Guía de Remitentes y Destinatarios

Introducción

Los remitentes y destinatarios son los contactos fundamentales en Sistrack. Cada orden de envío necesita:

• Un remitente: Quien envía el paquete
• Un destinatario: Quien recibe el paquete

Ambos tipos de contactos se gestionan de manera idéntica en el sistema, permitiendo crear, editar, ver y eliminar registros.

Importancia de la Configuración del País

Antes de crear remitentes o destinatarios, es fundamental que el país de tu organización esté correctamente configurado en la sección de Organización.

¿Por qué es tan importante?

El país configurado en tu organización activa el Sistema Inteligente de Localización, que:

1. Carga automáticamente los estados/departamentos del país
2. Carga los municipios/ciudades correspondientes a cada estado
3. Adapta los campos de dirección según el país
4. Valida los códigos postales en el formato correcto

Ejemplo del Sistema Inteligente

Si tu organización está en México:

• Al crear un contacto, el sistema carga los 32 estados de México
• Al seleccionar “Jalisco”, aparecen todos los municipios de Jalisco
• El código postal se valida con 5 dígitos

Si tu organización está en Colombia:

• El sistema carga los 32 departamentos de Colombia
• Al seleccionar “Antioquia”, aparecen todos los municipios
• El código postal se valida con 6 dígitos

Datos de un Contacto

Tanto remitentes como destinatarios comparten los mismos campos de información:

Información Personal

Información de Dirección

Ubicación Geográfica (Opcional)

Cómo Funcionan los Campos de Dirección

Campos Dependientes

Los campos de dirección funcionan en cascada:

1. País → Se establece automáticamente según la configuración de tu organización
2. Estado/Departamento → Al seleccionar, carga las ciudades disponibles
3. Ciudad/Municipio → Depende del estado seleccionado

Ejemplo Práctico

1. País: México (automático)
   ↓
2. Estado: Seleccionas "Nuevo León"
   ↓
3. Ciudad: Aparecen las opciones → Seleccionas "Monterrey"
   ↓
4. Código Postal: Escribes "64000"

Campos que Varían por País

Algunos campos se muestran u ocultan según el país:

Crear un Nuevo Contacto

Desde el Módulo de Contactos

1. Ve a Remitentes o Destinatarios en el menú
2. Haz clic en “Nuevo” o “Crear”
3. Completa el formulario:
   • Información personal (nombre, teléfono, email)
   • Dirección (estado → ciudad → dirección específica)
4. Haz clic en “Guardar”

Desde la Creación de Orden

También puedes crear contactos directamente al crear una orden:

1. En el paso de Remitente/Destinatario
2. Haz clic en "+ Crear Remitente" o "+ Crear Destinatario"
3. Se abre un formulario emergente (modal)
4. Completa los datos y guarda
5. El contacto queda seleccionado automáticamente

Buscar Contactos

Búsqueda Rápida

Al crear una orden, puedes buscar contactos existentes:

1. Escribe en el campo de búsqueda (nombre, teléfono o email)
2. Aparece una lista de coincidencias
3. Selecciona el contacto deseado
4. Los datos se cargan automáticamente

Filtros Disponibles

En el listado de contactos puedes filtrar por:

• Nombre
• Ciudad
• Estado
• Fecha de creación

Editar un Contacto

1. Busca el contacto en el listado
2. Haz clic en “Editar” o el ícono de edición
3. Modifica los campos necesarios
4. Guarda los cambios

Campos Editables

Puedes modificar todos los campos de un contacto, incluyendo:

• Datos personales
• Dirección completa
• Coordenadas de ubicación

Impacto en Órdenes Existentes

Los cambios en un contacto no afectan órdenes ya creadas. Cada orden guarda una copia de los datos del contacto al momento de la creación.

Eliminar un Contacto

1. Busca el contacto en el listado
2. Haz clic en “Eliminar” o el ícono de papelera
3. Confirma la eliminación

Consideraciones

• Los contactos con órdenes asociadas pueden tener restricciones de eliminación
• Se recomienda verificar antes de eliminar

Importación Masiva de Contactos

Para agregar muchos contactos a la vez:

1. Ve al módulo de Remitentes o Destinatarios
2. Busca la opción de “Importar”
3. Descarga la plantilla de Excel
4. Completa los datos siguiendo el formato
5. Sube el archivo
6. El sistema creará los contactos automáticamente

Formato de la Plantilla

La plantilla incluye columnas para:

• Nombre
• Teléfono
• Email
• Dirección completa
• Estado y ciudad

Ubicación en el Mapa

Si tu organización tiene configurada la API de Google Maps:

Selección Manual de Ubicación

1. En el formulario de contacto, aparece un mapa
2. Haz clic en el mapa para colocar un marcador
3. Las coordenadas se guardan automáticamente

Beneficios de la Ubicación

• Direcciones más precisas para entregas
• Integración con rutas de repartidores
• Mejor seguimiento de paquetes

Mejores Prácticas

Al Crear Contactos

1. Usa nombres completos: Facilita la identificación
2. Verifica el teléfono: Es crucial para la entrega
3. Sé específico en la dirección: Incluye referencias
4. Selecciona estado y ciudad: No escribas manualmente si hay opciones

Para Direcciones

1. Usa el autocompletado: Selecciona de las listas desplegables
2. Agrega referencias: “Casa azul”, “Frente al parque”
3. Incluye número interior: Apartamento, piso, local

Para la Organización

1. Evita duplicados: Busca antes de crear
2. Actualiza datos: Mantén teléfonos y emails vigentes
3. Usa la importación: Para agregar muchos contactos

Preguntas Frecuentes

¿Por qué no veo las ciudades de mi estado?

El sistema carga las ciudades automáticamente al seleccionar el estado. Si no aparecen:

• Verifica que el país de tu organización esté configurado correctamente
• Asegúrate de haber seleccionado un estado válido
• Contacta a soporte si el problema persiste

¿Puedo crear un contacto de otro país?

El país se establece automáticamente según la configuración de tu organización. Para envíos internacionales, consulta con el administrador sobre las opciones disponibles.

¿Se pueden tener remitentes y destinatarios con el mismo nombre?

Sí, son registros independientes. Un mismo contacto puede estar registrado como remitente y como destinatario si es necesario.

¿Qué pasa si no encuentro mi ciudad en la lista?

El sistema tiene la mayoría de ciudades/municipios. Si falta alguna:

• Verifica que seleccionaste el estado correcto
• Puedes escribir el nombre manualmente en algunos casos
• Reporta el caso a soporte para agregar la ciudad

¿Los cambios en un contacto afectan las órdenes anteriores?

No. Las órdenes guardan una copia de los datos del contacto al momento de creación. Los cambios solo afectan órdenes futuras.

¿Puedo importar contactos desde otro sistema?

Sí, usando la función de importación con archivo Excel. Descarga la plantilla, adapta tus datos al formato requerido y súbelo al sistema.

Resumen

Próximos Pasos

• Configura tu organización para activar el sistema de localización
• Crea tu primera orden usando tus contactos
• Conoce las tarifas que se aplican según las direcciones

¿Necesitas ayuda? Contacta al soporte técnico.