Guía de envíos de agencia a agencia

Un envío de agencia a agencia va de mostrador a mostrador: el cliente lo deja en una de tus oficinas y el destinatario lo retira en otra. Nadie recoge ni entrega a domicilio.

1. Configuración inicial

Estos cuatro pasos se hacen una sola vez. Sin ellos, la opción de envío entre oficinas no aparece al crear una orden.

Paso 1 · Activar el módulo de Agencias

Ve a Organización → Sistema y enciende el interruptor de Agencias.

Viene apagado de fábrica. Mientras esté apagado, la creación de órdenes funciona exactamente igual que siempre: no se ve ninguna opción nueva.

Paso 2 · Registrar tus oficinas

En Agencias → Red de agencias, registra al menos dos. Para que una oficina pueda usarse en este tipo de envío tiene que cumplir las cuatro condiciones:

Si falta cualquiera de las cuatro, esa oficina simplemente no aparecerá en los selectores.

La zona es la que más se olvida. Sin zona el sistema no sabe qué tarifa aplicar, así que la oficina queda invisible para este servicio aunque todo lo demás esté bien.

Paso 3 · Crear las tarifas de mostrador

En Tarifas, al crear o editar una regla verás el campo Modalidad de entrega con cuatro opciones:

Las dos últimas aparecen en la lista pero no se pueden elegir todavía.

Todas tus tarifas actuales quedaron marcadas como Puerta a puerta y siguen funcionando exactamente igual. Para vender envíos de mostrador tienes que crear tarifas nuevas con la modalidad Agencia a agencia.

Es la parte más importante de la configuración, y también la más fácil de subestimar:

El sistema nunca cobra una tarifa de puerta a puerta a un envío de mostrador. Si no existe una tarifa de agencia a agencia para esa ruta, el envío no se puede crear. No hay respaldo ni aproximación: preferimos que no se venda a que se venda mal cobrado.

Cuando falta la tarifa, el mensaje de error te dice qué ruta hace falta, con el nombre y el código de las dos zonas, para que puedas pedirla o crearla sin adivinar.

El estado “Disponible para retiro” se crea solo. Al encender el interruptor de Agencias, tu organización recibe automáticamente el estado de envío que representa “el paquete espera en el mostrador de destino”, colocado justo antes de “Entregado”. No tienes que crearlo ni configurarlo.

Si por lo que sea falta, verás un aviso en Agencias y en Agencias → Cola de retiro con un enlace directo para resolverlo.

Paso 4 · Definir el plazo de retiro

En Organización → Sistema, con el módulo de Agencias encendido, aparece el campo Plazo de retiro (días).

• Valor por defecto: 10 días
• Rango permitido: de 1 a 90 días

Es el tiempo que guardas un paquete en el mostrador de destino antes de considerarlo vencido. El plazo empieza a contar el día en que el paquete llega a la oficina de destino.

Que el plazo venza no hace nada por sí solo. El paquete no se devuelve, no cambia de estado y no se avisa a nadie automáticamente. Simplemente aparece marcado en la cola de retiro para que tu equipo decida qué hacer. La devolución, si toca, se registra a mano.

Paso 5 · Decidir si tus clientes pueden crearlos ellos mismos

En Organización → Sistema, debajo del interruptor de Agencias, está Permitir que los clientes creen envíos de agencia a agencia. Viene apagado.

Al encenderlo, tus clientes ven la opción de envío entre oficinas en su asistente de creación: eligen dónde dejarán el paquete y dónde se retirará, y el precio se calcula con tus tarifas de mostrador igual que si lo crearas tú.

El paquete no entra en la red hasta que tu equipo lo confirma. Un envío que crea el cliente queda a la espera: figura con su oficina de origen, pero nadie ha declarado todavía que lo tenga. Cuando la persona aparece con el paquete, quien atiende abre la orden y pulsa Confirmar recepción. Solo entonces el envío empieza a moverse.

Esto es a propósito. Si el envío se diera por recibido en el momento en que el cliente lo crea desde su casa, tu sistema estaría afirmando que un paquete está en un mostrador donde nadie lo ha visto — y el primer día que uno no aparezca, ya no sabrías cuáles llegaron de verdad.

Lo que el cliente no puede hacer es confirmar su propio depósito: esa acción solo la ve tu personal.

2. Crear un envío de agencia a agencia

Se crea desde Órdenes → Nueva orden, el mismo asistente de siempre.

Elegir las oficinas

En el paso de origen y destino verás la opción de indicar, por separado, si cada extremo es una dirección o una oficina.

Al elegir oficina en un extremo, el otro también tiene que ser una oficina. Los envíos mixtos (una dirección y un mostrador) todavía no están disponibles.

Tu oficina viene preseleccionada según a cuáles estés asignado:

Cuando hay empate el campo se deja en blanco a propósito: es preferible que elijas tú a que el sistema adivine y el paquete salga desde el mostrador equivocado.

Puedes cambiar el origen a cualquier oficina disponible, estés asignado a ella o no. La asignación solo decide qué viene preseleccionado.

El selector tiene buscador, porque una red puede tener cientos de mostradores. La oficina que ya elegiste en un extremo no aparece en el otro: un envío de una oficina a sí misma no es un envío.

Los datos del destinatario

Para un envío de mostrador el destinatario necesita tres datos obligatorios:

• Nombre
• Teléfono
• Número de documento de identidad

No se pide dirección de destino. El destino es la oficina, y su dirección se copia sola en la orden.

El documento es obligatorio porque en el mostrador el paquete se entrega contra documento a quien se presente. El teléfono, porque es la forma de avisarle de que su paquete llegó.

El precio

Se cotiza automáticamente con la tarifa de agencia a agencia de esa ruta. Solo se te ofrecen los niveles de servicio que tienen tarifa de mostrador configurada para esa ruta.

Si un nivel de servicio tiene tarifa de puerta a puerta pero no de mostrador, no aparecerá entre las opciones. Es correcto: no lo estás vendiendo.

Lo que todavía no se puede

El pago contra entrega (COD) no está disponible en envíos de agencia a agencia. Si intentas crear uno con cobro contra entrega, el sistema lo rechaza con un mensaje que lo explica.

3. Qué pasa al crear la orden

Aquí hay una diferencia importante con el envío a domicilio:

La orden nace ya recibida. Cuando terminas de crearla, el paquete está físicamente sobre tu mostrador y queda registrado como Recibido en agencia de origen en ese mismo momento. No tienes que registrar un segundo evento por algo que ya ocurrió.

En el historial de la orden verás dos hechos separados y en este orden: la creación de la orden y la recepción del paquete.

Además, la dirección de la oficina de destino queda copiada en la orden. Si esa oficina se muda el mes que viene, esta orden conservará la dirección que tenía el día en que se creó — en el historial, en la factura y en la etiqueta, que así coincide con la que ya se imprimió.

4. El recorrido del paquete

Dos salidas alternativas, que se registran a mano cuando hacen falta: Devuelto al remitente y Cancelada antes de recolectar.

“Disponible para retiro” no es “Entregado”

Es la distinción clave de este servicio. Mientras el paquete espera en el mostrador:

• No cuenta como entregado en tus reportes ni en tus métricas
• El envío sigue abierto y el paquete sigue bajo tu responsabilidad
• La orden no está bloqueada: se le pueden seguir registrando eventos

Solo se considera entregado cuando alguien lo retira físicamente.

Registrar la llegada a destino

Cuando el paquete llega a la oficina de destino se registra el evento Recibido en agencia de destino. Puede hacerse en lote, sobre muchas órdenes a la vez, porque no exige capturar nada: se descarga el camión y se registran todos de golpe.

La forma más rápida es el Escáner de Mostrador de la aplicación móvil: eliges tu oficina una vez y escaneas los paquetes según bajan del camión, sin clasificarlos tú — el sistema decide qué significa cada llegada:

• Un paquete de mostrador destinado a tu oficina queda Disponible para retiro.
• Un paquete recién creado que el remitente deposita en tu oficina de origen queda Recibido.
• Un paquete de reparto a domicilio que solo pasa por tu instalación queda registrado como paso por el centro de distribución.
• Un paquete de mostrador destinado a otra oficina hace sonar una alerta de mal ruteo con la oficina correcta, para que lo apartes con el bulto todavía en la mano — no se registra nada.
• Escanear dos veces el mismo paquete no duplica nada, y un paquete ya entregado se rechaza.

Cada registro guarda además la ubicación del teléfono de forma automática y silenciosa — no interrumpe el escaneo ni aunque no haya señal de ubicación.

En el momento de la llegada el sistema calcula la fecha límite de retiro sumando el plazo configurado. Si el paquete se vuelve a escanear días después, la fecha límite no se reinicia: manda siempre la primera llegada, para no robarle días de plazo al destinatario.

Registrar el retiro

Se hace de uno en uno, porque cada retiro tiene una persona y un documento distintos. Dos caminos:

• Panel web: la Cola de retiro del mostrador.
• Aplicación móvil: al escanear un paquete que ya espera retiro, el escáner muestra el botón Registrar retiro, que abre el formulario completo: nombre y documento de quien retira (si el envío trae el documento del destinatario, se muestra para que lo contrastes), firma obligatoria de quien se lleva el paquete, foto opcional, y el cobro si el envío lo lleva. Al guardar, el paquete queda Entregado.

5. La etiqueta

Un envío de mostrador lleva una etiqueta distinta, diseñada para que nadie lo meta por error en una ruta de reparto:

• Una banda negra en la cabecera con el texto RETIRO EN AGENCIA, legible a un metro de distancia, y el aviso de que no se entrega en domicilio
• El nombre de la oficina de destino como dato más prominente de la etiqueta
• El código de la oficina, que es lo que se lee para elegir jaula o ruta
• El teléfono y la dirección de la oficina de destino — los datos de contacto de la etiqueta son siempre los de la oficina
• El destinatario en una línea de “a la atención de”, debajo de la dirección
• La oficina de origen al pie, para poder devolver o reencaminar el bulto sin consultar el sistema

Privacidad: el único dato personal que lleva la etiqueta de mostrador es el nombre de quien retira. Ni el teléfono, ni el domicilio, ni el documento del destinatario viajan impresos en el paquete — la etiqueta recorre toda tu red de oficinas y esa información no le hace falta a nadie en el camino.

La etiqueta de un envío a domicilio no cambió en nada: mismos elementos, mismas posiciones, mismos tamaños, mismo código de barras. Puedes imprimir un lote con envíos de los dos tipos mezclados y cada etiqueta saldrá con el formato que le toca.

6. Encontrar tus envíos de mostrador

En el listado de Órdenes, el panel de filtros incluye Modalidad de entrega, con las opciones Puerta a puerta y Agencia a agencia. El listado también distingue visualmente unos de otros.

Enlaces útiles

• Cola de retiro del mostrador
• Preguntas frecuentes
• Guía de Agencias — registrar y administrar tus oficinas
• Cómo funcionan las tarifas