo: Lun-Vie 9am-6pm
3. Base de conocimientos: sistrack.com/docs
4. Tickets: sistrack.com/support

Información a proporcionar:

- Tu email/usuario
- Fecha y hora del problema
- Pasos exactos realizados
- Mensaje de error (screenshot)
- Navegador usado
- Filtros aplicados

📊 Casos de Uso Avanzados

Exportar para análisis en Power BI

1. Exporta con todos los campos
2. Guarda en carpeta sincronizada
3. Configura actualización automática en Power BI
4. Programa exportaciones semanales

Crear reportes automáticos

Proceso sugerido:

1. Exporta el mismo día cada mes
2. Usa macros de Excel para formato
3. Distribuye automáticamente

Auditoría de fin de mes

Mejor práctica:

Día 1: Exporta mes anterior completo
Día 2: Revisa discrepancias
Día 3: Genera reporte final

🔄 Actualizaciones y Mejoras

¿Qué viene en próximas versiones?

v2.5 (Q1 2025)

• Exportación a CSV
• Selección de columnas
• Exportación programada

v3.0 (Q2 2025)

• Plantillas personalizadas
• Exportación a PDF
• API de exportación

v3.5 (Q3 2025)

• Integración con Google Drive
• Exportación incremental
• Webhooks de notificación

💡 Tips Finales

Para mejores resultados:

1. Planifica tus exportaciones

   • Define qué necesitas antes de exportar
   • Usa filtros para reducir volumen

2. Organiza tus archivos

   • Nombra consistentemente
   • Archiva por período

3. Optimiza el proceso

   • Exporta en horas valle
   • Divide exportaciones grandes

4. Mantén seguridad

   • No compartas archivos sin encriptar
   • Elimina archivos antiguos

¿No encontraste tu pregunta? Contáctanos en [email protected]

Última actualización: Enero 2025 - v2.0