Preguntas frecuentes — Envíos de agencia a agencia
Un envío que empieza y termina en un mostrador. El cliente deja el paquete en una de tus oficinas, el paquete viaja a otra oficina, y el destinatario lo…
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¿Qué es exactamente un envío de agencia a agencia?
Un envío que empieza y termina en un mostrador. El cliente deja el paquete en una de tus oficinas, el paquete viaja a otra oficina, y el destinatario lo retira ahí presentando su documento. En ningún momento hay recolección ni entrega a domicilio.
¿Por qué es más barato?
Porque te ahorras la parte más cara del envío: la última milla. Nadie tiene que ir a recoger el paquete a una dirección ni llevarlo a otra. Por eso se cobra con su propia tarifa, separada de la de puerta a puerta.
¿Necesito el módulo de Agencias?
Sí. Se activa en Organización → Sistema. Sin él, la opción no aparece en ninguna parte y todo funciona exactamente como antes.
¿Puede crearlo mi cliente desde su cuenta?
No. Es un servicio de mostrador interno: lo crea el personal de tu oficina.
La razón es que al crear la orden queda registrado que el paquete ya está recibido en la oficina de origen, y eso solo puede confirmarlo quien tiene el paquete delante. Por eso la orden se crea en el momento en que el cliente entrega su paquete en el mostrador.
¿Se puede importar de forma masiva?
Todavía no. Los envíos de agencia a agencia se crean uno a uno desde el asistente de órdenes.
Configuración
No me aparece la opción de elegir oficinas al crear una orden
Revisa en este orden:
- El módulo de Agencias está encendido en Organización → Sistema
- Existen al menos dos oficinas que cumplan las cuatro condiciones: activa, pública, propia y con zona asignada
- Tu usuario tiene acceso a la sección de Agencias — las cuentas de cliente no ven este servicio
La condición que más se olvida es la zona. Sin zona, la oficina no aparece en ningún selector aunque todo lo demás esté correcto.
Me dice “El flujo de agencia a agencia no está configurado en esta organización”
Falta el estado de envío “Disponible para retiro”, que es el que representa un paquete esperando en el mostrador de destino. Sin él, el sistema no sabría en qué estado dejar el envío al llegar, y por eso rechaza la creación.
Normalmente se crea solo al encender el interruptor de Agencias. Si activaste el módulo hace tiempo, puede que tu organización se quedara sin él.
Cómo resolverlo: entra en Agencias o en Agencias → Cola de retiro. Si falta, verás un aviso con un botón que te lleva directo a los estados de envío. Ahí crea un estado nuevo, elige el tipo Disponible para retiro y colócalo entre “En tránsito” y “Entregado”. Puedes ponerle el nombre que quieras.
¿Por qué una oficina no aparece en el selector?
Porque le falta alguna de las cuatro condiciones:
- No está marcada como activa
- No está marcada como pública
- Es de un socio, no propia
- No tiene zona asignada
Las oficinas de socios nunca aparecen en este servicio, cumplan lo que cumplan el resto de condiciones.
¿Tengo que crear tarifas nuevas?
Sí, y es el paso más importante. Tus tarifas actuales quedaron marcadas como Puerta a puerta y siguen funcionando igual. Para vender envíos de mostrador tienes que crear tarifas nuevas eligiendo la modalidad Agencia a agencia.
¿Y si no creo la tarifa? ¿Se cobra la de puerta a puerta?
No, nunca. Si no existe una tarifa de agencia a agencia para esa ruta, el envío no se puede crear.
Es deliberado: cobrar tarifa de puerta a puerta por un servicio de mostrador sería cobrarle al cliente una última milla que no existe, y es el tipo de error que nadie detecta hasta el cierre del mes. Preferimos que el envío no se venda a que se venda mal cobrado.
Cuando pasa, el mensaje de error te dice qué ruta falta, con el nombre y el código de las dos zonas.
¿Qué son “Puerta a agencia” y “Agencia a puerta”?
Modalidades mixtas: dejar el paquete en un mostrador y que se entregue a domicilio, o recogerlo a domicilio y que se retire en un mostrador. Aparecen en la lista pero no se pueden elegir todavía.
¿Esto cambia el precio de mis envíos actuales?
No. Ni uno. Todas las tarifas existentes quedaron como Puerta a puerta y sus precios son idénticos a los de antes.
Operación
¿Por qué la orden ya aparece recibida nada más crearla?
Porque es verdad: cuando terminas de crearla el paquete está sobre tu mostrador. Pedirte que registres después un evento por un hecho que ya ocurrió solo garantiza que se olvide y que las órdenes se acumulen en un estado falso.
En el historial verás los dos hechos por separado: la creación y la recepción.
¿“Disponible para retiro” cuenta como entregado?
No. Es la distinción más importante de este servicio. Mientras el paquete espera en el mostrador:
- No cuenta como entregado en tus reportes
- El envío sigue abierto y bajo tu responsabilidad
- Se le pueden seguir registrando eventos
Solo se considera entregado cuando alguien lo retira físicamente.
¿Puedo registrar la llegada de muchos paquetes de golpe?
Sí. Recibido en agencia de destino se puede registrar en lote sobre muchas órdenes a la vez, porque no exige capturar nada. Se descarga el camión y se registran todos juntos.
El retiro, en cambio, se registra de uno en uno: cada retiro tiene una persona y un documento distintos.
¿Qué pasa si escaneo el mismo paquete dos veces al llegar?
Nada malo. La fecha límite de retiro no se reinicia: manda siempre la primera llegada. Un reescaneo tres días después no le roba tres días de plazo al destinatario.
¿Le tengo que asignar un repartidor a estos envíos?
No. Un envío de mostrador no lo entrega nadie a domicilio: el destinatario lo retira él mismo. No hace falta asignarle repartidor en ningún momento del recorrido.
¿Puedo devolver un paquete al remitente?
Sí, registrando el evento correspondiente. El flujo de agencia a agencia contempla Devuelto al remitente y Cancelada antes de recolectar como salidas alternativas. Ambas se registran a mano.
El plazo de retiro
¿Cuánto tiempo guardo un paquete?
Lo decides tú en Organización → Sistema → Plazo de retiro (días). Por defecto son 10 días, y puedes ponerlo entre 1 y 90.
¿Desde cuándo cuenta el plazo?
Desde el momento en que el paquete llega a la oficina de destino, no desde que se creó la orden. Los días se cuentan en la zona horaria de tu organización.
¿Qué pasa cuando vence el plazo?
Nada automático. El paquete:
- Sigue en la cola de retiro, marcado visualmente
- Sigue siendo tuyo
- Se puede entregar con total normalidad
No se devuelve solo, no cambia de estado y no se avisa a nadie. La marca es una señal para tu equipo, no una acción. Si toca devolverlo, se registra a mano.
¿Puedo ampliarle el plazo a un cliente?
No hay un botón para eso. Como vencer no dispara nada, en la práctica basta con entregarle el paquete: sigue siendo retirable.
En el mostrador
¿Cómo encuentro un paquete si el cliente no trae el número?
En Agencias → Cola de retiro puedes buscar por nombre o por teléfono del destinatario, además de por número de rastreo. El teléfono lo encuentra aunque el cliente te dicte solo los dígitos y en el sistema esté guardado con prefijo y separadores.
¿Qué le pido a quien viene a retirar?
Tres datos obligatorios: nombre completo, número de documento y si es el propio destinatario o un tercero autorizado. Foto, firma, tipo de documento y notas son opcionales.
¿Puede retirarlo alguien que no es el destinatario?
Sí. Al registrar el retiro se indica que es un tercero autorizado y se captura su nombre y su documento, igual que si fuera el destinatario.
Me equivoqué al registrar un retiro, ¿puedo deshacerlo?
No desde el mostrador. Una orden entregada queda cerrada y no admite más cambios de estado. Un administrador tiene que corregirlo.
¿Puedo hacer todo esto desde la app móvil?
Casi todo. La aplicación móvil incluye el Escáner de Mostrador para registrar llegadas paquete a paquete (con alerta de mal ruteo incluida) y la pantalla de Registrar retiro con verificación de identidad, firma obligatoria, foto opcional y cobro. La cola de retiro como listado, con su búsqueda por nombre o teléfono, sigue siendo del panel web.
Cobros
¿Puedo cobrar contra entrega en el mostrador?
Sí. La oficina de destino debe tener encendido su interruptor “Acepta COD”, y al registrar el retiro se declara el monto cobrado y el método de pago — desde el panel o desde la aplicación móvil. El sistema registra quién recibió el dinero, en qué oficina y cuándo. La guía completa: Cobro contra entrega.
¿Por qué no me deja registrar un retiro con cobro?
Recibir dinero en el mostrador es una capacidad propia de tu rol: los roles de oficina la incluyen, y a un repartidor que además atiende mostrador el administrador puede habilitársela individualmente. Si el sistema rechaza tu registro con un mensaje sobre montos de cobro, pídele esa habilitación a tu administrador. Los retiros sin cobro no la necesitan.
Etiquetas
¿Cambió la etiqueta de mis envíos normales?
No, en absoluto. Mismos elementos, mismas posiciones, mismos tamaños, mismo código de barras. Tus rotuladoras calibradas siguen funcionando igual.
¿Cómo se distingue una etiqueta de mostrador?
Lleva una banda negra en la cabecera con RETIRO EN AGENCIA y el aviso de que no se entrega en domicilio. El nombre de la oficina de destino es el dato más grande de la etiqueta, y el destinatario aparece en una línea de “a la atención de”, debajo de la dirección de la oficina. Al pie va la oficina de origen.
Está diseñada para que quien clasifica paquetes lo vea a un metro de distancia y no lo meta por error en una ruta de reparto.
¿La etiqueta muestra el teléfono o la dirección del destinatario?
No. El teléfono y la dirección que se imprimen son los de la oficina de destino. El único dato personal de la etiqueta de mostrador es el nombre de quien retira, en la línea de “a la atención de” — el paquete recorre toda tu red de oficinas y los datos de contacto del destinatario no le hacen falta a nadie en el camino.
¿Puedo imprimir un lote mezclado?
Sí. Cada etiqueta sale con el formato que le corresponde y el lote no falla.
¿Qué pasa si una oficina se muda?
Las órdenes creadas antes conservan la dirección que tenía la oficina ese día, en el historial, en la factura y en la etiqueta. Así la etiqueta que ya imprimiste y la que reimprimas siguen coincidiendo.
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